Depuis quelques années, la rentabilité des organismes est au cœur des débats. Dire que les temps sont durs serait un euphémisme en cette décennie. Les budgets sont de plus en plus serrés, à la suite de l’ensemble des crises (sanitaires, financières, …).
La réduction des coûts peut avoir un impact positif sur la rentabilité et la performance des organisations. C’est pourquoi, cette réduction des coûts fait partie des priorités des directeurs financiers, autrement appelés CFO, depuis de nombreuses années.
Pour aider, les directeurs financiers dans cet objectif de réduction des coûts, nous vous proposons une liste de 5 questions :
1.Où puis-je effectuer des gains rapidement ?
L’objectif est de répondre plus largement à la question : où est-ce que le CFO peut-il réduire les coûts sans réduire la performance de l’entreprise ?
Pour y répondre, le financier se doit d’avoir une analyse complète de l’activité (pas uniquement financière) de son entreprise. Sans cette connaissance accrue, il sera difficile pour lui de prendre une décision en adéquation avec les enjeux de son organisme.
2.Quel est le budget pour l’année ? Quel budget a-t-il déjà été consommé ? Par quel type de nomenclature achats ?
Dans la majorité des entreprises, les données budgétaires proviennent de leur système comptable. Cela signifie donc qu’ils ont accès aux factures déjà payées. Mais certaines dépenses peuvent déjà être engagées mais pas encore payées. Ou encore, très souvent, les données comptables regroupent les achats sur des grandes entités mais pas spécialement à une nomenclature précise. Ce manque de données ne permet donc pas au financier de détecter précisément où il pourrait réduire les dépenses.
Ce manque de visibilité globale sur les liquidités peut entraîner des conséquences sur les bénéfices et la compétitivité de l’entreprise. Il ne s’agit donc pas simplement d’un exercice de reporting.
Afin d’optimiser cette gestion financière, nous vous conseillons donc de réaliser des tableaux de bord grâce aux données fournies à la fois par le système comptable, l’ERP ou encore le logiciel de gestion des achats de votre entreprises. La synchronisation et le partage des informations entre ces 3 outils est très important pour un CFO.
3.Ai-je le contrôle sur l’ensemble des contrats fournisseurs ?
Vous vous demandez sûrement pourquoi est-ce que le directeur financier devrait se poser cette question. En effet, ce n’est pas son rôle de gérer les contrats fournisseurs, c’est bien le rôle des acheteurs en entreprise. Pourtant, cette question est très importante dans le cadre d’une stratégie de réduction des coûts.
Le financier devra donc vérifier auprès des acheteurs si l’organisme a une gestion complète de ces contrats fournisseurs afin d’éviter les achats sauvages, c’est-à-dire hors contrats, gage d’augmentation des coûts. Et également une bonne visibilité sur les contrats et plus particulièrement sur la date de fin d’un contrat, permet de stabiliser une relation fournisseur et de négocier au meilleur prix vos achats récurrents.
4.Ai-je suffisamment intégré la notion de risque dans ma gestion quotidienne ?
L’enjeu des services financiers est de mesurer le degré de réalisation des objectifs stratégiques et d’identifier les facteurs de risques. Pour y répondre, le directeur financier doit effectuer un suivi de ces indicateurs de performances plus en amont des différents cycles financiers et trouver des KPIs communs avec d’autres départements stratégiques comme les Achats.
Collaborer, mesurer permet une identification et donc une meilleure anticipation des risques au sein des entreprises.
Pour vous aider à mieux collaborer avec les acheteurs, Ordiges a également créé un livre blanc sur cette relation gagnante-gagnante : « Collaboration Achat – Finance : source de performance ! »
5.Les employés sont-ils responsabilisés sur l’impact financier de leurs dépenses ?
Faire prendre conscience aux collaborateurs de l’impact de leurs dépenses sur l’entreprise est primordial ! Un manque de visibilité et de discipline dans la culture d’entreprise est souvent la cause de la multiplication des dépenses inutiles. Il s’agit là de mieux maîtriser les postes de dépenses et réduire les coûts de l’entreprise.
En se posant ces questions, le directeur financier pourra effectuer une checklist de tâches pour augmenter ses chances de réaliser une réduction des coûts.
Chez Ordiges, nous avons mis sur pied, un outil qui permet de gérer les achats et dépenses au sein d’un seul logiciel. Cela permet aux financiers d’avoir un véritable tableau de bord des dépenses effectuées, de suivre les contrats fournisseurs et également de responsabiliser les employés sur leurs dépenses. Pour en savoir plus sur notre logiciel Ask&Go, n’hésitez pas à prendre contact avec nous !
Article rédigée par Charlotte Lambert, Marketing & Communication Manager
