Les marchés publics représentent une part significative de l’activité économique en Europe. Leur valeur en Belgique correspondait en 2011 à 14% de son PIB et à 26% de ses dépenses publiques totale. Malgré le poids économique de ce marché, sa dématérialisation est encore limitée en Belgique par rapport aux autres pays européens. En quoi l’intégration de la dématérialisation des marchés publics offre des retombées positives pour les organisations ? Quels facteurs et enjeux influencent l’intégration de cette notion par les acheteurs publics et les entreprises ?
Définition des avantages de la dématérialisation des marchés publics
La dématérialisation au cœur des marchés publics consiste en la possibilité, pour les acheteurs publics et les entreprises, de conclure des marchés par voie électronique, que ce soit par le biais d’une message ou d’une plateforme en ligne.
Nul besoin d’être spécialiste en gestion administrative pour identifier les opportunités d’une modernisation des formalités et procédures relatives à la passation, mais aussi à l’exécution des marchés publics : gain de temps dans la collecte et la transmission d’information, ainsi que dans les échanges entre pouvoirs adjudicateurs et entreprises ; diminutions des risques d’erreurs grâce au traitement informatisé des données contenues dans les offre ; gestion plus sécurisée et transparente des masses de données des marchés ; abrègement des délais de paiement ; réduction des coûts de traitement… Les perspectives que la dématérialisation offrents, sont nombreuses tant pour la commande publique que pour toute gestion digitalisée.
De nombreuses études indiquent que l’accélération du changement de pratiques vers les procédures électroniques permettrait à la passation des marchés dans l’Union européenne de réaliser entre 75 et 120 milliards d’euros d’économies chaque année.
Législation : un facteur en charge des fondements de la dématérialisation des marchés publics ?
Dans un environnement où chaque jour plus de 1000 avis d’appels d’offres sont publiés, des législateurs ont pris en compte cette démarche pour répondre aux nouvelles tendances numériques et environnementales au sein des réglementations « marchés publics » pour tous types de marchés (secteurs classiques ou spéciaux).
Dématérialisation des marchés publics : un programme européen ambitieux
La mise en place progressive d’un système de numérisation des achats publics fait partie intégrante des fondements des directives européennes depuis 2004.
En effet, les directives européennes 2004/17/UE, 2004/18/UE ouvrent la voie à la possibilité de recourir aux communications électroniques pour toutes les procédures d’achat en posant néanmoins plusieurs conditions quant à la nature des moyens mis en place pour organiser la dématérialisation de la procédure de passation d’un marché public. Ces directives ont posé les principales règles de la dématérialisation de l’achat public.
En 2010, l’objectif de l’Union européenne est qu’au minimum 50% des marchés publics formalisés soient passés par voie électronique. L’utilisation de moyens électroniques est à nouveau mis en avant à travers la déclaration ministérielle de Manchester du 24 novembre 2005 et du plan i2010 de l’Union européenne.
Le législateur européen a donné un coup d’accélérateur à la dématérialisation des marchés publics via les directives 2014/24/UE et 2014/25/UE en imposant aux pays membres de transposer ces directives au sein de leur propre loi.
Politique de l’Union européenne : un instrument essentiel au sein des marchés publics
Source de revenu, les marchés publics sont considérés comme un instrument essentiel pour l’Europe. Depuis plusieurs années, l’UE essaye d’optimiser les résultats des passations des marchés publics par une rationalisation des procédures.
Le développement d’une législation et d’une politique de marchés publics européenne permet de garantir une utilisation optimale des fonds publics et que les marchés publics restent ouverts à l’ensemble de l’Union.
Outre les mesures prises sur la dématérialisation des marchés publics, l’Europe met en place des outils pour simplifier et faciliter l’accès des marchés publics aux petites comme aux grandes entreprises : le DUME, des procédures en fonction des seuils européens, etc.
Par ailleurs, notons que les seuils européens ont été revus au 1er janvier 2018 :
Secteurs classiques :
- Marchés publics de travaux : 5.548.000 € (auparavant 5.225.000€)
- Marchés publics de fournitures et de services :
- Autorité décentralisée : 221.000€ (auparavant 209.000€)
- Autorité centrale : 144.000€ (auparavant 135.000€)
- Marchés publics de services sociaux et services spécifiques : le montant est inchangé – 750.000€
Secteurs spéciaux :
- Marchés publics de travaux : 5.548.000€(contre 5.225.000€ auparavant)
- Marchés publics de fournitures et de services : 443.000€ (contre 418.000€ auparavant)
- Marchés publics de services portant sur des services sociaux et d’autres services spécifiques : 1.000.000€, le montant est inchangé
Défense :
- Marchés publics de travaux : 5.548.000€ (contre 5.225.000€ auparavant)
- Marchés publics de travaux et de services : 443.000€ (contre 418.000€ auparavant)
Concessions :
- Concessions de travaux : 5.548.000€ (contre 5.225.000€ auparavant)
- Concessions de services : 5.548.000€ (contre 5.225.000€ auparavant)
Dématérialisation des marchés publics : où en est la Belgique ?
En parallèle, le gouvernement belge à transposer les directives 2014/24/UE et 2014/25/UE en droit belge en adaptant celles-ci à son marché national et en instaurant un véritable plan d’action digital comprenant des dates clés.
Nouvelle législation des marchés publics – rappel des échéances importantes en 2018 :
- 18 mai 2018 : le DUME ne pourra plus être utilisé au format papier. Depuis avril, le service fédéral e-Procurement propose un service DUME
- 1er mai 2018 :tous les adjudicateurs doivent avoir demandé l’accès à Télémarc en contactant l’Agence pour la Simplification administrative
- 18 octobre 2018 :généralisation de l’utilisation de la plateforme e-tendering pour les procédures de passation, lorsque la valeur estimée du marché est égal ou supérieur aux seuils de publicité européenne (sauf, pour les centrales d’achat pour lesquelles la date a été fixée au 18 avril2017)
- 1er janvier 2020 : obligation d’utiliser les moyens de communications électroniques pour les marchés n’atteignant pas le seuil européen
Pour répondre à ce passage du « tout électronique », la Belgique a développé des applications, disponibles en ligne, sur la plateforme fédérale e-procurement :
- e- Notification, pour publier et consulter les avis et les documents de marché
- e-Tendering, pour transmettre et ouvrir les offres/demandes de participation
- e- Catalogue, pour gérer les catalogues et commander les produits
- e-Awarding,pour évaluer les offres des opérateurs économiques
- e-Auction, pour effectuer des enchères inversées.
En plus de cette transposition, depuis janvier 2018, une charte a été rédigée par le SPF Economie pour faciliter l’accès des PME aux marchés publics. Cette charte met également en avant l’importance de l’utilisation d’une communication électronique pour le processus de passation des marchés publics.
Marchés publics belges : quelques chiffres sur l’utilisation d’un processus digital
En Belgique, la transition entre un processus papier et un processus entièrement digital se fait de manière progressive. En 2015, la plateforme fédérale permettant la dématérialisation a enregistré, par rapport à 2007, une augmentation de :
- 17,95% d’utilisation d’e-Notification
- + de 100% d’utilisation d’e-Tendering
Depuis son développement en 2004, l’utilisation de la plateforme e-Procurement s’est surtout accentuée ces dernières années. La dématérialisation des marchés publics en belge est en marche malgré son retard par rapport aux autres pays européens.
Dématérialisation, un véritable enjeu au sein des marchés public
Si la dématérialisation est, à terme, bénéfiques pour les acheteurs publics et les entreprises, le développement de cette démarche s’est accru tardivement grâce aux récentes réformes du droit des marchés publics.
Il est vrai que la dématérialisation est synonyme de gains de temps et d’une diminution des coûts mais elle implique également aux acheteurs publics et aux entreprises de s’approprier ces nouveaux modes de communication via une réorganisation du mode de fonctionnement du département marchés publics mais également d’autres départements ainsi que via un investissement matériel. En effet, pour réussir cette transformation digitale, l’outil digital devient incontournable pour l’ensemble des organismes mais le digital ne se suffit pas à lui-même, car il doit être accompagné d’une véritable conduite du changement sur le plan humain comme technique au sein des établissements publiques.
La dématérialisation peut s’avérer être un projet complexe car il faut prend en compte en même temps :
- Enjeux stratégique: politique achat, bonne gestion des fournisseurs, transparence de l’action publique
- Enjeux organisationnels: accompagnés les collaborateurs sur le changement, mutualisation des achats
- Enjeux fonctionnels: réorganisation des processus, nouveaux processus à intégrer
- Enjeux opérationnels : coordinations des projets de dématérialisation des processus interdépendants.
Une démarche répondant à 3 enjeux essentiels :
Cette mutation de la gestion des marchés publics en version papier vers une version électronique réponds à des enjeux :
- Politique : les nouvelles technologies sont aujourd’hui devenues un outil de démocratie et d’égalité
- Technique: plus les pratiques de dématérialisation se généraliseront et seront standardisés, plus les entreprises pourront accéder facilement à ce type d’achat
- Economique : une fois passée la phase de changement ; le recours à la digitalisation ne peut être source de projet pour l’ensemble des acteurs
Dans le contexte de la digitalisation de l’économie et de l’action publique, rien ne pouvait justifier que les marchés publics y échappent. Et ce pour la simple raison que cette approche prend tout son sens ne serait-ce qu’en matière de liberté d’accès, d’égalité de traitement et de transparence.
La Belgique se démarque en matière de dématérialisation des marchés publics par son inscription difficile dans cette démarche. Malgré cette conduite du changement complexe, l’obligation réglementaire a fait accélérer la digitalisation des processus marchés publics auprès de nombreux pouvoirs adjudicateurs et des entreprises.
Reste ainsi aux acheteurs publics de concentre leurs efforts pour passer le cap du « 100% démat » avant l’échéance 2020.
Pour accélérer et garantir un positionnement stratégique, les acheteurs publics peuvent disposer via notre solution LIA, d’un accompagnement performant traduit au travail d’un logiciel de gestion des marchés publics en conformité avec les dernières réglementations en vigueur ainsi qu’avec les bonnes pratiques du marché
par Charlotte Lambert – Marketing & Communication Officer
Sources : Commission européenne , Droit&Nouvellestechnologies , Publicprocurement , UVCW , SPF Economie
