Dat digitalisering een steeds groeiende invloed kent in onze werkomgeving valt niet te ontkennen. Ook overheidsopdrachten volgen deze digitale evolutie. De Europese en Belgische wetgeving zijn zelfs zodanig geëvolueerd dat geldende regels steeds vaker een dematerialisatie en digitalisatie van overheidsopdrachten vereisen.
Ordiges houdt de vinger aan de pols door haar softwareoplossingen steeds up-to-date te houden met deze ontwikkelingen. In dit artikel lichten we dit verder toe met LiaWeb, onze softwareoplossing voor een volledig elektronisch beheer van overheidsopdrachten, en met OfLex, een webtool die Ordiges als gevolg van het succes van LiaWeb specifiek heeft ontwikkeld voor opdrachten van beperkte waarde.
Hoe passen LiaWeb en OfLex binnen de digitale trend?
“Volledig elektronisch”
Elektronische publicatie
Aanbestedende diensten zijn sinds kort verplicht hun opdrachten elektronisch te publiceren. Ook inschrijvers volgen deze beweging want de meerderheid dienen hun offertes al online in.
Artikel 64 van de wet inzake overheidsopdrachten bepaalt dat aanbesteders met elektronische middelen kosteloze, vrije, volledige en rechtstreekse toegang tot opdrachtdocumenten moeten bieden, vanaf de datum van bekendmaking van de aankondiging van een opdracht”.
LiaWeb laat toe om aankondigingen van opdrachten voor te bereiden, aan te maken en te previsualiseren. Zodra een aankondiging wordt goedgekeurd, kan ze automatisch worden verzonden naar het e-Notification-platform om daar te worden gepubliceerd.
Elektronische facturatie
De Europese richtlijn 2014/55/EU inzake elektronische facturatie bij overheidsopdrachten, omgezet in het Belgisch recht door de wet van 7 april 2019, stelt dat aanbesteders verplicht zijn om – indien ze zijn opgesteld volgens de Europese norm – elektronische facturen te aanvaarden en te verwerken.
Het modelbestek binnen LiaWeb bevat voortaan een verklarende clausule wat betreft elektronische facturatie en de wijze waarop deze in het kader van overheidsopdrachten wordt toegepast.
Elektronische handtekening
Binnen de evolutie naar dematerialisatie en digitalisatie past ook het authenticeren van documenten via een elektronische handtekening. De rechtsgevolgen van een gekwalificeerde elektronische handtekening zijn gelijkwaardig aan die van een handgeschreven handtekening (Verordening 910/2014 van 23 juli 2014 van het Europees Parlement en de Raad betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG).
LiaWeb voldoet aan deze nieuwe regelgeving dankzij verschillende geïntegreerde e-Signing-tools. Vanuit de module voor elektronisch documentenbeheer (EDB) in LiaWeb worden de documenten verstuurd naar de gekozen ondertekeningstool. Eenmaal de elektronische handtekening geplaatst is, haalt het EDB-systeem de ondertekende versie weer op in LiaWeb.
Veilige opslag van gegevens en documenten
Digitalisering en dematerialisering impliceert ook het beveiligd opslaan van alle opdrachtgegevens en -documenten, dit conform geldende voorschriften en liefst in een gecentraliseerde elektronische archiveringsruimte.
De gegevens van LiaWeb-klanten worden beschermd door enerzijds de aanpassing aan het IT-beleid van de klant, en anderzijds de flexibiliteit van de softwareoplossing op het gebied van hosting, toegangsrechten en machtigingen, aanmeldopties, gebruikersrollen, enzovoort. Een fijnmazig beheer zorgt voor een gebruiksvriendelijke omgeving op maat van de klant.
Alle documenten die worden aangemaakt in of geïmporteerd naar LiaWeb worden automatisch opgeslagen op 1 en dezelfde locatie: het geïntegreerde EDB-systeem. De toegang tot dit systeem is afhankelijk van rechten en machtigingen die de klant zelf kan instellen in functie van het type gebruiker.
Een volledig digitaal beheer van overheidsopdrachten voor beperkte waarde
Voor overheidsopdrachten met een geraamde waarde lager dan 30.000 EUR zbtw geldt een minder strenge procedure dan voor het plaatsen van andere opdrachten.
Ordiges speelt hierop in en ontwikkelde specifiek voor deze flexibelere procedure de software OfLex, voor een volledig digitale gunning van opdrachten van beperkte waarde. Alle documenten zoals de offerteaanvraag of een mini-bestek kunnen worden aangemaakt op basis van templates en met vooraf ingevulde gegevens waar wenselijk. Ook deze documenten worden opgeslagen in de module voor elektronisch documentenbeheer.
OfLex biedt eveneens de mogelijkheid om, rechtstreeks vanuit de toepassing, e-mails uit te sturen naar de betrokken ondernemingen. Dit zowel bij de plaatsing, onderhandeling en gunning van de opdracht.
Digitalisering is niet meer weg te denken uit onze werkomgeving en het belang ervan neemt alsmaar toe. Niet alleen zorgt dit voor tijdswinst, maar ook voor beter beveiligde data en een hogere efficiëntie. Digitale oplossingen bieden dus tal van reële voordelen voor een onderneming.
Ordiges begeleidt u met de nodige expertise bij het opstarten of verder ontwikkelen van uw digitale transformatie. Wil u meer weten of hebt u interesse in onze oplossingen? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met een van onze specialisten op het gebied van digitalisering van overheidsopdrachten. U kan ook steeds onze LiaWeb-brochure downloaden of zelfs een gepersonaliseerde demo van OfLex aanvragen.
Door Camille Schiffeleers, LiaWeb-consultant
