À une époque où les données sont hyper présentes tout autour de nous, il est essentiel pour une entreprise que ce soit du secteur privé ou public d’accéder de manière simple, rapide et sécurisée aux données contenues dans ses propres documents. Ainsi, le nommage des documents lors de leur enregistrement constitue une problématique importante. Effectivement, comment attribuer un nom à un document pour retrouver plus facilement l’information ? Pour ce faire, il n’existe aucune procédure standardisée. C’est pourquoi chaque entreprise doit appliquer des règles communes afin d’avoir un nommage des fichiers harmonisé. Mais comment le faire ? Et quels en sont les avantages ?

Définir la Gestion Électronique des Documents (GED)

La gestion électronique des documents, autrement appelée GED, est un système informatique de gestion des documents numériques. La GED est essentielle dans la numérisation de documents papier, mais aussi dans la dématérialisation des processus métiers liés. De plus, une variante de la GED, est la GEIDE : Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise. Pour rappel, la GED intègre d’autres solutions telles que l’EDI (Échange de Données Informatisé) ou bien encore le SAE (Système d’Archivage Électronique).

Elle permet l’optimisation et l’exploitation des documents et données associés. Plus concrètement, elle est utilisée dans toutes les étapes-clés du cycle de vie d’un document numérique :

  • Création ou acquisition du document. Par exemple : numérisation,
  • Stockage et indexation du document électronique,
  • Gestion de la sécurité des données,
  • Recherche, consultation du document électronique et échange des informations,
  • Archivage électronique.

La GED permet ainsi aux utilisateurs de se consacrer à leurs tâches à valeur ajoutée tout en réduisant les risques d’oubli et d’erreur.

Pourquoi utiliser des règles de nommage dans la commande publique ?

Dans le secteur public aucune règle n’existe dans la façon dont les organisations doivent nommer leurs fichiers dans la GED. Cependant, il subsiste une règle dans le cadre de l’envoi des fichiers. Effectivement, selon le guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics, il est recommandé : « Indiquez clairement les noms des fichiers (Ex : RC pour « règlement de la consultation » …) et le numéro de version. Evitez les intitulés trop longs, les caractères spéciaux comme les caractères diacritiques (comme les accents, la cédille notamment). »

Il est également conseillé d’avoir une règle de nommage des fichiers déterminé par l’acheteur, afin de faciliter le traitement et l’ouverture des documents pour les candidats et les opérateurs économiques.

Cependant, quelques règles de base sont à respecter pour nommer ses documents :

  • Avoir des documents avec des noms uniques et courts en choisissant des mots-clés pertinents.
  • Les caractères spéciaux, les accents, les espaces, les cédilles etc. sont à bannir.
  • Ne pas utiliser d’articles ou mots de liaison. Par exemple : la, du, en…
  • Recourir au format de date AAAA-MM-JJ (norme ISO 8601)
  • Homogénéiser le nommage des fichiers en appliquant la règle définie à tous les documents.

Les avantages des règles de nommage :

Les règles de nommage sont indispensables. Elles garantissent l’accessibilité aux différents documents. Par conséquent, la recherche est facilitée, et les fichiers en sont d’autant plus sécurisés. Cela dégage alors un gain de temps non négligeable pour les acheteurs/ opérateurs économiques. De plus, le code de nommage propre permet une harmonisation des pratiques au sein des organismes publics.

De plus, tous les documents sont centralisés au même endroit ce qui permet aux acheteurs publics d’avoir accès à la dernière version de chaque document, et les informations sont accessibles en temps réel.

Enfin, cela permet également, d’éviter les problèmes techniques générés par les différentes contraintes propres à chaque système d’exploitation (Windows, Mac, Unix/Linux).

Ainsi, la gestion électronique des documents et les règles de nommage de la commande publique sont essentielles pour les acheteurs publics, et cela est en lien avec la dématérialisation des marchés qui doit être menée en parallèle.

Ordiges accompagne ses clients dans la gestion des marchés publics depuis plusieurs années. Notre logiciel LiaWeb aide leurs acheteurs publics à être en conformité avec les dernières législations, règles et tendances au sein des marchés publics grâce, par exemple à des info-bulles, des workflows de validation, etc.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez plus en détail ici, notre solution de gestion des marchés publics, LiaWeb.  

Sources : GED, Gouvernement.fr, Zeendoc.com, LinkedIn.com, economie.gouv, erudit.org

Article rédigé par Noëmie Schmitt – Marketing & Communication Officer