Étape incontournable de toute relation commerciale entre un acheteur et son fournisseur, la négociation est également la phase du processus achats qui s’improvise sans doute le moins. Et pour cause : chaque négociation est unique et revêt de véritables enjeux. C’est pourquoi s’y préparer minutieusement en amont est plus que nécessaire.
Bien qu’il ne s’agisse d’une science exacte, quelques conseils pourront toutefois vous aider – acheteurs – à devenir des négociateurs hors-pair et à aborder vos entrevues plus sereinement. Découvrez-les dès à présent dans notre article.
5 clés pour vous aider à préparer au mieux vos négociations achats
1. Maîtrisez votre sujet sur le bout des doigts
Qui est mon fournisseur ? Quels sont ses produits et/ ou services? Qu’en est-il de sa situation financière et de son chiffre d’affaires ? Quel est son positionnement sur le marché ? Ou encore, qui sont ses concurrents ? Voilà un échantillon de questions qui méritent d’être abordées en amont de la phase de négociation.
L’objectif : collecter un maximum d’informations sur la partie adverse de sorte à la connaître en profondeur, au même titre que ses atouts et faiblesses. De cette façon, vous serez plus à même de maîtriser la discussion et de rebondir si nécessaire.
2. Listez les objectifs que vous souhaitez atteindre à l’issue de la négociation achats
Dans un premier temps, il s’agit ici d’indiquer les points importants à discuter, les éléments que vous souhaitez obtenir et les éventuelles concessions que vous êtes prêt à faire. Une fois ce travail réalisé, il convient de préparer scrupuleusement une série d’arguments (ainsi que des phrases toutes faites impactantes) que vous pourrez évoquer au moment de la négociation achats. Réfléchissez également aux éventuelles objections du prestataire et aux réponses à lui formuler en retour. Petit conseil, appuyez-vous sur des chiffres et des faits concrets ; vous serez d’autant plus efficace.
À noter que vos objectifs doivent être réalistes, sans quoi la négociation risquerait de se conclure par un échec.
3. Définissez votre stratégie de négociation
Vous vous êtes renseigné sur votre interlocuteur, vos objectifs sont fixés… À présent, il convient de définir la voie à emprunter en vue de les atteindre. Pour ce faire, réfléchissez avant tout aux enjeux qui se cachent derrière la négociation achats, à l’ensemble des scénarios qui pourraient se profiler le jour J et aux différentes stratégies à adopter en conséquence. À ce propos, celles-ci sont nombreuses… chacune d’elles ayant son lot d’avantages et de risques. Citons par exemple la technique du “point par point” qui consiste à négocier successivement chacun des éléments de votre liste. Généralement, il est alors conseillé d’aborder en priorité ceux pour lesquels un accord du fournisseur semble assez évident. Autrement, l’acheteur peut opter pour une “négociation globale”, une stratégie quant à elle plus complexe à mettre en place mais utile lorsque le fournisseur est en position de dominance.
4. Organisez (intelligemment) la rencontre
Le choix du lieu de rencontre, du planning des entrevues, et des acteurs présents autour de la table sont autant d’éléments qui peuvent influer sur la qualité et l’efficacité des échanges. Veillez donc à ne pas négliger cette étape et à lui porter une attention toute particulière. S’accorder bien à l’avance sur ces points permet par ailleurs d’effectuer d’éventuels ajustements à temps si nécessaire.
À noter que quelques jours avant la négociation achats, vous pouvez tout à fait rappeler ces différents éléments à votre futur interlocuteur.
5. Soyez positif et détendu
Une négociation achats peut, de par le contexte, les enjeux sous-jacents et les délais serrés, créer quelques tensions entre les parties. Avant de débuter les discussions à proprement dites, n’hésitez donc pas à détendre l’atmosphère en engageant la conversation avec votre fournisseur autour d’aspects plus personnels, de quoi créer quelques affinités au préalable et mettre toutes les chances de votre côté d’aboutir à un accord.
Conclusion
Vous l’aurez donc compris, une négociation achats ne s’improvise pas. Au contraire, elle repose sur une véritable réflexion et un travail de préparation en amont. Sans cela, vous risqueriez de vous retrouver rapidement en mauvaise posture, et de ne pas aboutir au résultat escompté. Notez qu’au-delà du savoir-faire, le succès d’une négociation achats repose sur un certain savoir-être tout aussi important. Maintenant que vous avez bien pris note de ces conseils, c’est à vous de jouer !
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Sources : Manutan ; Décision Achats ; Place des réseaux
Article rédigé par Maud Polomé, Stagiaire Assistante Marketing & Communication
