De nos jours, la gestion des contrats constitue un outil nécessaire pour les entreprises afin de pouvoir tirer profit au maximum des accords si ardûment négociés. En effet, les fournisseurs jouent un rôle de plus en plus important dans votre gestion des achats. Les contrats font plus souvent l’objet de négociations, la conformité et les exigences réglementaires sont également à intégrer. Compte-tenu de cette réalité, l’adoption d’une solution de gestion du cycle de vie des contrats semble inéluctable en appuie de votre solution des achats, Procure-to-pay.
3 avantages de la gestion dématérialisée des contrats
Une solution dématérialisée de gestion des contrats apporte de nombreux avantages. Les organisations dans lesquelles aucune solution n’existe souffrent de perte de temps, de visibilité, … et donc perte de l’argent.
En effet, la gestion des contrats sous format papier, ou encore via fichier Excel montre vite leur limite. Par exemple, manque de visibilité des échéances d’un contrat, aucune règle d’approbation pour indiquer que la commande est conforme aux contrats négociés, …
Outres ces quelques avantages citées, nous pouvons mettre en avant 3 grands avantages de la digitalisation des contrats :
1.La réduction des risques
Gérer ces achats selon les derniers accords négociés améliore la conformité des contrats. La mise en place de processus standardisés réduit les achats sauvages. En effet, sans accès à l’ensemble des données d’un contrat, les risques quels qu’ils soient sont réduits.
En effet, par exemple, une organisation peut réduire les risques de pénalités de 38% grâce à des alertes automatiques sur les échéances de ces contrats.
2. L’optimisation financière
Le service Achats bénéficie d’une meilleure visibilité sur les contrats grâce à un logiciel. De cette manière, l’acheteur peut passer commande au bon moment, pour la bonne quantité, et sur base des prix négociés en amont avec des fournisseurs. Les dépenses incontrôlées sont donc réduites. L’organisation maximise des économies.
3. La productivité et l’efficacité opérationnelle
La mise en place d’une gestion des contrats dématérialisée permet d’obtenir rapidement des données plus précises en temps réel et mieux qualifiées et d’établir ainsi des prévisions plus justes. De plus, un tel système permet de suivre des données importantes telles que les dates d’échéances via des rappels automatisés et paramétrés par les utilisateurs eux-mêmes. En éliminant les processus manuels et en centralisant votre répertoire de documents vous améliorez fortement votre contrôle et votre efficacité.
Négocier un contrat est l’un des éléments qui définit la relation avec vos fournisseurs. Les entreprises ont besoin de s’assurer qu’elles gèrent de manière adéquate ces accords. Utiliser les bons outils pour faire le suivi et contrôler les contrats impactera positivement votre organisation et fera la différence pour à la gestion de vos dépenses et de vos relations avec vos fournisseurs.
4 raisons d’intégrer votre gestion des contrats à votre logiciel Procure-To-Pay
Outre ces trois grands avantages, voici 4 raisons d’intégrer un module de gestion des contrats à votre logiciel des achats :
1. Chaque partie a une visibilité sur vos contrats négociés
Chaque prescripteur peut effectuer une demande d’achats sur base des contrats négociés. La plateforme permet de réaliser une vérification automatique et d’alerter l’acheteur si un contrat permet l’achat de ce type de biens ou services. Si vous ne disposez pas d’une plateforme unifiée, l’acheteur peut effectuer des commandes hors contrats.
2. Les données sont regroupées pour répondre aux conditions et exigences contractuelles
Chaque contrat peut avoir des spécificités et des conditions générales différentes et parfois complexes. L’intégration des ces données dans votre logiciel Procure-to-pay vous permet d’être conforme à 100% au niveau de ces clauses.
3. Une meilleure supervision des événements importants de la vie d’un contrat
Avoir une gestion centralisée de vos contrats vous permet d’avoir une visibilité sur les clauses, sur les dates d’échéance. Cela vous permet également d’avoir accès aux modifications majeures apportées par exemple à un contrat. De plus, votre service juridique peut vérifier en direct si les contrats sont corrects au niveau réglementaire. Et celui-ci peut également créer une bibliothèque de clauses et des modèles pour qu’elles soient intégrées en automatique dans les contrats négociés.
4. L’analyse des données, un vecteur de progrès
Grâce à la digitalisation des données, les informations créées ou collectées sur base des contrats permettant aux structures d’analyser ces données et d’identifier les risques, les besoins d’amélioration dans sa gestion au quotidien des achats.
Par exemple, les acheteurs pourront analyser :
- Le % des achats passés hors contrats
- Le % des commandes non conformes à la demande
- Le % des commandes passées sur tel type de contrat
- Le % des coûts optimisés.
Quelques conseils & astuces pour faciliter votre gestion des contrats
Pour vous aider à choisir votre solution de gestion des contrats, voici quelques conseils :
- Assurez-vous que votre solution est intégrable à votre outil de gestion des achats.
- Vérifiez que vous avez la possibilité d’intégrer des circuits de validation et que vous pouvez « tracker » les utilisateurs du système afin de connaitre exactement qui a signé tel document, qui a acheté sur tel contrats, etc. Il est important que votre solution vous propose un système d’archivages.
- Trouvez le juste équilibre entre « sécurité « et « convivialité ». Si vous souhaitez que votre système soit adoptée par l’ensemble de vos équipes, il est important qu’il soit simple d’utilisation tout en vous assurant une sécurité optimale de vos données
- Adoptez une solution où une partie du processus est automatisée. L’erreur humaine restera toujours un risque, même dans une solution automatisée. C’est pourquoi, nous vous conseillons de vérifier que par exemple les rappels, ou encore les processus d’approbations soient des outils automatisés pour réduire ces risques.
Le module de gestion des contrats d’Ordiges
Le module de gestion des contrats d’Ordiges permet aux services achats de réduire le délai de négociation des contrats et de réaliser des économies de coûts importantes grâce à une meilleure gestion des contrats fournisseurs.
Ordiges permet aux utilisateurs d’automatiser la création des contrats, de simplifier le flux d’approbations et d’autorisations, de centraliser le contenu des contrats, de contrôler les renouvellements à venir, d’établir des rapports et d’analyser les données contractuelles, et d’améliorer la conformité contractuelle globale.
Et bien plus encore… Si vous souhaitez en savoir plus sur ce module, nous vous invitons à effectuer une demande démonstration.
En analysant vos processus actuels, vous trouverez sûrement des zones d’amélioration. La réduction des erreurs, l’amélioration de la visibilité et la mise sous contrôle de vos dépenses sont certains des objectifs à prendre en compte. L’automatisation de vos processus des contrats peuvent vous aider à maximiser l’impact de vos ressources afin d’être plus productif et rentable.
Si vous faites le choix de déployer une solution e-achats avec un module ‘contrats’, n’oubliez pas que la gestion du changement est également importante. Le choix du logiciel est une pièce de ce puzzle.
