Les clauses stratégiques des contrats sur le marché public sont les piliers de la négociation avec le fournisseur, du prix qui en résulte et du règlement des litiges. Ces clauses, centrales pour la réussite de l’achat public, s’appuient elles-mêmes sur 3 leviers : une vision globalisée de l’achat, une nomenclature achats et le suivi des contrats en cours.
Une vision globalisée de l’achat public
Si la passation des procédures de marchés publics est globalement très bien maîtrisée, c’est en amont et en aval de celles-ci que des modifications peuvent être apportées, afin de rendre l’achat public plus performant.
Il est très souvent nécessaire de recruter une personne qui suive les différentes phases de l’achat. Rappelons que la procédure d’achat la plus classique se fait en trois, voire quatre phases, et fait intervenir deux ou trois services. Cependant, les professionnels de l’achat public mettent en avant le manque de coordination entre les différentes étapes du processus.
Les solutions d’optimisation des achats publics s’articulent principalement autour de 2 axes :
- un acheteur qui suit tout le processus depuis le recensement des besoins jusqu’au suivi de l’exécution,
- l’utilisation d’un outil informatique, pour traiter certaines phases du processus d’achat (rédaction des pièces, gestion des contrats, etc).
Or, de nombreuses entreprises déplorent largement un manque de budget, qui ne leur permet pas d’acquérir un outil informatique pour les assister dans certaines tâches.
La nomenclature achats publics
La généralisation des nomenclatures achats semble également indispensable afin de rationaliser la commande publique. Cependant, cette nomenclature doit être adaptée aux besoins de l’organisation.
En effet, sans la mise en place de ce type d’outils, il semble difficile d’avoir une vision agrégée des achats au sein des structures. En plus d’accroître la transparence dans les établissements, la nomenclature facilite la gestion des coûts globaux en classant les dépenses en familles d’achats. Enfin, ajoutons que, dans le cas d’une mutualisation de moyens (communautés, regroupements d’établissements publics), elle permet d’avoir un référentiel commun pour quantifier et mettre en place la procédure la plus adaptée.
Le suivi des contrats en cours
Un des points-clés de la performance de la commande publique est la gestion des contrats en cours. Or, 3/4 des organisations n’utilisent pas de référentiel. La situation la plus courante est la gestion décentralisée des contrats (Pourquoi opter pour une solution de gestion de contrats ?). Par conséquent, chaque service est chargé d’assurer le suivi des contrats et des dates d’échéance, voire de procéder aux reconductions.
Souvent, pour assurer la surveillance, un recensement des contrats dans une base Excel est effectué, nécessitant une vigilance particulière pour que la base reste à jour. Certains professionnels confient que des marchés arrivent parfois à échéance avant que d’autres soient remis en place. Les organisations justifient ces dysfonctionnements par le manque de moyens alloués aux achats, d’où un manque de temps pour assurer ce suivi.
Pourquoi est-il indispensable, selon nous, d’accorder une vigilance particulière à la gestion des contrats en cours?
- pouvoir renégocier certains termes du contrat avant une éventuelle reconduction,
- être à même de vérifier facilement la conformité de la prestation fournie,
- ne pas perdre de temps inutilement avec la recherche d’un fournisseur.
Les 3 leviers décrits dans cet article font partie intégrante de la stratégie de gestion des marchés publics et peuvent s’avérer efficaces à condition de mettre en oeuvre les moyens nécessaires. Or, le manque de moyens humains et matériels alloués à la fonction achat, souvent considérée comme une activité annexe, fait obstacle à l’amélioration des performances.
par Timothée Simoens – Marketing Manager
