Dans le monde des affaires, une gestion efficace des achats est cruciale pour rester compétitif et rentable. Choisir le bon système d’information achats (SI Achat) peut sembler un défi stratégique avec une multitude d’options disponibles. Ce guide vous aidera à sélectionner la solution adaptée à votre entreprise.
Comprendre les Besoins de Votre Entreprise
Impliquer les parties prenantes et définir les objectifs
Avant de choisir une solution, rassemblez toutes les parties prenantes :
- Services concernés : Informatique, pour l’intégration des systèmes, approvisionnement pour l’efficacité des processus, et comptabilité.
- Utilisateurs finaux : Employés, approbateurs, services financiers et juridiques.
La collaboration en temps réel est essentielle pour que la solution soit adoptée par tous.
- Identifier les difficultés : Problèmes actuels tels que les inefficacités et les erreurs fréquentes.
- Définir les objectifs à court, moyen et long terme, cette étape vous permettra de créer un cahier des charges précis pour orienter votre choix.
Les Étapes Clés du Processus d’Achat
- Analyse des Besoins
Identifiez ce qui est nécessaire en termes de produits ou services, en quantité et en délai, en vous basant sur les données historiques et les objectifs stratégiques de votre entreprise.
- Planification des projets
Une planification minutieuse permet d’anticiper les besoins futurs et d’éviter les ruptures de stock ou les retards.
- Rédaction des Documents
Rédigez les appels d’offres, cahiers des charges et spécifications techniques avec précision pour faciliter l’évaluation des propositions des fournisseurs.
- Sélection des Fournisseurs
Évaluez les offres selon des critères tels que le prix, la qualité, et les délais de livraison pour garantir le meilleur rapport qualité-prix. Des négociations peuvent affiner les termes du contrat.
- Suivi et Gestion
De la création des demandes d’achat au suivi des livraisons, chaque étape doit être réalisée avec soin. Une gestion automatisée améliorera l’efficacité et préviendra les ruptures de stock.
- Gestion des Factures et Reporting
Automatisez la réception des factures et suivez les budgets en temps réel. Analysez les KPI pour générer des rapports détaillés et améliorer la performance.
Avantages de la Mise en Place d’un SI Achats
- Meilleure Visibilité et Contrôle des Dépenses : Centralisation des informations pour surveiller les budgets et effectuer des analyses en temps réel.
- Précision des Données : Utilisation d’une base de données unique.
- Automatisation des Processus : Amélioration de l’efficacité.
- Meilleure Collaboration : Communication transparente entre les intervenants.
- Mise en Place de Workflows et Alertes : Processus d’achats fluide.
Impact Stratégique et Opérationnel
Le SI Achats optimise les processus grâce à la digitalisation et à l’automatisation, améliorant l’efficacité et facilitant la collaboration. La transformation numérique renforce la capacité de vos équipes à contribuer à des décisions stratégiques pour l’entreprise.
Pourquoi Ordiges ?
Chez Ordiges, nous proposons un système d’information (SI) achats innovant, spécialement conçu pour les organismes soumis à la commande publique.
Nous avons mis au point un outil unique et adaptable qui couvre l’intégralité des étapes de la gestion de la chaîne d’achats. Grâce à cet outil, les utilisateurs peuvent gérer de manière intégrée leurs relations fournisseurs, leurs processus de marches publics et la gestion opérationnelle des achats et des dépenses.
Notre solution se distingue par sa modularité, permettant de sélectionner les fonctionnalités selon les besoins spécifiques et la maturité en matière d’achats de chaque utilisateur.
Notre ambition : rassembler tous les collaborateurs autour d’un processus digital centralisé pour optimiser au maximum vos achats.
Contactez Ordiges pour une implementation de cette solution chez vous.
Conclusion
Choisir la bonne solution de gestion des achats est une décision stratégique impactant l’efficacité et la rentabilité. En tenant compte des besoins de votre entreprise, des fonctionnalités offertes, de la facilité d’utilisation, de la flexibilité, de la sécurité des données, du support et du coût total de possession, vous pourrez faire un choix éclairé et sélectionner la meilleure solution pour votre entreprise.
Pour en savoir plus, écoutez notre podcast dédié au SI Achat
Article rédigé par Loren Sage, chargée de marketing digital et communication
