Contrôle budgétaire, planification et organisation des tâches, réduction des coûts, amélioration des flux de trésorerie… autant d’éléments communs entre les départements achats et comptables. En effet, avec l’évolution des pratiques, les directeurs achats et directeurs financiers se voient obliger de travailler de plus en plus ensemble, dans le bien d’une stratégie commune à l’entreprise.
Mais comment faciliter la collaboration et le partage d’information entre les services achats & financiers, afin d’accroitre la performance d’une organisation?
Qu’est-ce qu’un alignement stratégique d’un système d’information ?
L’alignement stratégique consiste à faire cohabiter la stratégie d’un système d’information sur la ou les stratégies métiers d’une entreprise, telles que celles des services achats & comptables. Cette démarche vise à optimiser l’usage du système d’information lui-même, pour devenir un atout majeur pour l’entreprise utilisatrice.
Toutefois un alignement doit prendre en compte deux conditions préalables :
- La compréhension et l’intégration de la stratégie de l’entreprise par le fonctionnement du système d’information dans sa globalité
- La prise en compte des contraintes et opportunités informatique dans la stratégie de l’entreprise
Une fois adopté, ce système d’information devient un actif de l’entreprise partagé par plusieurs services de manière transverse à l’entreprise.
Cependant, avant l’implémentation d’une tel système, plusieurs étapes subsident dans le cadre d’un plan de gestion de changement :
- Instauration d’un dialogue entre les différents acteurs
- Définir la stratégie et le rôle du système d’information
- Nouer des alliances
- Améliorer le rayonnement
- Organiser les projets par priorité
L’objectif est de communiquer librement et directement avec les services concernés, et également de mettre en lumière également les objectifs communs ainsi que les retours sur investissement pour l’entreprise elle-même.
Les avantages d’une synchronisation entre les processus achats et les processus comptables
Aujourd’hui, les entreprises font face à un environnement où tout doit aller plus vite, pour répondre dans les plus brefs délais à la demande. Sans l’accroissement de la masse salariale , l’efficacité des processus devient alors le levier à activer pour atteindre les objectifs fixés. Grâce à l’unification et la rationalisation des processus, il est possible d’accélérer l’ensemble de la chaîne achat, de la demande d’achats jusqu’à la facturation en passant par la commande et réception.
La synchronisation des processus achats et comptables révèle dès lors de nombreux avantages :
- Réduction des anomalies
- Amélioration de la conformité contractuelle
- Optimisation du contrôle budgétaire
- Gains de temps
- Fluidification des échanges
- Regroupement des informations
- Saisies automatisées
- Contrôle entre les deux services
- Connexion entre différents services, sites…
La synchronisation des processus achat et comptable garantit ainsi une vision simplifiée et optimisée sur l’ensemble des dépenses. De plus, l’automatisation des tâches au sein du système d’information va permettre une réduction du nombre d’étapes durant le cycle d’achat, permettant aux collaborateurs de se consacrer à des tâches à plus fortes valeur ajoutée.
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La solution Ask&Go basée sur 4 piliers : le portail des demandes, l’espace acheteurs, la finance et la relation fournisseur, vise à assurer la légitimité de chaque dépense engagée dans les départements.
Les plus de la solution Ask&Go :
- Planification des achats
- Génération des demandes selon règles pré-définies
- Workflow d’approbation
- Matching commande et réception
- Génération automatisée des écritures comptables
- Intégration budgétaire multiaxe avec contrôle a priori
- Mise à jour budgétaire en temps réel
- Facturation électronique
En effet, Ask&Go permet d’explorer de nouveaux potentiels de croissance en dégageant des ressources financières par un programme de réduction des coûts, sans impacter la capacité de l’organisation à bien fonctionner.
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