Contrôler et assurer le suivi du travail de ses fournisseurs permet de s’assurer à la fois : la bonne conformité de la commande ainsi qu’améliorer la satisfaction des utilisateurs à court et long terme. Or, aujourd’hui, la gestion de la relation Fournisseurs peut s’apparenter à un véritable casse-tête pour les acheteurs publics qui doivent sans-cesse jongler entre les réglementations des marchés publics et les directives propres à chaque organisation.
Cette difficulté pénalise fortement la relation Fournisseurs pourtant essentielle dans la recherche de sécurisation juridique des procédures et d’optimisation économique des achats.
Quels liens entretenir avec ses fournisseurs afin d’assurer la meilleure exécution de son marché ? A travers cet article, découvrez 5 astuces pour optimiser votre gestion de la relation fournisseur.
1. Récolter des informations auprès des fournisseurs en amont : outil de sourçage
En achat public, le sourcing est une démarche active de recherche et d’évaluation du marché économique avant le lancement de la procédure de marché. L’objectif de cette méthodologie est, bien entendu, d’assurer une adéquation entre la formulation du besoin, des clauses contractuelles et les capacités du marché Fournisseurs. Ainsi, les acheteurs publics peuvent mieux définir les besoins dans leur cahier spécial des charges et donnes les moyens aux entreprises d’adapter au mieux leurs candidatures.
Quelles sont les méthodes de sourcing ?
Pour chacun des principales familles achats, il est intéressant de récolter des données afin d’étudier la segmentation des offres, des stratégies et des pratiques. Pour ce faire, la collecte d’informations peut s’effectuer par différentes voies telles que :
- via de la veille du secteur économique : revues techniques, recherches sur internet, retours d’expériences (benchmark) ;
- via des salons, des rencontres professionnelles organisées par exemple par les villes, régions, etc.
- via des entretiens « face à face » ou téléphoniques
- via l’installation d’un site internet ou d’une plateforme propre à l’organisme.
Il n’existe pas de limitation réglementaire relative à la relation Fournisseurs, elle tient en le respect des principes des marchés publics, à savoir l’égalité de traitement entre les candidats, la liberté d’accès aux marchés publics et la transparence des procédures.
Bonnes pratiques
- Si aucun texte indique le nombre de fournisseur à rencontrer, il est préférable d’en rencontrer au moins 3 (si la concurrence le permet)
- Il est conseillé d’arrêter toute rencontre avec les fournisseurs au moins 1,5 mois avant le lancement de l’appel d’offres
- Chaque rencontre fournisseur doit faire l’objet d’un ordre du jour et d’un compte-rendu de réunion où toutes les informations sont indiquées
2. Surveiller et contrôler vos fournisseurs clés grâce à un suivi optimal de vos achats
Au sein de votre organisation, vous travaillez régulièrement avec certains fournisseurs. Il est important que ces fournisseurs clés requièrent une attention particulière. En effet, ils jouent un rôle stratégique sur la performance de votre organisme. En coordonnant un maximum votre activité, vous pouvez réduire vos coûts de production mais également établir des prévisionnels d’approvisionnements exacts.
Quelques pistes pour bien suivre ses fournisseurs clés
Utiliser un outil numérique pour générer les bons de commandes et de réceptions, contrôler ses achats auprès des fournisseurs facilite la vérification en interne des flux financiers liés et évites les désaccords possibles.
Au sein d’un système de gestion intégré :
- Vous suivez chaque statut des commandes en temps réel (brouillon, validation, réception). Ce suivi des commandes optimise la gestion et le respect des délais de livraison par les fournisseurs
- Vous vérifiez la disponibilité des produits et optimisez votre gestion des stocks. Ainsi, vous garantissez un approvisionnement fiable et un respect des délais fournisseurs.
Passer ses commandes au moment propice est un gage de qualité dans vos échanges avec vos fournisseurs et permet le respect des délais pour satisfaire vos clients internes.
3. Analyser les risques fournisseurs
Compétitivité des pays émergents, développement de nouveaux canaux de distribution, évolution du cadre réglementaire et normatif … tous ces facteurs demandent une prise en compte spécifique du risque car aujourd’hui aucun acheteur public n’est à l’abri d’une défaillance fournisseur qui viendra impacter la chaine d’approvisionnement ou l’image de l’organisation s’il s’agit d’une défaillance RSE.
Quelles sont les étapes pour mieux gérer les risques fournisseurs ?
- Identifier les facteurs à risques :
Les facteurs les plus courants sont :
- Des objectifs différents entre les deux parties
- Un fournisseur exclusif ou unique
- Une défaillance dans la chaine de fournisseur
- Un abus de position de l’une des parties
- Une relation contractuelle imprécise
- Cartographier les risques liés à la relation Fournisseurs
Il existe 4 catégories majeures de risques liées à la relation Fournisseurs en achat public :
- Risques stratégiques et financiers (ex. un fournisseur en situation de défaillance)
- Risques contractuels et légaux (ex . une mise en cause juridique du fournisseur)
- Risques opérationnels ( ex : non-respect du planning de production)
- Risques d’atteinte à la réputation ( ex : non-respect des aspects sociétaux)
- Agir contre les risques fournisseurs
Après avoir analyser l’ensemble des risques fournisseurs, il est temps de mettre en place un plan d’action pour les traiter.
Ce plan d’actions peut être conditionné par différents outils et moyens :
- Audit des fournisseurs et définition de plans de performance ;
- Evaluation du taux de dépendance et diversification des approvisionnements ou désengagement progressif si nécessaire ;
- Mise à jour des clauses contractuelles entre les deux parties ;
- Veille technologique, juridique, du secteur d’activité, etc. ;
- Amélioration de la relation entre les deux parties : privilégier les échanges directs et le partage des responsabilités ;
Une fois votre plan d’actions mis en place, il est nécessaire d’en assurer un suivi efficace. Pour cela, la mise en place de fichiers de suivi et la création d’alertes vous sera indispensable pour anticiper l’évolution des risques fournisseurs.
4 questions-clés pour évaluer votre maturité en gestion des risques fournisseurs :
- Connaissez-vous vos fournisseurs et leurs partenaires ?
- Savez-vous identifier vos fournisseurs clés et les classer selon les catégories de risques ?
- Connaissez-vous les différents risques encourus par catégories achats ?
- Mesurez-vous le risque que représentent vos fournisseurs ? Si oui, avez-vous mis en place un plan d’actions pour réduire ces risques ?
4. Evaluer les fournisseurs sur des critères objectifs
Développer le management de la performance des fournisseurs est capital. Le département achat est là pour leur faire respecter leurs engagements. C’est pourquoi, pour éviter des écueils et s’assurer du bon déroulement des marchés, il est indispensable que les acheteurs publics mettent en place des outils de contrôle et des indicateurs objectifs.
Par exemple, l’acheteur peut mettre en place :
- Une fiche de contrôle de réception. L’objectif est d’évaluer la qualité d’une commande sur des critères proches de ceux définis dans le cahier spécial des charges du marché.
- Des enquêtes de satisfaction auprès des services. Grâce à des tableaux de bords reprenant les réponses aux enquêtes, l’acheteur peut améliorer la rédaction de leur appel d’offres.
- Une rencontre avec le fournisseur attributaire une fois que le marché est attribué. L’objectif de cette rencontre permet de clarifier certaines zones qui peuvent encore être floues pour le fournisseur.
- Des échanges réguliers via une plateforme d’échange sur internet, via téléphone ou réunion physique. Ces échanges réguliers permettent de s’assurer de la satisfaction des utilisateurs, du fait que le marché ne part pas à la dérive ou encore qu’il n’y a pas de blocage pour la suite de l’exécution du marché.
- Des évaluation sur des critères précis pour classer les fournisseurs (ex. respect des livraisons)
Dans tous les cas, un mode de pilotage et d’organisation doit être défini. De plus, pour analyser la situation de manière globale, les outils doivent être réunis sur un document central (par exemple : par fournisseur, par marché, par catégorie achats, etc.).
5. Gérer vos achats et fournisseurs au sein d’une même solution
La technologie facilite la relation Fournisseurs car elle permet d’améliorer l’efficacité dans la gestion des différents comptes fournisseurs. C’est pourquoi, pour avoir la totalité de la donnée disponible en instantané et ainsi pouvoir améliorer le pilotage fournisseur, il est stratégiquement important d’interfacer l’outil SRM (Supplier Relationship Management) à votre outil de gestion des achats et des marchés publics.
Pourquoi choisir un système informatisé?
La technologie permet d’avoir une vision 360° de votre relation Fournisseurs. Un outil SRM informatisé permet d’avoir une évaluation des flux et échanges avec les fournisseurs, aide à établir et puis maintenir une bonne relation avec eux. Avec des systèmes évolués, un traitement analytique en temps réel et automatisé des données permet d’analyser les performances antérieurs ou de comparer le prévisionnel par fournisseur. Ce type de données représente une aide décisionnelle non négligeable.
En interconnectant votre SRM avec votre système d’achat public, vous gagnez du temps et de la rentabilité car vous encodez les données une seule fois et générez donc automatiquement les données fournisseurs et la mise à jour de vos stocks.
En 2018, la gestion de la relation Fournisseurs est un enjeu de plus en plus important pour les acheteurs publics. Gérer le processus « relation fournisseur » manuellement ne permet pas un suivi efficace des contrats négociés, des risques fournisseurs, … C’est pourquoi, pour obtenir une vision globale, il est judicieux d’utiliser un outil SRM interfaçable avec votre logiciel de gestion des achats publics.
Le module SRM d’Ordiges vous permet de simplifier votre gestion de la relation fournisseur tout au long du processus de gestion des achats grâce à des fonctionnalités simplifiées et grâce à une interconnexion avec la solution de gestion des achats publics : Ask&Go Public. Découvrez notre module SRM en vidéo !
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par Charlotte Lambert – Marketing & Communication Officer
Sources : Décision-Achats ,Weka, France-Marchés, SPW
