La programmation des achats  est une des pierres angulaires du travail de toute direction des marchés publics avant même de commencer le travail de rédaction et de suivi des consultations de marché.

Quelques conseils pratiques pour permettre rapidement de bien gérer la phase en amont des marchés publics : planification des marchés publics.

 

Planification des marchés publics, une technique toujours en voie d’appropriation

Aujourd’hui, beaucoup d’organisations publiques fonctionnent encore avec une logique de silo ou d’acquisition au coup par coup. Ce défaut de planification des marchés se reflète surtout en l’absence de budgétisation des marchés.

En effet, la grande majorité des procédures de marchés publics concerne des achats récurrents. La tentation est donc grande d’en rester à des pratiques routinières et sans réexamen des besoins des utilisateurs.

Malgré que cette planification des marchés n’est pas soumise à la réglementation des marchés publics. Elle répond pourtant à d’autres obligations que le pouvoir adjudicateur se doit de respecter.

En effet, l’acheteur public a pour obligation d’estimer le montant prévisionnel des fournitures et services afin de regrouper les besoins fonctionnels répondant à un même type de nomenclature.

Il s’agit donc d’un moyen de protection contre le « saucissonnage » des commandes, consistant à se soustraire des obligations concurrentielles et donc d’éviter le recours à une procédure formalisée. Et donc d’effectuer un achat dans son coin et en favorisant certaines entreprises.

En d’autres termes, ce règlement des marchés publics implique donc que l’acheteur doit être capable de connaitre les besoins de l’organisme et donc de programmer ces achats afin de planifier ces marchés selon les seuils de procédures et de publicité.

Quand planification des marchés publics et recensement des besoins, ne vont pas l’un sans l’autre 

Pour répondre aux 3 principes de la commande publique, la planification des marchés est donc essentielle. Les règles dictées pour les marchés publics imposent de manière indirecte que le pouvoir adjudicateur recense ses besoins, programme ses achats et planifie les achats. Mais ces termes peuvent parfois être confus, quelles sont les réelles différences quand on parle de « planification des marchés » ou « programmation des achats » ?

Définition du terme « Planification des marchés »

La planification des marchés consiste à définir le calendrier de toutes les étapes de passation des marchés de fournitures, travaux ou services en tenant compte du plan de charge de chaque service et des contraintes d’ordre réglementaire et/ou de logistique.

Grâce à cette planification, l’acheteur public obtient une vision complète de l’ensemble des marchés passés, marchés à reconduire ou marchés à lancer.

Qu’est-ce que la programmation achats ?

La programmation des achats repose sur l’anticipation des besoins de l’organisme. Elle a pour objectif de définir l’ensemble des besoins des prescripteurs et de regrouper les besoins selon la nomenclature propre à l’organisation pour connaitre les marchés à planifier. Cette programmation permet également  d’établir une feuille de route et d’élaborer la base budgétaire pour une ou plusieurs années.

Une programmation des achats ne peut donc débuter sans une procédure de recensement effectif des besoins !

Cela signifie donc qu’une fois la programmation des achats établie, les marchés ou les actes d’achat peuvent être planifiés. Cette étape  correspond à la planification des marchés.

Comment réaliser son exercice de programmation des achats publics ?

La première étape d’un bon processus de marché public est la programmation des achats. Qui dit programmation achat, dit recensement des besoins. Comment travailler son recensement ? Quelle méthodologie mette en place pour une programmation achat réussie ?

Recensement des besoins : une étape incontournable dans le processus des marchés publics

Le recensement des besoins est le point de départ du processus de l’achat public. Il est fondamental pour garantir le bon déroulement des autres étapes et la réussite ultérieure du marché.

Lors du recensement des besoins, l’organisme public doit prendre en considération les aspects suivants :

Pour faciliter cette étape, nous vous conseillons de travailler cette définition du besoin avec les services utilisateurs afin de répondre le plus justement à leur demande.

Méthodologie & conseils pour conduire son exercice de programmation achat

Grâce à cette analyse des besoins en amont, votre organisme public sera en capacité d’avoir un tableau de bord reprenant tous les projets à programmer.

Une méthode est de prévoir un tableau de bord reprenant les informations suivantes :

  • La nomenclature des achats en vigueur
  • Le libellé des marchés programmés qu’ils soient nouveaux ou à reconduire
  • La durée de ces marchés
  • Le montant prévisionnel des marchés sur la durée totale en euros HTVA
  • La date envisagée de notification des marchés

En travaillant votre programmation selon cette méthodologie, vous pourrez :

  • Planifier & prioriser vos projets sur les différents exercices : année N, année N+1
  • Elaborer votre budget en amont, comparer avec le budget déjà alloué à des marchés, suivre la consommation du budget en fonction des marchés planifiés
  • Initier des phases de sourcing sur base des projets programmés.

 

Quels sont les outils disponibles pour bien planifier ses projets de marchés publics ?

Sur base de votre tableau de programmation achat & budgétaire, vous disposez d’une vision globale de l’ensemble des marchés. Vous êtes donc en mesure de planifier des marchés sur base d’un respect complet des seuils de procédure et de publicité.

Pour répartir correctement votre charge de ressources nécessaires, nous vous conseillons le diagramme de GANTT pour planifier l’ensemble des consultations à reconduire ou à lancer pour une même année.

Cette gestion de planning vous permettra de repartir le suivi des marchés par juriste/acheteur tout en visualisant les événements importants de la durée de vie des contrats. Vous pouvez ainsi anticiper les procédures et délais nécessaires pour chaque marché public et évidemment les situations d’urgences ou les dérives de planning systématiques.

Pour votre confort, nous vous conseillons de travailler avec des outils permettant un visuel grâce à des alertes et des tâches réalisées ou encore à réaliser.

La planification permet un suivi stratégique et sécurisé des marchés publics. Grâce à votre recensement des besoins et programmation achat, vous êtes en mesure d’accroître le respect du  principe de transparence et d’égalité de traitement entre les candidats.

Malgré que cette démarche peut paraitre longue et fastidieuse, elle apporte de réels bénéfices dont une meilleure qualité de vos achats. Sachez que des outils digitaux existent pour simplifier ce travail et ce en amont du processus de rédaction, de suivi et d’exécution des marchés publics.

Ordiges accompagne ses clients depuis plusieurs années sur toutes les démarches relatives aux achats publics, du recensement des besoins à l’exécution des marchés.  

LiaWeb, l’outil digital de gestion 360° des marchés publics

LiaWeb est une solution digitale qui vous accompagne dans votre processus de planification achats en vous offrant une gestion complète et sécurisée de la définition du besoin, de la préparation de vos marchés. Avec LiaWeb, vous êtes capable en quelques clics d’élaborer votre budget en amont et de suivre le budget restant ou le budget déjà attribué à des projets de marchés. Et également de produire vos plannings des activités sous format GANTT !

Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à télécharger notre brochure « LiaWeb, logiciel de gestion des marchés publics »

Rédigé par Charlotte LAMBERT, Responsable Marketing & Communication