La fonction achat ne fait pas exception à la transformation numérique. La digitalisation des processus achats n’est pas encore une réalité pour toutes les structures. Pour autant, un pilotage optimisé de la stratégie achat permet une transparence et une gestion complète du processus achat en toute simplicité. Elle permet effectivement de centraliser et fluidifier les dépenses. Vous gardez ainsi une maîtrise complète du processus achat.
Optimiser ses achats et maîtriser ses dépenses : dans quelle optique ?
Nous le savons, le marché est en perpétuelle évolution. La crise de la Covid-19 ou encore la guerre en Ukraine sont deux exemples typiques d’évènements impactant les achats. Chaque organisation doit s’adapter à ces bouleversements (inflation des prix : énergies, matières premières etc.). Ainsi, les décideurs doivent être en mesure de s’ajuster à chaque instant.
La digitalisation permet justement de d’anticiper plus facilement et de réagir plus sereinement à ce type d’évènements. Effectivement, le Spend Management, c’est à dire la manière de gérer un budget au mieux dans une entreprise pour créer des produits ou des services améliore les prises de décision en les rendant plus simples, plus rapides, plus fiables et plus rationnelles, (pour en savoir plus sur ce concept, découvrez cet article).
La dématérialisation des processus offre une dimension prédictive. Il est ainsi possible de prévoir en amont les achats à venir au sein d’une structure. Cela offre donc une maîtrise évidente des dépenses et permet de dégager de ce fait des économies dans une optique de réduction des coûts. Une bonne maîtrise des achats consiste à déterminer toutes les dépenses de la structure, de les administrer et de les rendre conformes aux règles de l’organisation ou l’entreprise. Une vue d’ensemble permet ainsi un meilleur contrôle et améliore à long terme les décisions prises par les dirigeants.
Les bénéfices en sont nombreux : visibilité 360°, diminution des risques et optimisation des coûts, collaboration entre les services, plus grande productivité, anticipation des imprévus…
De plus, les avantages de la digitalisation ne profitent pas seulement à la fonction achat mais également à tous les services.
Les avantages de la digitalisation pour tous les services
Les avantages de la maitrise des processus achats sont nombreux et ne profitent pas uniquement à la fonction achat dans les organisations. Effectivement, tous les services sont concernés.
Pour la fonction achat, la dématérialisation des processus offre une plus grande visibilité et un suivi évident des fournisseurs grâce à un sourcing stratégique ce qui permet ainsi une amélioration considérable de la relation fournisseur. D’ailleurs, en ce qui concerne la gestion de la relation fournisseur, n’hésitez pas à vous référer à cet article : Achats publics : bien gérer sa relation fournisseur dans une démarche RSE. Nous vous livrons les critères essentiels pour choisir un fournisseur responsable (la digitalisation des processus permet justement de vous guider dans ce choix).
La fonction finance profite également de cette transformation puisque cela permet d’avoir une vision globale et ainsi un suivi en temps réel de toutes les dépenses engagées par l’entreprise. Tout est regroupé au sein d’un même endroit. Par ailleurs le service comptabilité est également concerné puisque cela va lui faciliter la gestion des factures ou bons de commandes par exemple.
Enfin, côté juridique, la transformation numérique des processus permet de garantir une conformité juridique évidente grâce à des clausiers sans cesse mis à jour avec les dernières réglementations en vigueur (lois et jurisprudence).
Ainsi, la maîtrise des achats et des dépenses grâce à la digitalisation est une valeur ajoutée pour tous les services, et permet une meilleure performance pour l’entreprise
Comment maîtriser ses achats et ses dépenses ?
Maîtriser ses achats et ses dépenses nécessite un plan d’action efficace. Des bonnes pratiques sont à adopter par la structure.
La digitalisation des processus achats va de pair avec la mise en place d’un outil de gestion de ces achats et ces dépenses afin de garantir une rapidité de traitement. Un outil de gestion optimise tous les processus relatifs aux achats en garantissant une certaine sécurité juridique.
La mise en place d’un outil digital permet effectivement une centralisation de toutes les données (données liées aux achats mais également aux dépenses engagées) en toute sécurité. Si certaines données sont sensibles, elles seront ainsi protégées. De plus, la dématérialisation des processus permet un travail collaboratif entre les services : en outre, tous les services auront accès à toutes les informations accessibles au sein d’un même logiciel. Cela permet ainsi de faciliter les échanges et également le travail en collaboration avec tous les services.
Par ailleurs, le fait d’avoir un outil digital permet de regrouper et catégoriser toutes les dépenses engagées et d’avoir ainsi une vision globale des coûts, des dépenses et du budget. Cela a donc un véritable intérêt stratégique d’optimisation des coûts.
Enfin, la dématérialisation complète des processus achats grâce à un outil digital complet permet de bénéficier d’analyses et de collectes de données afin de réaliser des tableaux de bords et reportings adaptés aux besoins de l’organisation ou de l’entreprise dans une perspective de mise en place d’une stratégie d’optimisation des achats et des dépenses par les pouvoirs décisionnaires par la suite.
Dès lors, maîtriser ses achats et ses dépenses grâce à la digitalisation des processus est un véritable levier de performance et d’efficacité au sein d’une structure. Chez Ordiges, notre logiciel de dépenses permet justement d’explorer de nouveaux potentiels de croissance en dégageant des ressources financières grâce à un programme de maitrise des coûts. Pour en savoir plus, découvrez notre solution qui propose une dématérialisation complète de la filière achat de la sphère privée comme publique.
Article rédigé par Gabrièle Hournadet, Digital Marketing & Communication Officer
