Ces dernières années, force est de constater que la digitalisation est un phénomène grandissant dans l’environnement qui nous entoure. Les marchés publics sont part de cette évolution numérique. En effet, la législation européenne et belge a évolué de telle manière que les règles en vigueur imposent de plus en plus la dématérialisation et la digitalisation des marchés publics.
Ordiges tient compte de ces changements et fait alors évoluer constamment le logiciel LiaWeb, dédié à la gestion dématérialisée et digitalisée des marchés publics. Son succès a également amené au développement de la solution OfLex, pour la gestion des marchés publics de faible montant.
De quelle manière LiaWeb et OfLex répondent à cette tendance du 100% digital ?
Le « tout électronique »
La publication électronique
Il existe une obligation de publication électronique dans le chef des pouvoirs adjudicateurs, tout comme les soumissionnaires remettent, dans la majorité des cas, leur offres électroniquement.
L’article 64 de la loi relative aux marchés publics précise que le pouvoir adjudicateur offre, par moyen électronique, un accès gratuit, sans restriction, complet et direct aux documents du marché à partir de la date de publication d’un avis de marché.
De ce fait, LiaWeb permet dans un premier temps de créer l’avis de marché ainsi que de le visualiser directement depuis l’application. Une fois celui-ci validé, l’avis est envoyé et publié sur la plateforme eNotification.
La facturation électronique
La directive européenne 2014/55/UE relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics, transposé en droit belge par la loi du 7 avril 2019, prévoit l’obligation pour les pouvoir adjudicateurs de recevoir et de traiter les factures électroniques qui répondent à la norme européenne.
Le cahier des charges standard généré par LiaWeb a été adapté par l’ajout d’une clause explicative concernant la facturation électronique et comment celle-ci est gérée dans le cadre des marchés publics.
La signature électronique
L’authentification d’un document par le biais de l’apposition d’une signature électronique s’inscrit totalement dans le cadre de la dématérialisation et de la digitalisation. L’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite (Règlement (UE) 910/2014 du 23 juillet 2014 du Parlement européen et du Conseil sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE).
Pour faire face à ces nouvelles réglementations, LiaWeb est intégré avec plusieurs Parapheurs électroniques. Ainsi, il est possible d’envoyer un document depuis l’espace de stockage des documents (GED) de LiaWeb vers le parapheur où la signature sera apposée. Enfin, le document signé sera renvoyé vers la GED (Gestion Electronique des Documents).
Un stockage sécurisé des données et des documents
La digitalisation et la dématérialisation consistent également à pouvoir stocker ses données et documents de marché dans un seul et unique espace d’archivage et ce, en toute sécurité et conformément aux règles en vigueur.
Premièrement, LiaWeb protège les données de ses clients en s’adaptant à la politique IT de l’organisation et en étant agile sur l’hébergement, les droits d’accès, de partage, les modèles d’identification, les rôles d’utilisateurs, etc. Une gestion particulièrement fine de ses aspects permet de proposer un environnement sur mesure adapté à la volonté du client.
Ensuite, tout document généré par LiaWeb est automatiquement stocké dans notre GED, où l’accès à l’information est soumis aux droits et autorisations mis en place dans l’organisme. De cette manière, toutes les données d’un marché sont accessibles et consultable dans ce seul et même logiciel.
Une gestion 100% digitale des marchés publics de faible montant
Les marchés de faible montant sont soumis à une procédure beaucoup moins stricte que celle de la passation d’un autre marché.
Faisant écho à cette procédure très souple, Ordiges a développé un logiciel de gestion simplifiée des marchés de faible montant, OfLex. Ce dernier permet une passation 100% digitale des marchés de moins de 30.000€. Tous les documents, tels que la demande de prix ou encore le cahier des charges, peuvent être générés sur base de données pré-encodée. Ces documents sont ensuite automatiquement stockés dans une GED.
Enfin, un système d’emailing est mis en place depuis l’application vers les entreprises concernées et ce, à tous les stades de la procédure (passation, négociation et attribution).
La digitalisation fait aujourd’hui partie de notre environnement de travail, son importance est croissante : elle devient indispensable. Elle permet aux organisations de bénéficier de nombreux avantages tels que le gain de temps, la sécurité des données, le gain d’efficacité. C’est en s’accompagnant de solutions digitales, permettant de s’inscrire dans un réel processus de transformation numérique, que ces avantages deviennent visibles au sein d’un organisme.
Ordiges propose de vous faire bénéficier de son expertise pour vous accompagner dans votre transformation digitale. Intéressés ? Vous pouvez prendre contact avec l’un de nos spécialistes en digitalisation des marchés publics, télécharger une brochure LiaWeb ou encore demander une démonstration personnalisée d’OfLex.
Rédigé par Camille Schiffeleers, consultante LiaWeb
