Dans une société en perpétuel changement où la technologie d’aujourd’hui n’est pas celle de demain, il est indispensable pour les organisations de s’adapter à leurs environnements et d’autant plus après la crise provoquée par le COVID-19. Cette crise rappelle l’importance de la digitalisation, afin de permettre aux entreprises de poursuivre leurs activités efficacement. En effet, 90% des documents originaux sont produits électroniquement et 80% de la communication passe par les canaux digitaux dans le monde.
Aujourd’hui, l’archivage électronique est une obligation, non seulement par les lois européennes et belges, mais également, car les organismes doivent pouvoir obtenir des alternatives électroniques offrant la même sécurité juridique que les équivalents papiers. Au-delà de la loi, les avantages sont multiples, et permettent de pallier les contraintes rencontrées.
Une loi numérique belge et européenne
Un premier règlement européen « eIDAS » (910/2014) a vu le jour en 2014 afin de donner un cadre juridique pour ces différents services dits de « confiance », c’est-à-dire les services proposant la signature, l’horodatage et le recommandé électronique. Pour rappel, un service d’archivage électronique est un « service de confiance qui consiste en la conservation de données électroniques ou la numérisation de documents papiers, et qui est fourni par un prestataire de services de confiance au sens du règlement eIDAS ou qui est exploité pour son propre compte par un organisme du secteur public ou une personne physique ou morale. » (art. I.18, 17° du CDE).
L’objectif de cette législation permet de donner les outils juridiques aux organisations pour qu’elles mènent à bien leur transformation digitale, mais dans un deuxième temps, il s’agit de soutenir l’économie pour, et par le numérique. Ainsi, le texte propose d’authentifier et d’assurer l’intégrité des documents numériques. Ce règlement n’est pas complet concernant la conservation des données et des documents.
C’est pourquoi, la Belgique a complété ce règlement grâce à la loi du 21 juillet 2016 autrement appelé le Digital Act, en prévoyant un cadre juridique général pour l’archivage électronique. Cette loi permet deux avancées importantes : la préservation des documents numériques, et la numérisation des documents papier. Cela permet, ainsi, qu’un document ne peut plus être récusé de par sa nature électronique. Dans un autre temps, les services de confiance doivent répondre à plusieurs garanties : standard, avancé, qualifié.
De plus, la loi distingue deux types d’archivages électroniques : un archivage réalisé par une prestation de service et un archivage réalisé en « interne », soit une personne physique ou morale qui exploite pour son propre compte un service d’archivage électronique. Effectivement, cette deuxième option permet de diminuer le coût de l’audit puisque cela n’inclura pas toutes les exigences demandées.
Economique, écologique, sécurisation… des avantages multiples
La loi permet d’encadrer les services de confiance, et appuyer les avantages non négligeables de l’archivage électronique. Effectivement, ceux-ci sont multiples.
Tout d’abord, cela permet d’obtenir un gain de place. En effet, par exemple un disque SSD de 1 téraoctet peut contenir l’équivalent d’une salle d’archives de 43 000 mètres carrés. Cela va forcément de pair avec un gain de temps. Grâce au temps économisé à la recherche, au tri ou la destruction des documents qui n’existent quasiment plus via la dématérialisation.
D’autre part, cela facilite le partage d’informations. Les données sont partagées par et pour tout le monde. Elles sont ainsi accessibles depuis n’importe où. De plus, grâce à ce partage, cela incite les collaborateurs d’une organisation à travailler sur les mêmes documents et favorise le travail collaboratif.
De manière plus générale, l’archivage de ces documents est plus écologique : réduction de l’empreinte carbone car moins d’impression des feuilles de papier. Mais, c’est également économique et réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, et des documents.
La transformation de l’information est simplifiée, sécurisée et rend efficace la gestion des données sans en altérer l’intégrité. En effet, conserver les documents de manière plus sécuritaire permet un contrôle et une transparence des informations. Cela va plus loin, grâce à la sécurisation des échanges entre les clients et l’entreprise, via la signature électronique par exemple.
Des contraintes à prendre en compte pour mettre en place un archivage électronique efficace.
Afin de mettre en place un archivage électronique efficace et de manière plus générale, une dématérialisation sans risque, il est important de prendre en compte des outils pour contrer les virus, et les cyberattaques qui sont de plus en plus présentes. Effectivement, la perte des données peut s’avérer être un vrai manque à gagner pour les entreprises, sans compter le coût d’un prestataire externe pour potentiellement récupérer les données perdues.
Nous vous invitons à lire notre article : Pourquoi mettre l’accent sur la cybersécurité en 2021 ? pour en savoir plus.
Cela influe également, sur les organisations via le développement de nouvelles compétences afin d’accompagner, former et encadrer les collaborateurs sur cette nouvelle méthode d’archivage.
Pour mener à bien l’archivage électronique, il est indispensable de mettre en place une solution de gestion électronique des documents (GED), afin de conserver sur le long terme tous les documents nécessaires, et pouvoir les retrouver sans aucun problème.
Enfin, la sécurisation des données est l’enjeu le plus important dans l’archivage électronique. C’est pourquoi, un système d’archivage électronique probant, est nécessaire afin de garantir la sécurité et l’intégrité de vos documents.
L’archivage électronique reste un enjeu de taille pour les organisations, car bien que sa mise en place soit complexe, cela reste indispensable afin d’être plus pérenne et efficace dans le temps.
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Article rédigé par Noëmie Schmitt, Marketing & Communication Officer
Sources : digitalwallonia.be, vbo-fed.be, economie.fgov.be, reisswolf.fr, lemanueldelentreprise.com
