S’il est communément admis que les ventes assurent la prospérité d’une entreprise, on a réalisé depuis peu de temps que la fonction achat pouvait assurer la stabilité d’une entreprise. Découvrez comment optimiser votre gestion des achats.
Pourquoi la gestion des achats est-elle primordiale ?
L’importance de la gestion des achats n’a été reconnue que depuis quelques décennies. Effectivement, avec la concurrence de plus en plus forte, les entreprises ne peuvent plus augmenter constamment leurs tarifs de vente. La bonne gestion des achats a donc été la solution choisie pour conserver et augmenter leurs marges bénéficiaires. Et comme le poste achat représente en moyenne 50 à 60 % du chiffre d’affaires, réussir à réaliser des gains sur les achats tout en réduisant leurs coûts est le moyen indiqué pour générer du profit.
Quelles sont les missions principales dans la gestion des achats ?
Le processus d’achat démarre par la définition correcte du produit dont l’entreprise a besoin. Une fois celui-ci déterminé, il revient au responsable de la gestion des achats de rechercher les fournisseurs. Si ceux-ci sont déjà connus, les risques seront alors maîtrisés. Si le produit nécessite la recherche d’autres fournisseurs, il faudra collecter des informations sur ceux-ci et procéder à une sélection en fonction de divers critères : qualité des produits, coûts d’acquisition, délai de livraison, etc. Enfin, il incombe au poste achat de mener les négociations avec le fournisseur sélectionné pour aboutir à un contrat ou à un bon de commande.
Les outils de la gestion des achats
Excel serait le logiciel le plus utilisé par les acheteurs pour élaborer leurs tableaux de suivi. Mais il y a aussi des logiciels dédiés à la gestion des achats, comme ceux qui consolident les informations sur le volume des achats effectués, les montants engagés ou encore les logiciels dits de pilotage des achats qui permettent d’évaluer les performances des acheteurs et de déceler les économies réalisées sur les achats effectués. Dans le cadre de l’e-achat, il est également possible de recourir à diverses applications sur internet : dans l’e-sourcing par exemple, des logiciels permettent de recueillir des informations auprès des fournisseurs ou de lancer des appels d’offres en ligne. En outre, par l’e-procurement, les acheteurs choisissent dans les catalogues proposés les produits qu’ils souhaitent acquérir.
Les outils de gestion des achats ne manquent pas, et il suffit de savoir choisir ceux qui sont le plus appropriés à l’entreprise.
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