Dematerialisatie laat je medewerkers toe om zich een totaalbeeld te vormen van het contractbeheer binnen je onderneming. Het samenwerkingsaspect zorgt voor synchronisatie op de werkvloer en het verhoogt eveneens aanzienlijk de productiviteit van je werknemers.
Laten we de verschillende voordelen eens in detail bekijken:
1. Substantiële besparingen: een beter contractenbeheer laat toe significante tijdswinst te realiseren voor de core business en bijgevolg het prestatievermogen te verbeteren. Alleen al het automatiseren van contracten draagt bij tot een vermindering van de algemene bedrijfskosten met 2% of meer. De return on investment volgt snel.
2. Beter beheer van risico’s: de toegang tot gevoelige informatie wordt beter beveiligd dan bij een fysiek beheer. Omdat software voor contractenbeheer elke uitwisseling van documenten registreert, is het risico op lekken veel kleiner dan bij een papieren beheer.
3. Controle over vervaldagen: ondernemingen die gebruikmaken van software voor contractenbeheer, verminderen het risico op penaliteiten met 38%. Waarschuwingen geven aan wanneer de vervaldag van een contract nadert om zo onnodige uitgaven te vermijden.
4. Procesverbeteringen: contracten vormen het hart van een organisatie. Een efficiënt contractenbeheer draagt bij tot een efficiënt beheer van de gehele onderneming.
5. Makkelijk een contract terugvinden: 71% van de ondernemingen ondervindt moeilijkheden bij het terugvinden van contracten, hetgeen een aanzienlijk verlies qua tijd en productiviteit met zich brengt. Dankzij dematerialisatie worden contracten gedigitaliseerd en bewaard op één enkel platform. Resultaat: een paar kliks volstaan om ze terug te vinden.
6. Efficiënt samenwerken: de normale cyclus vanaf de kladversie van een contract tot en met de finale ondertekening ervan neemt gemiddeld 4 tot 7 dagen in beslag. Met een software-oplossing kan deze cyclus herleid worden naar enkele minuten.
7. Waarborgen van controles en audits: de software wordt regelmatig gecontroleerd en bijgewerkt, documenten zijn beveiligd met een wachtwoord en de verschillende functionaliteiten kunnen worden geparametriseerd in functie van de noden.
8. Traceren om beter te heronderhandelen: het registreren van activiteiten laat toe zich te wapenen tegen het verlies van gegevens en ze tegelijk te beveiligen. Gebruikers kunnen de historiek van contractenraadplegen en benutten om betere voorwaarden te onderhandelen.
9. Relaties verbeteren met derden: de samenwerking met leveranciers is essentieel in het proces van een contract. De onderneming moet een wederzijds vertrouwensklimaat creëren met haar gesprekspartners, onderaannemers en leveranciers. Een goed contractenbeheer bevordert de communicatie en vermindert het risico op conflicten.
10. Beperken van papiergebruik en opslagruimte: de inname van ruimten om documenten te archiveren behoort tot het verleden. Minder papier en opslagruimte verlaagt de kosten en verkleint de ecologische voetafdruk.
Ontdek onze oplossing Coozy-S4C
