Depuis plus de 10 ans, la Commission et les pays de l’Union Européenne tentent de pousser les organismes privés comme publics à adopter la facture électronique. Une ambition accélérée depuis l’application de 3 directives européennes, appliquées rapidement par le gouvernement Belge avec un véritable plan d’action. En effet, l’adoption de la loi belge du 17 décembre 2012 modifiant le code de la TVA et son arrêté royal du 19 décembre 2012 ont permis l’assouplissement de la réglementation désiré par la Commission Européenne.
L’objectif est clair : permettre des économies, gagner en temps et en efficacité.
Avant de revenir plus en détail sur les conditions de la réglementation et les avantages de la facture électronique, rappelons-nous en quoi consiste l’e-invoice. Ce terme est défini comme « la facture qui contient les informations exigées par le code et les arrêtés pris pour son exécution et qui a été émise et reçue sous forme électronique, quelle qu’en soit sa forme »
Quelles sont les conditions de la réglementation à respecter pour qu’une facture électronique soit acceptée ?
La nouvelle réglementation prévoit 5 conditions à satisfaire pour qu’une facture soit considérée comme électronique.
- Un accord préalable par le preneur doit être conclut avant tout envoi de facture électronique. La direction européenne a en effet fixé le principe du libre choix où un parti ne peut pas contraindre l’autre parti à dématérialiser le flux de facturation.
- Garantir l’authenticité et l’intégrité du contenu. Cette condition incombe de démontrer l’identité de la personne qui émet la facture ou le fournisseur des biens/services et de celle qui la reçoit. De plus, le contenu ne doit en aucun cas avoir subi de modifications par les fournisseurs/ prestataires de services comme par le cocontractant. Les deux parties peuvent choisir ensemble ou séparément la manière de se conformer à cette obligation. Deux pratiques existent à l’heure actuelle pour veiller au bon respect de ces 2 critères ; la mise en place d’un contrôle de gestion ou l’utilisation de technologies spécifiques (ex : signature électronique avancée…)
- Insertion des mentions légales au sein de la facture électronique, dans le cas contraire une annexe doit alors être rattachée à la celle-ci reprenant l’ensemble de ces mentions.
- Les factures doivent être délivrées électroniquement que ce soit par voie électronique ou via une plateforme en ligne, avec la prise en compte d’un temps raisonnable relatif au téléchargement de la facture électronique.
- Les factures électroniques doivent être lisibles sur papier comme sue un écran d’ordinateur. De plus, il est recommandé de joindre une version PDF pour garantir une meilleure consultation, impression et diffusion de l’information
Pour une totale dématérialisation, il faut inclure l’e-archivage, c’est-à-dire le respect de l’archivage dématérialisé des factures pendant une durée de 7 ans. À noter, que ce délai s’allonge à 15 ans pour les factures liées aux acquisitions et aux constructions d’immeubles. Les factures peuvent être conservées de plusieurs manières :
- en ligne
- via un serveur
- imprimées & conservées sur papier
Pour qu’une facture soit considérée comme électronique, l’ensemble de ces conditions doivent être réunies pour être applicable. Ce qui nous amène à nous intéresser à l’utilisation et la transmission d’une facturation dématérialisée.
Comment délivrer une facture 100% électronique ?
Une facture, pour être considérée comme électronique et tirer le maximum d’avantages, doit être délivrée de façon totalement dématérialisée.
Il existe 4 procédures de transmission :
- D’une boîte mail vers une autre boîte mail, avec par exemple l’envoi d’une facture via un PDF.
- D’un logiciel vers un autre logiciel, fournisseur et client utilisent le même logiciel ou le même format standard permettant la transmission des factures et/ou messages électroniques.
- D’un fournisseur de services vers un logiciel, fournisseur et client n’ont pas le même logiciel ou tout autre format standard. C’est aux fournisseurs de services de s’assurer que le client reçoit les documents dans le format approprié.
- D’un fournisseur de services vers un autre fournisseur de services, fournisseur et client n’ont pas le même logiciel, ils utilisent donc un format standard pour échanger les factures électroniques. Les fournisseurs de services doivent alors justifier de la bonne communication et transmission des documents entre le fournisseur et le client, quel que soit le format choisit.
À noter que les factures électroniques envoyées et reçues via un portail web passent également par des fournisseurs de services pour s’assurer de la bonne transmission des documents entre le fournisseur et le client. Les factures peuvent être adoptées sous plusieurs formats électroniques tel que : ubl, xml, finvoice mais également sous format word ou PDF.
La facture électronique, pourquoi l’adopter ?
Les premiers constats d’un parcours dématérialisé mettent en avant de nombreux avantages et bénéfices relatifs à l’adoption de la facture électronique.
Il faut toutefois prendre en considération que les plus grandes économies dépendent de plusieurs facteurs :
- La solution technologique
- Le nombre de factures envoyées et reçues
- Le niveau de maturité informatique de votre société
À ce jour, on dénombre 3 avantages principaux.
La rapidité du processus
Grâce à la facture électronique, le temps de livraison est considérablement réduit quel que soit le mode d’envoi choisi. Il permet ainsi d’être plus réactif et de rectifier toutes divergences entre les deux parties. Son rattachement à un ERP comptable représente une réelle valeur ajoutée pour les organismes puisqu’il met en avant une automatisation des tâches, une réduction du temps de travail (encodage, vérification, matching…) et des charges administratives. Ce qui conduit à un cycle de paiement plus court pour l’acheteur comme pour le vendeur. De plus, l’e-archivage permet de réduire le temps de gestion & traitement en comparaison au traitement manuel classique.
L’efficacité d’une telle technique
L’encodage manuel des données dans un processus classique favorise le risque d’erreurs et peut provoquer par la suite des conflits lors du paiement des factures. Elle réduit considérablement ces risques et permet de compléter les informations manquantes. À cela s’ajoute un meilleur suivi de vos factures, une collaboration clients-fournisseurs renforcée ainsi qu’une meilleure visibilité des flux de trésorerie. De cette manière, votre entreprise aura une meilleure vue d’ensemble et pourra mieux estimer et anticiper les besoins de trésorerie. Elle sera capable de maîtriser les problèmes de conformité aux normes d’audit plus efficacement.
La facture électronique, une approche durable
En Belgique, environ 1 milliard de factures sont envoyées et reçues par an. Grâce à la facture électronique, la consommation de papier ainsi que les émissions de CO2 liées au transport du courrier sont considérablement réduites. Un progrès en matière de démarche RSE.
Ces avantages ont un impact budgétaire sur les coûts directs (frais impression, coût du papier, coût d’une enveloppe, coût d’un timbre…) comme sur les coûts indirects (coût d’archivage, coût de logiciel, durée des contrôles internes, envoi de rappels de paiement, coût de l’impression et de l’envoi des duplicata…). Selon les calculs de l’Agence pour la Simplification Administrative, elle entraîne une économie de 9,01 euros par facture.
La facture électronique, un processus accéléré dans le secteur public
Objectif 2020, tel est le mot d’ordre lancé par la Commission européenne. En effet, la directive 2014/55/UE destinée aux marchés publics oblige toutes les autorités des états membres (exception faite aux autorités décentralisées qui bénéficient d’un délai plus long), à mettre en place la facturation électronique, de son envoi jusqu’au traitement.
Comme nous avons pu le mettre en avant précédemment, la Belgique est consciente des avantages de la facture électronique et est donc active quant à sa généralisation. C’est pourquoi, des interfaces publiques ont vu le jour : Mercurius, Fidus et Magda. Cependant, la cadence s’est accélérée avec la validation d’un plan d’action dicté par le Conseil des ministres datant du 12 mai 2017 et, géré par l’Agence pour la Simplification Administrative, reprenant une véritable feuille de route décomposée en 3 étapes.
- Depuis le 1er juillet 2017, toutes les entreprises qui le souhaitent, peuvent transmettre leurs factures de façon dématérialisées aux pouvoirs adjudicateurs fédéraux via la nouvelle plateforme Mercurius.
- 1 janvier 2018, tous les marchés publics d’une valeur estimée à plus de 135 000€ HTVA devront obligatoirement envoyer les factures par voie électronique.
- 1 janvier 2020, seule la facture au format électronique sera acceptée par les pouvoirs adjudicateurs fédéraux.
Alors que la facture électronique prend tout juste son envol, que les premiers avantages et objectifs fixés par la Commission Européenne sont notables, de nouveaux challenges, défis apparaissent poussant les organisations à innover.
Notre solution e-invoicing repose sur une totale numérisation du processus de facturation, de sa réception à sa comptabilisation. Elle permet un gain de temps significatif tout en vous garantissant une réduction des risques et des coûts indirects. Nous avons développé pour vous une solution qui répond à vos défis de durabilité, digitalisation et de gestion budgétaire & comptable.
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par Claire Collin – Marketing & Communication Officer
Sources : ASA, Retis, Barreau de Liège, SCA
