La dématérialisation de vos documents permet à tous les collaborateurs d’avoir une vue d’ensemble et offre une meilleure synchronisation. Cet aspect collaboratif augmente nettement la productivité de vos employés. Voyons plus en détail les avantages de la dématérialisation de la gestion des contrats:
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- Des économies substantielles: une meilleure gestion des contrats fait gagner du temps sur le core business et, par conséquent, améliore vos performances. La simple automatisation des contrats contribue à réduire les frais généraux des entreprises de 2% voire plus. Le payback est très rapide.
- Mieux maîtriser les risques: les accès aux informations sensibles sont plus sécurisés que dans un lieu physique. Par ailleurs, une solution logicielle trace tous les échanges de documents et contrôle ainsi les risques de fuites (contrairement aux échanges papiers).
- Contrôler les échéances: les sociétés qui utilisent une solution logicielle réduisent de 38% leurs risques de pénalités. Des alertes vous indiquent lorsque vos contrats arrivent à terme et vous évitent des dépenses inutiles.
- Améliorer les process: les contrats sont au cœur des entreprises. Gérer ses contrats efficacement revient à gérer son organisation efficacement.
- Retrouver tout contrat aisément: 71% des entreprises connaissent des difficultés pour retrouver leurs contrats, ce qui implique des pertes de temps et de productivité importantes. Grâce à leur dématérialisation, tous vos contrats sont numérisés et stockés sur une seule plateforme. Récupérez vos documents en 3 clics !
- Collaborer efficacement: le cycle normal depuis le brouillon d’un contrat jusqu’à la signature finale prend de 4 à 7 jours en moyenne. Avec une solution logicielle, le cycle peut être réduit à quelques minutes seulement.
- Sécuriser les contrôles et audits: un contrôle et une mise à jour sont effectués régulièrement, vos documents sont protégés par un mot de passe et vous avez la possibilité de paramétrer les fonctionnalités du logiciel en fonction de vos besoins.
- Tracer pour mieux renégocier: la traçabilité des activités permet de se prémunir contre les risques de perte et de sécuriser ses données. L’utilisateur peut consulter l’historique de ses contrats et s’en servir pour renégocier des termes à son renouvellement.
- Améliorer les relations avec les tiers: la collaboration avec les fournisseurs est un atout essentiel dans le processus de contrat. L’entreprise se doit d’établir un climat de confiance mutuelle avec ses intermédiaires, sous-traitants ou fournisseurs. Une bonne gestion des contrats facilite les échanges et diminue les risques de conflits.
- Limiter le papier et le stockage: l’occupation de salles pour archiver des documents appartient au passé. Diminuer l’usage du papier et l’espace de stockage réduit les coûts et l’empreinte écologique. Pensons de manière responsable en limitant les impressions.
Profitez de ces avantages avec notre logiciel de gestion des contrats, Coozy-S4C.
par Jean-Louis Saintes – Consultant
