Ask&Go Overheid
Ask&Go Overheid: procurement en aankoop – Specifieke oplossing voor de publieke sector
Ordiges biedt als eerste een public procurement-oplossing aan die zowel beheer van overheidsopdrachten als spend management omvat. Ask&Go Overheid verenigt alle expertise uit de domeinen voor e-procurement en voor aankopen, om zo uw purchase-to-pay-proces te optimaliseren in alle juridische conformiteit.
Toegankelijk en geoptimaliseerd digitaal beheer van al uw aankoopprocedures. .
Ontdek onze oplossing
Onze geïntegreerde add-ons
Identificeer, volg en beoordeel uw leveranciers om de kwaliteit te waarborgen van de geleverde diensten aan uw onderneming
BUDGETBEHEER
Anticipeer, volg, vergelijk en analyseer uw budgetten in functie van aankoopprojecten en reële uitgaven
CONTRACTENBEHEER
Wees proactief in het beheer, de uitvoering en de opvolging van uw contracten, en dit in volledige overeenstemming met de geldende regelgeving
SOURCING
Optimaliseer uw kennis van het concurrentiële landschap en vind snel de beste verhoudingen inzake prijs-kwaliteit. Volg uw RFI’s, RFP’s & RFQ’s op de voet
STOCKBEHEER
Beheer uw voorraden per magazijn en ontvang voorstellen tot herbevoorrading/p>
RAPPORTERING
Creër en personaliseer uw rapporten dankzij onze tool voor Spend Intelligence
Aanvragenportaal
Beheer vlot alle aankoopaanvragen
- Vormgegeven als interne e-commerce-website
- Raadplegen van interne en externe catalogi (webcatalogi, OCI, punch out)
- Semantische motor voor multicriteria-opzoekingen
- Classificatiesysteem volgens de CPV-verordening of eigen nomenclatuur
- Aanvragen op catalogi, contracten en stock
- Overzicht van de stock
- Behandelen/Groeperen van de afzonderlijke aankoopaanvragen
- Aanmaken van de uiteindelijke aankoopaanvragen
- Traceerbaarheid en historiek van aanvragen
- Budgettaire en boekhoudkundige controles
Behoeftebepaling
Stel aankoopprogramma’s op conform geldende reglementering
- Indienen van de behoeften door de operationele diensten in jaar N-1
- Opstellen van een aankoopprogramma met prioriteiten en keuze van procedures
- Initialiseren van een projectinitiatief ter goedkeuring door de financiële en aankoopafdeling
- Aanmaken van een simulatie van de berekening van de drempelbedragen op basis van nomenclatuurcodes
Offerte-aanvragen en Analyse
Bereid opdrachten voor en plaats ze volgens de wettelijke voorschriften
- Plaatsen van de opdracht conform de projectbenadering
- Opstellen van de elementen voor het plaatsen van de opdracht (bestek, samenvattende opmeting, inventaris, brieven, rapporten, …)
- Elektronisch publiceren van de opdracht
- Preview van elektronische publicaties
- Personaliseerbare analysefase van de offertes (selectiecriteria)
Gunning van opdrachten
Dematerialiseer en automatiseer de keuze van opdrachtnemers
- Gunningsregels conform de plaatsingsprocedure
- Verzenden van de brieven inzake de gunning
- Aanmaken van het gunningsverslag
- Aanmaken van het contract met de opdrachtnemer
- Overzicht van de opdrachtgegevens
Beheer van bestellingen
Creëer bestellingen overeenkomstig uw budgetten en boekhouding
- Gedeelde werkzone voor het behandelen van aankoopmappen
- Aanmaken van een bestelling op basis van meerdere aanvragen
- Linken aan de betrokken aanvragen en overheidsopdrachten
- Voorinvulling van gegevens op basis van artificiële intelligentie
- Goedkeuringscircuits voor bestellingen
- Aftoetsing aan budgetten en vastleggingen
- Opvolgen en aanmanen van leveranciers
Beheer van ontvangsten
Controleer ontvangen aankopen en ga na of ze conform uw bestellingen zijn
- 3 ontvangstniveaus: fysiek, kwalitatief en kwantitatief
- Gedeeltelijke en volledige ontvangst
- Linken aan overeenkomstige bestellingen en facturen
- Beheer van meerdere magazijnen
- Behandeling van retourzendingen
- Stock-in / Stock-out
E-invoicing-platform
Automatiseer het beheer van uw facturen, van ontvangst tot boeking
- Automatische link met bestelling, ontvangst en contract
- Importeren van elektronische facturen
- Detaillijnen vanuit ontvangsten of bestellingen
- Beheer van betalingen en partiële betalingen
- Aanmaken en opvolgen van geschillen
- Archiveren van digitale facturen
