Une bonne gestion physique des biens est une obligation comptable mais représente aussi un gain de productivité important. Quelles sont les bonnes pratiques de la gestion d’inventaire?
Identification des biens : significative ou non ?
Le numéro d’identification d’un bien peut être significatif ou non significatif. Quels sont les avantages et inconvénients des deux systèmes ?
L’identification significative
L’identification significative consiste à attribuer un numéro d’identification qui donne des informations sur le bien, comme l’année d’acquisition ou la famille par exemple. Si le système peut paraître séduisant a priori, il nécessite l’impression d’étiquettes sur mesure, ainsi qu’un outil de création et de suivi de la numérotation. La plupart des informations «dynamiques» comme la localisation ne peuvent être liées au code à barres sous peine de devoir changer les étiquettes à chaque déménagement !
L’identification non significative
L’identification non significative se fonde sur un système de numérotation purement « séquentiel » aux avantages non négligeables. Les étiquettes pré-imprimées séquentiellement sont achetées dans les commerces spécialisés ou imprimées sur place et peuvent être gérées par les différentes personnes amenées à identifier les biens dans l’entreprise. Elles peuvent même être mises à disposition des fournisseurs à qui on demandera d’identifier tous les biens livrés. Si le fournisseur fournit en même temps un fichier descriptif des biens livrés, tous les biens fournis sont prêts à être importés dans un logiciel de gestion des immobilisés.
Il est évident qu’il est impossible d’identifier avec des étiquettes codes à barres certains biens, comme des bâtiments, des travaux, voire des logiciels informatiques.
Il faut définir une règle permettant de trier les biens à suivre individuellement des biens non suivis. Cette règle est généralement comptable, fixe et abordée selon un prix minimum, une durée de vie et la non consommation du bien.
Rapprochement entre inventaire physique et inventaire comptable
La plupart des entreprises gèrent un fichier d’immobilisés dans leur logiciel comptable. On pourrait vouloir utiliser les numéros d’immobilisés pour identifier les biens physiquement. Mais c’est pratiquement impossible, pour diverses raisons :
- Il est souvent difficile de localiser chaque bien immobilisé. Le bien a pu être déménagé, voire être déclassé sans que les services comptables n’aient été avertis.
- Il faudrait imprimer des étiquettes « sur mesure », les trier par localisations «probables» et éviter de les mélanger lors de l’inventaire,…
L’inventaire de départ doit donc être fait avec des étiquettes non significatives. Le rapprochement avec les données comptables doit être fait ultérieurement par des personnes compétentes, sur la base des deux listes.
Gestion d’inventaire : opter pour l’inventaire initial, l’inventaire périodique ou « l’ad hoc »
Ces inventaires sont très différents :
- L’inventaire initial consiste à identifier tous les biens avec des étiquettes et à leur attribuer des caractéristiques de base : une désignation, une localisation, un numéro de série, une couleur…
- Les inventaires périodiques vérifient la présence du matériel au lieu attribué, l’état des biens ainsi que les éventuels changements d’affectation ou de localisation.
Les inventaires périodiques sont beaucoup plus rapides et plus simples, et peuvent être réalisés par du personnel non spécialisé : il suffit de procéder à l’identification du local et à la lecture de toutes les étiquettes dans le local avec un lecteur portable. L’inventaire initial impose la numérotation et l’étiquetage de tous les locaux et de tous les biens, le collage des étiquettes et la caractérisation des biens.
L’inventaire « ad hoc » est effectué lors des déménagements. Il s’agit de scanner les locaux d’origine, les biens déménagés et les nouvelles localisations pour chaque bien.
Un inventaire se traduit par l’attribution d’un numéro unique pour chaque bien, sous forme de codes barres. Bien que le système semble simple, il faut veiller à l’adapter aux contraintes d’organisation de l’entreprise, ainsi qu’à la variété des objets à suivre.
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par Jean-Louis Saintes – Consultant
