Le temps des acheteurs cantonnés à la négociation du prix est révolu. La mondialisation des échanges, la crise financière, les enjeux environnementaux, géopolitiques et sociaux ont complexifié au fil du temps le métier d’acheteur. La direction des achats est donc devenu un levier important de performance au sein des organisations. C’est pourquoi, la transformation digitale est une étape nécessaire pour les entreprises afin de rester compétitives.

Cependant, selon une étude réalisée par Deloitte auprès des directeurs achats, seuls 33% des responsables achats estiment que la digitalisation leur permettra d’atteindre leurs objectifs. En effet, l’étude met en évidence une incertitude de certains directeurs achats à approcher les nouvelles technologies, alors que celles-ci seraient bénéfiques dans leur stratégie achat.

Découvrez à travers cet article, pourquoi et comment choisir une solution digitalisée pour gérer les achats.

Qu’est-ce qu’un logiciel d’achat ?

Un logiciel de gestion des achats permet de créer et mettre à jour une base de données dans laquelle est consignée tout ce qui se rapporte au service achat de votre organisation.

Il permet un suivi du cycle complet des achats c’est-à-dire suivi des demandes, des commandes, du budget, des factures, des livraisons et également des fournisseurs. Les fonctionnalités d’un logiciel des achats dépendent de la taille de votre organisation car il permettra d’automatiser certaines tâches.  Avec une solution adaptée à vos besoins, un logiciel achat permet à la fois d’optimiser votre processus d’achat ainsi qu’augmenter vos marges et votre productivité.

Pourquoi mettre en place un logiciel de gestion des achats ?

Aujourd’hui, les organisations doivent s’adapter en permanence à la concurrence. Pourtant, les équipes achats accomplissent encore des tâches fastidieuses et à faible valeur ajoutée. La charge de travail d’un acheteur est composée à 49% de tâches opérationnelles contre 51% de tâches stratégiques. En déléguant certaines de ces missions aux nouvelles technologies, les acheteurs pourraient se focaliser sur le cœur de leur métier.

En effet, selon une cartographie du cycle des achats réalisée par Manutan,  près de 70% des tâches peuvent être automatisées et principalement les tâches dites « opérationnelles ».

gestion des achats - graphique manutan

Source : Manutan

La digitalisation représente donc un véritable levier pour les directeurs achats. C’est pourquoi, choisir un logiciel de gestion des achats permet de nombreux avantages tels que :

  • Une réduction du temps consacré au ciblage des bons fournisseurs, aux démarches administratives, au suivi des commandes, etc.
  • Un gain de productivité pour les acheteurs qui pourront se concentrer sur des tâches plus stratégiques
  • Une qualité optimale des informations « achats » avec une vison globale permettant une gestion des risques
  • Une maitrise des stocks en évitant des ruptures
  • Une meilleure interconnexion entre les acheteurs et les autres services
  • Une meilleure visibilité et traçabilité sur les données fournisseurs
  • Une politique achat en adéquation avec les besoins de l’organisation
  • Une optimisation des achats actuels avec anticipation pours les achats futurs
  • Une réduction des coûts ainsi qu’une croissance directe des profits

Comment choisir une solution digitale pour gérer les achats ?

Tout d’abord, il est important de prendre en compte la taille de votre organisation ainsi que le budget possible. Nous vous conseillons également de rédiger un cahier de charges pour poser vos besoins.

De plus, 3 critères sont essentiels pour choisir le meilleur logiciel d’achat :

  • La comptabilité avec vos outils de comptabilité et de gestion actuels afin de faciliter votre travail
  • La capacité du logiciel à être dynamique afin d’optimiser votre gestion des achats
  • La clarté des informations transmises avec tableaux de bord afin qu’elles soient directement exploitables par l’organisation

Choisir un logiciel de gestion des achats est un enjeu stratégique pour les organisations afin d’accroitre au mieux la croissance et la performance de celle-ci. Grâce à une solution digitalisée des achats, les directeurs achats passeront d’une gestion curative à une gestion de la dépense anticipative.

De nombreuses solutions digitales telles que Ask&Go vous proposent un logiciel de gestion des achats avec un suivi en temps et une automatisation des processus achats de la planification jusqu’à la facturation électronique en passant par la demande, commande, réception et comptabilisation sans oublier la relation fournisseur. Ainsi, l’acheteur pourra réaliser des missions plus stratégiques.

Sources : Manutan , Deloitte