L’épidémie de Covid-19 que nous connaissons actuellement impacte de nombreux secteurs et métiers parmi lesquels : les directions achats et supply chain. Affaiblissement de la demande, rupture d’approvisionnement, arrêts de production, pénurie de transports et manque de main d’oeuvre figurent parmi les impacts directs et clairs auxquels elles doivent faire face.
Le fait qu’elles évoluent dans un environnement qualifié de “volatile, incertain, complexe et ambigu” (VUCA), rend par ailleurs leur fonctionnement difficile à piloter ; plus particulièrement en période de crise.
Quelles sont donc les réponses qu’elles peuvent apporter pour affronter au mieux l’après COVID-19 et la crise économique qui s’en suivra ? Ajouté à cela, quels sont les enseignements que la fonction peut tirer de cette situation? Découvrez-le au travers de cet article.
L’APRÈS-COVID : LES BONNES PRATIQUES À ADOPTER
Gérer une crise n’est pas chose aisée dans la mesure où il n’existe aucune recette magique pour l’affronter au mieux. Cependant certaines règles d’ordre général sont incontournables et peuvent aider les organisations en cette période d’incertitude. De nombreux conseils et recommandations issus d’experts ont dès lors vu le jour. C’est notamment le cas de The Hackett Group qui a récemment publié un guide à destination de la fonction Achats. Ainsi, dans un rapport intitulé “Preparing the company for extreme volatility”, le groupe énonce 7 bonnes pratiques achats à adopter à court et long terme afin d’aider la fonction dans sa gestion de crise.
Les pratiques à court terme
1. Anticiper les pires scénarios et s’y préparer : En tant qu’acheteur, il est primordial d’identifier l’ensemble des marchandises qui pourraient subir des retards de livraison, ou manquer en quantité afin de prévoir des réserves en conséquence.
2. Maintenir le contact avec ses fournisseurs : Rester informé et communiquer avec ses fournisseurs est un élément crucial pour garantir la continuité des approvisionnements. Il est également fortement recommandé de réaliser un programme de gestion des risques en amont et d’identifier des fournisseurs secondaires pour les marchandises essentielles.
3. Réduire stratégiquement ses coûts externes : Si l’entreprise pour laquelle l’acheteur travaille fait face à une diminution importante de sa demande, il est conseillé à ce dernier de collaborer étroitement avec ses fournisseurs dans le but de réduire ses coûts externes et rester compétitif sur le marché. Des modifications au niveau des prix et conditions pourront ainsi être envisagées, tout comme l’adoption de produits alternatifs. De cette façon, la réduction de certains budgets clés de l’organisation pourra être évitée.
Les pratiques à long terme
4. Rester agile : Pour ce faire, les maîtres-mots sont : anticipation, prédiction et rapidité. Les services achats doivent en effet pouvoir être à même de prédire les évolutions du marché, planifier les risques relatifs à leurs fournisseurs et y apporter rapidement les réponses nécessaires.
5. Construire un programme de gestion des risques : La mise en place d’un tel programme est une étape clé si l’acheteur veut se préparer au mieux pour la suite. En parallèle, il est utile qu’il établisse le contact avec des fournisseurs secondaires pour les produits et services de grande importance, et de les intégrer à un programme d’onboarding.
6. Réduire ses coûts en investissant dans des technologies : L’évaluation de la performance et des coûts liés aux processus achats peut se faire à l’aide de solutions d’analyses avancées. De cette façon, l’acheteur sait précisément quels sont les domaines coûteux ou à faible valeur au sein desquels des réductions peuvent être effectuées.
7. Adopter des solutions d’automatisation : L’automatisation a démontré son efficacité à de nombreuses reprises. C’est ainsi qu’en optant pour des solutions de type RPA (telle que par exemple Ask&Go), la fonction achats pourrait réduire ses coûts de 17%, un plus en période de crise.
DÉCONFINEMENT : QUELS CONSEILS POUR LES DIRECTEURS ACHATS ?
En Belgique, la première phase de déconfinement a débuté le 4 mai dernier. Bien que le télétravail reste la norme, les directeurs achats devront gérer un retour progressif de leurs équipes au bureau dans les semaines à venir. Voici donc 3 conseils pour les aider au mieux à anticiper cette sortie de confinement.
1. Faire confiance : Le télétravail est – par définition – une pratique qui s’exerce à distance. Durant plusieurs semaines, le manager n’a donc plus eu de regard direct sur ses collaborateurs. Pour bon nombre d’organisations, la mission des achats a néanmoins été remplie. Le management par la confiance est donc à privilégier selon les experts interrogés.
2. Maintenir les habitudes de travail adoptées : En cette période de confinement, de nouveaux rites et pratiques ont pu être adoptés par les équipes de travail : réunions hebdomadaires, gestion de fichiers partagés, communications plus concises, gestion des commentaires et des tags, etc. Il est donc dans l’intérêt du directeur Achats de les maintenir afin de garantir la bonne cohésion de ses équipes et gagner en efficacité.
3. Cultiver l’engagement des équipes : La crise et ses conséquences (rupture de la supply chain, pénurie de main d’oeuvre, etc.) ont amené les équipes achats à s’adapter et à innover. Il est donc essentiel pour le Directeur Achats de cultiver cette dynamique.
LES ENSEIGNEMENTS À TIRER POUR LA FONCTION ACHATS
“La gestion des risques doit être au cœur de la stratégie d’entreprise et doit être améliorée grâce à de meilleurs outils d’analyse et une relation de partenariat avec les fournisseurs”.
C’est la conclusion émise par KPMG, dans un récent rapport destiné aux directeurs Achats. Cette crise a en effet démontré l’importance pour la fonction d’effectuer des analyses de risques plus approfondies, monitorées et digitalisées, et de nouer des relations avec ses fournisseurs qui soient sécurisées et partenariales.
Chez Ordiges, nous éditons des solutions dédiées à la digitalisation des processus achats et au sourcing, de quoi offrir aux acheteurs une meilleure visibilité et anticipation des risques. Conçues à base d’intelligence artificielle, elles jouent un rôle prépondérant dans l’amélioration de la prévision, l’automatisation des prises de décision et la collaboration avec les fournisseurs.
Sources : Manutan ; Le Figaro ; KPMG , The Hackett Group
Article rédigé par Maud Polomé – Stagiaire Assistante Marketing & Communication Officer
