Avec la digitalisation, les anciennes méthodes de travail se rajeunissent pour laisser place à une nouvelle ère : l’ère du travail collaboratif.
Le travail collaboratif devient un réel atout dans la gestion et le suivi de projet en mettant l’accent sur l’importance de la collaboration ainsi que de la communication.
Ainsi, en combinant les compétences, les savoir-faire, les expériences utilisateurs à cette nouvelle méthode de travail collaboratif, les organismes vise l’optimisation de leur mode de fonctionnement.
Qu’est-ce que le travail collaboratif ?
Au sens littéral du terme, le travail collaboratif est « un mode de travail non hiérarchisé dans lequel des personnes mettent en commun leur créativité et leurs compétences afin d’atteindre un objectif commun ».
Ainsi cette méthode de travail favorise la communication, les échanges et le partage des connaissances comme des informations entre les individus d’une même structure. Les rapports deviennent alors horizontaux et la responsabilité est collective.
Dans le cadre de ce travail collaboratif, des plateformes voient le jour pour appuyer cette démarche.
Elles correspondent à un espace de travail virtuel qui centralise un certains nombres d’outils, d’applications ou encore d’informations liés à la conduite de projets. Cette plateforme collaborative permet à l’ensemble des collaborateurs d’une même organisation de partager des documents composant différents projets. Les plateformes viennent appuyer la définition même du travail collaboratif en facilitant la communication entre les collaborateurs, et les échanges par les suivis de plannings ; la mise à jour des données ou encore l’identification des intervenants…
Quels sont les avantages du travail collaboratif ?
Selon la définition précédemment citée, dans son ensemble le travail collaboratif semble une méthode simple et efficace, mais quels sont les réels avantages & atouts d’une telle méthode ?
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Gain de temps
Le premier avantage visible du travail collaboratif est le gain de temps grâce à la centralisation des données sur une plateforme dédiée. Tout devient dès lors accessible en quelques clics.
Finit les tableurs Excel, les comptes rendus de réunions, un nouvel espace-temps se crée pour la prise de décision et la résolution des problématiques.
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Meilleur flexibilité & réactivité
La collaboration des équipes permet d’accroitre considérablement la réactivité mais également d’insérer une certaine souplesse dans l’organisation lors d’imprévus au sein même des projets. L’outil de centralisation des données permet de tenir informer les différents collaborateurs utilisateurs sur l’état d’avancement d’un projet et ainsi mieux rebondir dessus.
De plus, la flexibilité géographique grâce aux avancées digitales permet aux collaborateurs de travailler de n’importe quel endroit tout en étant intégré au processus de collaboration ; mais également de concilier vie privée et familiale. Ce qui représente un réel atout pour le bien-être au travail et par conséquent sur la motivation et la productivité des collaborateurs.
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Développement d’une intelligence collective
Le travail collaboratif basé sur une culture du Lean Management, permet aux équipes de proposer de nouvelles idées en les partageant avec le reste des équipes. Une nouvelle forme de communication s’installe, génératrice de création de richesses. Elle va alors permettre le développement et le partage des connaissances, la coopération et la capacité à modifier les modes de fonctionnement pour ainsi créer une plus forte transversalité et une implication de l’ensemble des équipes.
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Augmentation de la productivité
Le travail collaboratif implique l’implémentation de nouveaux outils comme une plateforme professionnelle, réseaux sociaux d’entreprise, visioconférences… qui permettent à l’ensemble des collaborateurs d’accroitre leur productivité. En effet, grâce à ces outils, les échanges sont simplifiés, les documents sont traçables et visibles plus facilement par tous, permettant ainsi de gagner du temps et, d’être plus efficace tout en optimisant la qualité du travail rendu.
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Réduction des emailings
Investir dans une plateforme collaborative réduit considérablement le nombre d’emails échangés en interne d’une entreprise, et par conséquent réduit les problèmes de suivi ou recherche de fichier. Une plateforme centralise et conserve l’ensemble des commentaires, fichiers, remontées incidents, propositions d’améliorations pour garantir un suivi de projets des plus optimal tout en réduisant des recherches d’emails fastidieuses et stressantes.
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Transparence des projets
Parce que la centralisation des données d’une plateforme permet de rendre visibles les dernières mises à jour, les collaborateurs peuvent ainsi avoir une vue sur l’état de chaque projet à tout moment. Cette transparence de l’information garantit une responsabilisation des équipes, un travail plus fluide et adaptable aux différents aléas ou erreurs.
Pourquoi choisir le travail collaboratif au sein de sa structure ?
Dans un environnement où les processus métiers se complexifient et où les outils informatiques se développent régulièrement, l’utilisation d’une plateforme collaborative représentent un réel atout pour les organisations pour répondre aux défis de performance, d’efficacité, de productivité et d’économies budgétaires.
Pourquoi ? Parce que les plateformes collaboratives permettent d’avoir une vision globale sur le suivi des projets, de réduire le temps entre les différentes étapes d’un projet.
De plus, dans le cadre du recentrage massif des entreprises sur des valeurs centrées sur l’éthique ou sociétale, le travail collaboratif favorise l’esprit d’équipe et l’intra-collaboration.
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Sources : Votre IT Facile, Wimi, Axess solutions formation, Wrike
Rédigé par Claire Collin, Marketing & Communication Officer
