Verschillende sectoren worden zwaar getroffen door een tekort aan grondstoffen, met hogere prijzen en langere leveringstermijnen tot gevolg. Welke juridische oplossingen zijn er voor overheidsaankopers die geconfronteerd worden met stijgende prijzen?
Het K.B. over lopende opdrachten
Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 bepaalt de algemene regels voor de uitvoering van overheidsopdrachten.
Ten eerste moet de opdrachtnemer die de prijs tijdens uitvoeringsfase wenst te herzien, aantonen dat deze herziening noodzakelijk is ten gevolge van omstandigheden die hij redelijkerwijs niet kon voorzien toen hij zijn offerte indiende en dus ook niet had kunnen vermijden.
Hoewel de huidige tekorten en prijsstijgingen gedeeltelijk samenhangen met de aanhoudende COVID-crisis, hebben deze ook te maken met andere, recentere factoren: de oorlog in Oekraïne, de globale economische heropstart…
De voorwaarde van onvoorspelbaarheid is daarmee bewezen. De opdrachtnemer kan echter niet rechtstreeks een herziening van de overeenkomst vragen. Hij is immers verplicht te bewijzen dat hij zich heeft ingespannen om een andere oplossing te vinden (bijvoorbeeld door alternatieve materialen voor te stellen).
Als hij de onvermijdelijkheid van de situatie bewijst en geen tussenoplossing vindt, voorziet de regelgeving 3 soorten herziening:
- Verlenging van uitvoeringstermijnen
- Financiële herziening
- Opzegging van de opdracht
Herziening van een overheidsopdracht, opgelet voor uitzonderingen
Een prijsherziening is slechts mogelijk indien de opdrachtnemer bewijst dat hij een zeer aanzienlijk verlies heeft geleden
Voor opdrachten voor werken of diensten moet het verlies ten minste 2,5% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde bedragen. Hierop bestaan uitzonderingen indien de gunningscriteria uitsluitend gebaseerd waren op de prijs of op de beste kwaliteit/prijs.
In geval van leveringen of diensten bedraagt het verlies ten minste 15% van de oorspronkelijke opdracht.
Wat zijn de formaliteiten en termijnen voor de herziening van een opdracht?
Overeenkomstig artikel 38/14 K.B. moet de opdrachtnemer de aanbestedende dienst schriftelijk informeren over de feiten of omstandigheden waarop hij zich beroept binnen 30 dagen nadat deze zich hebben voorgedaan of nadat hij daarvan normaliter kennis had moeten nemen.
Bovendien moet hij de invloed van deze omstandigheden op het verloop en de kosten van de opdracht toelichten, overeenkomstig artikel 38/15 K.B.
Een verlenging van de uitvoeringstermijn kan echter onmiddellijk worden aangevraagd, maar aangezien de situatie evolueert, zijn de precieze financiële gevolgen van prijsverhogingen pas aan het einde van de opdracht bekend. Daarom bepaalt artikel 38/16 K.B. dat de opdrachtnemer tot 90 dagen na de betekening van het proces-verbaal van voorlopige oplevering de tijd heeft om een verzoek tot prijsherziening in te dienen. Een dergelijk verzoek moet nauwkeurig worden gekwantificeerd en gemotiveerd
Anticipatie, de sleutel tot het succes van de gunningsfase
Voor opdrachten die momenteel opgesteld en geplaatst worden, raden wij u aan te anticiperen op deze prijsstijgingen en het tekort aan grondstoffen. Wij weten immers dat deze crisis nog niet voorbij is en dat de inflatie nog fluctueert. Anticipatie voorkomt zo onaangename verrassingen.
De in het bestek op te nemen herzieningsclausule
Bij het opstellen van uw bestek raden wij u aan een herzieningsclausule op te nemen. Deze maakt het mogelijk de scope, de inhoud en de voorwaarden van mogelijke wijzigingen te bepalen. Het is dus belangrijk om deze bepalingen en hun rechtvaardiging van meet af aan transparant vast te stellen.
Zo kan men anticiperen op de in het vorige punt genoemde situaties, d.w.z. prijsherzieningen of onvoorziene omstandigheden ten nadele van de opdrachtnemer.
Verkorting van betalingstermijnen: een hulpmiddel tegen prijsstijgingen
Bij de plaatsing van de opdracht is het voor de leverancier zeer moeilijk om de tijdens de verbintenisperiode aangeboden prijzen te handhaven. Dit komt omdat de markt onderhevig is aan zeer sterke prijsschommelingen. Om uw opdrachtnemer wat ademruimte te geven en liquiditeitsproblemen te voorkomen, raden wij u aan uw betalingstermijnen te verkorten. Zo maakt u het voor hem gemakkelijker te maken om bij zijn leveranciers tegen redelijke prijzen te bestellen
Wat met een geplaatste opdracht?
Indien uw plaatsingsprocedure reeds loopt, maar u vaststelt dat de technische of financiële omstandigheden moeilijkheden kunnen opleveren, kan u deze stopzetten om uw behoeften opnieuw te onderzoeken.
Overheidsaankopers beschikken over voldoende speelruimte m.b.t. de stijgende prijzen. De wetgeving biedt hen immers diverse juridische hulpmiddelen bij het opstellen en uitvoeren van overheidsopdrachten
Bronnen : UVCW, VISIATIV, LEXGO
Artikel geschreven door Charlotte LAMBERT en Tim THOLLEBEEK
