La maîtrise des achats et des dépenses est un élément déterminant pour la rentabilité de votre entreprise. À l’heure actuelle, les coûts liés à la production des biens et services font l’objet de constantes optimisations, renégociations et améliorations en matière de processus. Les entreprises sont par contre moins attentives aux achats indirects, alors qu’ils sont souvent complexes, fragmentés et décentralisés, et qu’ils peuvent représenter en moyenne jusqu’à 50% des dépenses totales d’une entreprise.
Spend Management : définition
Dans une entreprise, le Spend Management gère la manière de dépenser l’argent au mieux pour créer des produits et services. Le terme englobe les processus tels que la sous-traitance, l’approvisionnement, l’e-procurement et la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Le Spend Management ou gouvernance des dépenses vise à assurer la légitimité de chaque dépense indirecte engagée dans les départements. Elle permet d’explorer de nouveaux potentiels de croissance en dégageant des ressources financières par un programme de réduction des coûts, sans impacter la capacité de l’entreprise à bien fonctionner.
Spend Management : la gestion des dépenses indirectes
Les dépenses indirectes sont de natures très variées. Dans un environnement complexe et décentralisé, elles sont difficilement traçables et souvent peu structurées.
La solution de Spend Management regroupe les demandes d’achats et les commandes, les relie aux contrats négociés, aux stocks et catalogues pour optimiser les coûts et respecter toutes les étapes de développement. La chaîne des dépenses est dématérialisée et structurée pour une meilleure conformité aux processus et une réduction du travail administratif lié aux achats et dépenses.
Parfois, ces dépenses se font hors de tout circuit, de façon non autorisée et hors contrats négociés. L’objectif final du Spend Management est de réintégrer ces achats dans la chaîne et d’augmenter la visibilité sur les dépenses réalisées, en cours ou planifiées par rapport aux budgets prédéfinis. La visibilité en temps réel facilite aussi la prise de décision pour les responsables, via l’élaboration de rapports clairs et fiables pour les audits et pour l’optimisation de la performance de la chaîne achat (lisez aussi : Enjeux, leviers et gains d’une bonne gestion des dépenses).
par Julie BROQUA – Marketing Officer
