La transformation de l’économie n’a cessé d’évoluer ces dernières années permettant à la fonction achat d’adapter son mode de fonctionnement. Les entreprises sont passées d’un système basé sur la « production » à un contexte globalisé entrainant avec lui une hausse de la concurrence. Dans cette organisation, le prix ne pouvant être le seul levier pour impacter les marges, les achats ont dû s’adapter et trouver une autre approche tout aussi efficace. En effet, 60% des directeurs achats déclarent vouloir intégrer un programme de digitalisation complet au sein de leur fonction achat dans un horizon de 5 ans, et seulement 16% des directeurs interrogés déclarent avoir une vision claire et un véritable plan d’action.
Ce changement structurel de l’économie associé à l’accroissement de la digitalisation a également touché les achats. Désormais l’intelligence artificielle, la robotisation mais encore l’automatisation font partie intégrante des décisions stratégiques même s’il faut toutefois prendre en compte les différences entre les zones géographiques ainsi que le degré de maturité de la digitalisation au sein des organisations.
Mais alors, qu’implique la digitalisation au sein des services achats ?
Le digital pour une meilleure qualité de la donnée achat
L’un des premiers avantages de la digitalisation est d’apporter une meilleure qualité de la gestion des données au sein des achats. En effet, la qualité de l’information demeure le point sensible dans la bonne utilisation des données. La fonction achat se trouvant au centre des différentes interactions entre tous les acteurs de la chaine achat tels que les fournisseurs, les prescripteurs, les clients…. Il leur est donc obligatoire d’échanger et de valoriser en interne l’ensemble de ces données qu’elle possède. Grâce à l’implémentation de la digitalisation et dans le cadre d’une stratégie à long terme, les données pourront être stockées, intégrées et analysées en temps réel tout au long de la chaine de valeur, du fournisseur et distributeur jusqu’aux clients finales. L’analyse de ces données joue un rôle centrale pour les décideurs. Ce processus intelligent permet d’accroitre la qualité d’exécution du processus achat et de comprendre les écarts entre les processus induits, pour ainsi mieux contrôler l’ensemble des risques.
Le digital dans la gestion des données devient un outil d’aide à la décision rapide et efficace.
Une automatisation des transactions : sourcing, purchase to pay
Au fil des années, un grand nombre de service achat ont intégré une plus grande automatisation de leurs transactions touchant le sourcing ou encore le purchase to pay. En effet, selon une étude, 35% des directeurs achats interrogés ont digitalisé leur processus transactionnel et 19% ont transformé leur processus stratégique. Ces solutions traditionnelles d’automatisation des processus en amont et en aval ont démontré un impact très positif sur l’efficacité des transactions à tel point que les fonctions achats les considèrent comme la première étape à franchir avant toute mise en œuvre des leviers digitaux plus sophistiqués et à plus forte valeur ajoutée.
Une automatisation des tâches à faible valeur ajoutée
L’introduction de la robotisation (ou Robotic Process Automation) permet d’automatiser les tâches redondantes comme la création d’un fournisseur, une demande d’achat ou appel d’offres, l’envoi d’invitations aux fournisseurs ou encore la saisie des factures… L’automatisation aide ainsi les entreprises à simplifier l’exécution des tâches complexes tout en réduisant les risques mais également diminuer leurs coûts, fluidifier le transfert d’informations, mettre de l’ordre dans les différents processus, surveiller la progression en temps réel et d’allouer les ressources avec pertinence. Les avantages à long terme liés à l’utilisation de tels outils d’automatisation vont démontrer une amélioration de l’efficacité, de la stabilité et de la productivité des organisations. En bref, l’automatisation peut être résumée comme un élément à part entière qui permet aux tâches répétitives de s’effectuer d’elles-mêmes sans effort supplémentaire.
L’intelligence artificielle, la technologie au service de l’acheteur
L’intelligence artificielle par sa technologie devient un véritable allié pour l’acheteur. En effet, dans le cadre de l’analyse des données, la gestion des risques et des écarts, l’émission d’alertes… l’intelligence artificielle permet de produire des rapports écrits en langage naturel. En effet, si l’IA est capable d’analyser et d’anticiper le comportement d’un internaute et d’en déduire ses intérêts, elle peut également extraire des informations pertinentes parmi une masse volumineuse de données, par exemple, en “crawlant” le Web à la recherche d’informations fournisseurs associées à certains mots clés, identifier les pistes d’optimisation prioritaires en analysant les dépenses, aider à classifier des informations hétérogènes et volumineuses, extraire et structurer des informations dans des documents ou bases non structurés (PDF contrats, images de factures)… L’intelligence achat devient donc un outil d’aide à la décision pour les équipes achat que ce soit pour la gestion des fournisseurs, des contrats ou des appels d’offres.
Le digital, facteur de mobilité
Les achats comme le reste des facteurs de la société n’échappent pas au phénomène de propagation des technologies mobiles. L’enjeu principal de ces technologies étant bien évidemment, la mobilité des acheteurs eux-mêmes. Une application e-achats devient un levier de performance pour les acheteurs leurs permettant de « se dupliquer » en étant à la fois sur le terrain (visite de sites fournisseurs, audits internes/externes, sourcing….) et à la fois présent pour les tâches dites « de bureau » (validation de tarifs, suivi état d’avancement des contrats, approbations de demandes d’achats) grâce à l’utilisation d’appareils connectés.
Même si les entreprises n’intègrent pas l’automatisation complète de la partie opérationnelle de leur fonction achat, l’utilisation de ces technologies digitales sur mobile offrent aux équipes achat une certaine flexibilité dans l’organisation de leur temps de travail.
Aujourd’hui encore certains acheteurs consacrent 50% à 70% de leur temps sur des missions opérationnelles et administratives. Le recours à une solution digitale apporterait autant de temps économisé pouvant être réinjecté dans des missions à fortes valeurs ajoutées et décisionnelles.
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par Claire Collin – Marketing & Communication Officer
Sources: Omninnov; BNP Paribas; Le Journal du Net
