En ces temps de contrainte budgétaire, la définition préalable des besoins est un des objectifs principaux de tout achat public. Pourtant, de nombreux acheteurs publics rencontrent des difficultés à définir préalablement ces besoins.
La possibilité de tester le marché offre, à l’acheteur, un moyen important de cibler ce besoin. La méthode du « sourcing » est donc à préconiser dans le secteur public comme dans le secteur privé.
Qu’est-ce que le sourcing ?
Le sourcing est un terme anglais utilisé principalement dans le secteur privé pour désigner l’action de veille, de recherche et d’évaluation des fournisseurs et des produits à travers une prospection minutieuse.
L’objectif est d’acquérir une bonne connaissance du tissu économique et technique afin d’affiner le besoin et le cahier de charges du bien ou service recherché sur le marché.
Que dit la législation aujourd’hui ?
Bien qu’existant avant les directives européennes 2004/17 et 2004/18, cette méthode est apparue au sein des achats publics sous la notion de dialogue technique. Celle-ci est désormais abandonnée au profit d’une notion plus globale : « consultations préalables du marché ».
Mais que dit la législation européenne, française et belge ?
Le sourcing, une consécration au plan européen
La directive 2014/24/UE (secteurs classiques) consacre deux articles au sourcing, qu’elle inclut dans le déroulement normal d’une procédure. Effectivement, l’article 40 « Consultations préalables du marché » précise que le pouvoir adjudicateur est autorisé à « réaliser des consultations du marché économique en vue de préparer la passation du marché ». Explicitement, l’acheteur public a la possibilité de demander l’avis d’experts et d’autorités du marché. De plus, la directive précise que l’opérateur qui participe à cette consultation préalable peut candidater à condition que le pouvoir adjudicateur ait pris des mesures pour ne pas fausser la concurrence.
L’article 41 « Participation préalable de candidats et de soumissionnaires », quant à lui, souligne le dispositif et les mesures que le pouvoir adjudicateur doit prendre afin d’assurer l’égalité de traitement.
Notons que la directive 2014/25/UE (secteurs spéciaux) consacre également deux articles au sourcing sous les mêmes intitulés : Article 58 et Article 59.
France : des incitations au sourcing bien avant la mise en place des directives européennes
Depuis 2014-2015, la Direction des affaires juridiques des ministères économiques et financiers appuie la démarche du sourcing à travers son « guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics» et son « guide pratique de l’achat public innovant ».
Juridiquement, en France, le sourcing est entré en vigueur sous le nom « Etudes et échanges préalables avec les opérateurs économiques » sous les décrets :
- Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics
- Décret n° 2016-361 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics de défense ou de sécurité
Transposition des directives européennes : le sourcing au sein des marchés publics belges
En Belgique, les articles des directives européennes 2014/24/UE et 2014/25/UE sur la méthode du « sourcing » ont été transposés dans la nouvelle réglementation des marchés publics qui est entrée en vigueur le 30 juin 2017.
Achats publics : comment faire du sourcing ?
La législation incite les acheteurs publics à tester les marchés économiques préalablement à leur acte d’achat. Pour ce faire, la collecte d’informations peut s’effectuer par différentes voies :
- Via de la veille du secteur économique : revues techniques, recherches Internet, retours d’expériences d’autres maîtres d’ouvrage (benchmark) ;
- Via des salons professionnels, via les rencontres professionnelles organisées par des organismes tels que les chambres de commerce, les villes, les régions, etc. ;
- Via des questionnaires envoyés à des fournisseurs, prestataires ;
- Via des entretiens « face à face » ou téléphoniques avec des fournisseurs et prestataires ;
- Via l’installation d’une plateforme ou d’un site internet propre à l’organisme : l’opérateur économique s’inscrit sur celui-ci et ainsi l’acheteur public peut identifier les fournisseurs et prestataires qui peuvent l’intéresser (cela crée une base de données par l’acheteur public).
Le sourcing peut donc se faire de diverses manières ce qui offre la possibilité aux acheteurs publics de tester le marché et de cibler précisément le besoin.
Les avantages du processus « sourcing » pour les achats publics
En achat public, le sourcing est une démarche active de recherche et d’évaluation du marché économique avant le lancement de la procédure de marché. Les acheteurs publics peuvent ainsi mieux définir les besoins dans leurs pièces de marché et donner les moyens aux entreprises d’adapter au mieux leurs candidatures.
Les bénéfices du sourcing ne s’arrêtent pas uniquement à la « nécessité de spécifier les besoins » ; voici quatre autres avantages de l’utilisation du sourcing pour les achats publics :
- Elargir la mise en concurrence en permettant à des PME ou nouveaux opérateurs économiques de disposer, en amont d’une consultation, de diverses informations plus précises qui leur permettront de disposer d’un temps suffisant pour adapter leur offre.
- Prendre davantage en compte les caractéristiques économiques du marché fournisseur afin d’adapter la structuration du marché à venir (accord-cadre, allotissement, marché ordinaire, mono ou multi-attribution, …)
- Responsabiliser davantage l’acheteur en lui donnant l’occasion d’avoir une meilleure connaissance du marché et de ses évolutions. De cette manière, il pourra « remettre en cause » les besoins du prescripteur au regard des caractéristiques de l’offre fournisseurs (niveau de maturité technologique, etc.) et d’adapter le cahier des charges en fonction de la réalité du marché.
- Mieux maitriser les ressources/dépenses existantes au sein des services achats-marchés. Le sourcing et la spécification des besoins permet de mieux corréler le niveau de complexité de la demande d’achats et son point économique (coût complet de l’acte d’achat)
Le sourcing et les principes de la commande publique : quelques précautions à prendre
La pratique du sourcing est fortement recommandée tant que les principes de la commande publique soient respectés :
- L’égalité de traitement des candidats,
- La transparence des procédures.
En effet, il est essentiel que les informations renseignées au cours de la consultation des entreprises (le sourcing) ne soient pas de nature à fausser la concurrence au moment du choix du titulaire.
Il est donc primordial que l’acheteur public prenne quelques précautions face au sourcing.
Les précautions à prendre lors de l’opération de sourcing
Lors des échanges avec les entreprises, les acheteurs doivent s’interdire de fournir trop d’informations. Ils doivent par exemple donner des informations d’« ordre de grandeur » et non donner les informations quantitatives précises.
De plus, il faut aussi assurer la traçabilité des échanges et assurer la transparence via la rédaction des comptes-rendus à l’issue des échanges.
Les précautions à prendre à l’issue d’une procédure de sourcing
Après la phase de sourcing, il est important de rompre tout contact avec les entreprises (de la phase de rédaction du cahier des charges jusqu’à l’attribution du marché).
Ensuite, les informations transmises aux opérateurs participant au sourcing doivent être également communiquées aux candidats participant à la procédure de passation du marché public.
Il est également conseillé de préciser les mesures qui ont été prises pour les opérateurs économiques qui ont participé au sourcing et qui désirent participer à la procédure de passation, sous peine d’irrégularité de la procédure.
La réglementation des marchés publics devient un véritable levier de performance. Avec l’introduction des techniques des acheteurs privées dans les pratiques des acheteurs publics ; ceux-ci ne sont plus de simples gestionnaires, mais deviennent des « super acheteurs ». Le sourcing permet aux acheteurs publics de développer de vraies stratégies d’achats.
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par Charlotte Lambert – Marketing & Communication Officer
Sources : Marchespublicspme.com , lemoniteur.be , acheteurspublics.com, lesechos.fr
