Ce n’est plus un secret, la dématérialisation est depuis plusieurs années devenue un levier incontournable pour le département achat des administrations publiques belges. Partie intégrante des nouvelles réglementations, comme la facturation électronique obligatoire, la généralisation du digital dans la gestion des marchés publics n’est plus une tendance innovante mais est bien devenue la norme. Les acheteurs publics doivent donc considérer la dématérialisation comme un pilier essentiel des marchés publics, au même titre que les principes fondamentaux que sont la liberté d’accès, l’égalité de traitement et la transparence.
En dehors de son caractère obligatoire, la dématérialisation totale de la gestion des marchés publics a prouvé qu’elle était un véritable atout en termes de gain de temps, d’optimisation des ressources et de transparence.
Cependant, malgré un potentiel évident, pour beaucoup, sauter le pas nécessite la mise en place de moyens conséquents, un temps de réflexion plus long et certains freins subsistent. Alors, quels sont ces freins et/ou potentiels risques qui tiennent encore à l’écart les administrations publiques ? Dans quels cas de figure ces freins se manifestent-ils et comment y remédier ?
C’est dans cet article que nous tenterons d’y répondre.
Une minute… la dématérialisation de la gestion des marchés publics, qu’est-ce que ça implique au juste ?
La dématérialisation des marchés publics, qu’est-ce que c’est ? Imaginez un instant que tout se passe en ligne : vos piles de papiers poussiéreuses sont définitivement rangées au placard et vous réalisez en quelques heures des tâches qui, avant, pouvaient vous prendre plusieurs semaines. Désormais, vous pouvez rédiger votre DCE sur la base de modèles Word, signer vos documents par le biais d’un parapheur « papier », saisir vos données de contrats sur votre profil acheteur ou encore calculer le gain achat sur des tableurs. Finalement, vous pouvez dire adieu à des process chronophages grâce à la dématérialisation qui vous donne accès à une gestion simplifiée plus rapide et efficace.
Des solutions de gestion des marchés publics comme LiaWeb ont été spécialement développées pour accompagner les acheteurs dans chaque étape de la vie du marché public : le recensement, la planification, la rédaction, la publication, les analyses et l’attribution des offres, l’exécution et enfin l’analyse des performances. L’objectif est clair : dématérialiser, centraliser et automatiser pour mieux performer. Ça fait rêver, non ?
Mais au-delà du rêve, cette transition numérique répond à des problématiques bien réelles : réduire la complexité administrative, accélérer les délais de traitement, diminuer les coûts administratifs et – cerise sur le gâteau – renforcer la transparence des procédures. Avec la dématérialisation, il n’est plus question d’égarer des documents, d’oublier une signature ou de manquer à la réglementation, tout est traçable, sécurisé et accessible en quelques clics.
Pourtant, malgré les atouts évidents de la digitalisation des marchés publics, on peut toujours observer une réticence de la part de nombreuses structures publiques belges.
1 | La résistance au changement et le manque d’accompagnement des agents
L’humain et son inconfort face à l’inconnu sont des phénomènes bien connus. La résistance au changement est un obstacle majeur à la digitalisation de la gestion des marchés publics, y compris au sein des administrations publiques. Les équipes achats, habituées à des méthodes traditionnelles, souvent manuelles et sur papier, sont confrontées à l’idée de devoir réapprendre et s’adapter à des outils numériques complexes. Pour beaucoup, cela représente une rupture brutale avec leur zone de confort, suscitant la peur de perdre la maîtrise de leurs tâches. En première ligne de cette résistance se trouvent parfois les directeurs des services qui redoutent des bouleversements trop importants dans leur quotidien et/ou une perte de contrôle dans la gestion globale du département achat.
D’autres peuvent penser que l’outil informatique remplace l’humain, notamment par la suppression de postes. Les agents peuvent se demander si l’automatisation va les rendre obsolètes.
Finalement, la clé pour surmonter ce frein réside dans l’implication des collaborateurs dès les premières étapes du projet de transformation. Il est essentiel d’organiser des séminaires, de proposer des formations, et surtout de communiquer de manière claire sur les bénéfices concrets de la digitalisation. En les impliquant dans la définition des objectifs, on réduit non seulement leur charge de travail, mais on favorise aussi l’émergence d’idées innovantes. Une approche collaborative va permettre de lever les freins psychologiques et de réussir une transition en douceur.
C’est dans cet esprit qu’Ordiges propose un accompagnement personnalisé pour guider les agents de la commande publique tout au long de leur transition numérique. Notre équipe d’IT consulting dédiée aura pour mission principale un suivi constant lors du déploiement de nos solutions. Grâce à cet accompagnement sur mesure, vos équipes sont mieux préparées à adopter ces nouvelles pratiques et à maximiser les bénéfices de la dématérialisation des marchés publics.
2 | Une marge financière trop faible pour investir
La dématérialisation des marchés publics, bien qu’elle promette des économies à long terme, peut représenter un défi financier pour de nombreuses administrations disposant de budgets restreints. En effet, une transformation comme celle-ci peut être perçue comme colossale si l’on considère l’achat de nouveaux équipements et solutions, la formation du personnel, un potentiel recrutement, etc. Ces coûts peuvent sembler trop élevés, surtout pour des structures qui doivent systématiquement justifier l’utilisation de fonds publics.
Un autre enjeu se trouve dans l’évaluation du retour sur investissement (ROI), parfois jugé assez faible comparé aux coûts d’investissement. En réalité, ce cas de figure arrive majoritairement lorsque la dématérialisation du processus achat n’est que partielle. Pour véritablement en apprécier les bénéfices sur le long terme, il est préférable de raisonner sur la base d’un gain global en favorisant une digitalisation optimisée sur l’ensemble des étapes, plutôt que de s’orienter vers des solutions ponctuelles et coûteuses réservées à une ou deux étapes du processus.
Comment ? La clé est de planifier et de hiérarchiser rigoureusement les dépenses tout en choisissant la solution digitale qui correspond réellement aux besoins de l’organisation. Cela passe par une étape essentielle de sourcing, où la consultation des fournisseurs permet de mieux comprendre l’offre disponible. En effet, une bonne connaissance de ses achats permet de rédiger un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) clair, de garantir une mise en concurrence saine et équitable, de simplifier l’analyse des offres, et d’assurer une exécution du marché plus fluide. En résumé, bien acheter, c’est avant tout bien connaître les pratiques de ses fournisseurs.
Finalement, c’est en évitant les surcoûts inutiles que les structures pourront mieux s’orienter, car une méconnaissance des solutions logicielles disponibles pousse parfois certaines d’entre elles à investir dans des outils coûteux et inadaptés à leurs besoins.
3 | Difficultés à l’adoption de nouveaux outils : idées reçues ou difficulté réelle ?
Certaines administrations publiques peuvent rencontrer des difficultés en raison d’un manque de personnel qualifié pour maîtriser les outils de dématérialisation. L’absence de compétences numériques devient souvent un obstacle majeur à l’adoption des solutions digitales, surtout en l’absence de formations adéquates, ce qui peut rendre les équipes vulnérables.
C’est dans ce contexte que les programmes de formation continue prennent toute leur importance dans la stratégie de la direction des achats. De plus, choisir une solution intuitive et facile à utiliser, qui ne demande pas de compétences techniques avancées, permet d’accélérer la prise en main des outils tout en réduisant les coûts liés à la formation et au support technique.
4 | Méfiance concernant la cybersécurité
La sécurité des données dans la gestion des marchés publics est un autre frein fréquemment évoqué, car elle peut devenir une source d’inquiétude majeure si elle n’est pas bien gérée. Depuis plusieurs années, les cyberattaques représentent une menace majeure, pouvant compromettre les systèmes et permettre l’accès à des données confidentielles sensibles (données financières, accords de confidentialité, coordonnées des fournisseurs, etc.). À cela s’ajoutent les fuites de données, causées le plus souvent par des erreurs humaines, exposant les marchés publics à de réels risques et/ou sanctions.
C’est dans ce cas précis que le choix d’une solution digitale pour gérer ses marchés publics de façon sécurisée et transparente devient une priorité. Une solution en SaaS offre des garanties de sécurité solides, notamment grâce à l’utilisation de datacenters certifiés qui assurent une protection optimale des données sensibles.
Avec cette approche, la gestion de la maintenance, les mises à jour, ainsi que la capacité de stockage et la bande passante sont externalisées à un hébergeur spécialisé. Vous bénéficiez ainsi de son infrastructure et de sa politique de sécurité, incluant la gestion de la consommation énergétique des serveurs et baies de stockage.
Cette solution garantit également un logiciel toujours à jour, avec des mises à jour réglementaires en temps réel. De plus, les interventions techniques sont facilitées par :
- Une prise en main immédiate de l’environnement,
- Des correctifs livrés plus rapidement.
Pour en savoir plus sur les enjeux de la sécurité des données et les solutions adaptées, découvrez cet article entièrement dédié ici
5 | La crainte de manquer à la conformité réglementaire
Les administrations sont confrontées à des réglementations complexes et en constante évolution, ce qui peut rendre la transition vers une gestion numérique intimidante. Elles redoutent de ne pas respecter correctement les exigences légales, que ce soit en matière de protection des données, de traçabilité des processus ou de transparence des procédures. La peur des sanctions, des litiges ou des erreurs administratives lors de l’utilisation de solutions numériques renforce cette hésitation. C’est un fait : toute erreur dans la gestion dématérialisée d’un marché public peut avoir de lourdes conséquences, allant d’amendes à la mise en cause de la validité d’un marché.
En intégrant des clausiers juridiques complets et régulièrement entretenus par le cabinet d’avocats Equal Partners, référent dans le domaine des marchés publics, le logiciel LiaWeb aident les administrations à se sécuriser face à ces risques.
Points essentiels à retenir
- En Belgique, la dématérialisation des marchés publics représente un enjeu majeur pour les administrations publiques, offrant des avantages en termes de gain de temps, de réduction des coûts et de transparence. Elle permet également une centralisation des données nécessaires à la mise en place de vos stratégies achat.
- Plusieurs freins ralentissent encore son adoption : la résistance au changement, le manque de compétences numériques, les contraintes budgétaires et la crainte de la non-conformité réglementaire ou des cyberattaques.
- Des solutions existent pour accompagner cette transition : formation continue, accompagnement personnalisé, choix de solutions digitales de gestion intuitives et sécurisées, et une planification rigoureuse pour optimiser les investissements.
Article rédigé par Imane N’goumbi, chargée de marketing digital et communication
