Entre l’automatisation, l’intelligence artificielle et la digitalisation, le Procure-to-Pay ou Purchase-to-Pay ou P2P devient un levier stratégique incontournable.

Mais c’est quoi le processus procure-to-pay ? Souvent abrégé en P2P et également appelé Purchase-to-Pay, le Procure-to-Pay fait référence aux processus commerciaux qui couvrent les activités de demande, d’achat, de réception, de paiement et de comptabilité des biens et services.

Pourtant, une enquête menée en 2024 par l’Institut des conseillers fiscaux et des experts-comptables (ITAA) en collaboration avec Unifiedpost révèle une réalité contradictoire : seulement 25 % des entreprises belges ont adopté une solution de facturation électronique. Autrement dit, 75 % d’entre elles ne sont pas encore prêtes pour l’obligation de facturation électronique qui entrera en vigueur en 2026.

Ce constat met en lumière un problème plus large : la facturation électronique est une brique essentielle d’un P2P performant. Si autant d’entreprises peinent à l’adopter, c’est souvent le signe que leur processus achats manque d’optimisation.

Attention à ne pas se méprendre ! Un P2P bien structuré ne se limite pas à digitaliser les factures, il englobe toute la chaîne d’approvisionnement, de la demande d’achat jusqu’au paiement, en passant par la gestion des fournisseurs et l’automatisation des validations. Et dans un contexte économique tendu, améliorer son P2P devient un sérieux atout pour gagner en efficacité et en compétitivité.

En Europe, le marché des solutions P2P est en pleine explosion, avec une croissance prévue de 4,16 milliards de dollars d’ici 2031, et un taux annuel de 8,5 % entre 2023 et 2031. L’enjeu est clair : les entreprises qui ne prennent pas dès maintenant le virage du digital risquent de voir leurs coûts augmenter et leur compétitivité chuter.

Mais alors, comment améliorer son Procure-to-Pay pour éviter les écueils et maximiser l’efficacité des achats ? Voici 5 conseils concrets pour structurer vos processus et prendre une longueur d’avance.

1) Automatiser la détection des erreurs

Dans un monde idéal, chaque facture est unique, parfaitement imputée et validée en un clin d’œil. Mais dans la réalité, les doublons et erreurs de saisie viennent parasiter la gestion des achats, ce qui peut souvent entraîner des paiements en double, des corrections interminables et des litiges qui pourraient être évités.

C’est de là que vient tout l’intérêt d’automatiser la détection des erreurs dans son processus achats. Grâce à des algorithmes intelligents, votre système peut analyser les factures et suggérer par défaut des prévisions d’imputation précises selon des critères préétablis. Résultat : moins d’erreurs, plus de fiabilité et une gestion des achats ultra-fluide.

C’est précisément ce que propose le logiciel Ask&Go pour garantir la justesse des dépenses et la conformité des processus d’achats.

 

Avec son module e-invoice, Ask&Go permet d’automatiser l’ensemble du processus de facturation entrante, de la réception des factures à leur comptabilisation :

✔ Rapprochement automatique avec les commandes et réceptions

✔ Importation des factures électroniques et gestion des paiements partiels

✔ Archivage des documents pour une traçabilité optimale

 

L’intelligence artificielle intégrée à ce module facilite encore plus la gestion :

✔ Automatisation des écritures comptables selon les règles définies par fournisseur

✔ Circuits d’approbation fluidifiés pour une validation plus rapide

✔ Matching automatique des factures avec les commandes et réceptions

Plutôt que de perdre du temps sur des tâches manuelles répétitives, les équipes achats peuvent enfin se concentrer sur ce qui compte vraiment : le pilotage achats.  

 

2) Anticiper ses flux de trésorerie

Gérer son P2P, c’est aussi gérer ses finances avec précision. Une mauvaise gestion des paiements peut entraîner des tensions de trésorerie et impacter la rentabilité globale de l’entreprise.

En mettant en place un système de prévisions des flux de trésorerie, il est clair que l’on gagne en anticipation et en crédibilité financière. En effet lorsque l’on sait à l’avance quand et combien payer, on sait ajuster nos budgets en conséquence et éviter les mauvaises surprises. C’est donc une manière fiable de renforcer sa stabilité financière.

3) Décentraliser et automatiser les validation et approbations des workflows

Un workflow, c’est un peu comme un GPS pour vos processus internes : il définit le chemin à suivre pour qu’une tâche soit réalisée dans le bon ordre, par les bonnes personnes, et sans détour inutile.

Dans la gestion des achats, un workflow d’approbation est le circuit qui permet de valider une dépense avant qu’elle ne soit engagée. Sans workflow bien conçu, c’est comme si vous étiez bloqué à un feu rouge qui ne passe jamais au vert : les factures s’accumulent, les validations prennent du retard et les équipes s’impatientent.

Là encore pour éviter ce type de problématique, la solution se trouve dans la décentralisation et l’automatisation des validations.

Et oui, un bon workflow d’approbation permet de :

✅ Fluidifier la chaîne de validation en décentralisant les prises de décision

✅ Accélérer le traitement des demandes en permettant des validations en quelques clics

✅ Assurer une traçabilité complète des décisions et des dépenses pour éviter les oublis et les erreurs.

Avec un circuit de validation intelligent, votre P2P (Procure-to-Pay) devient aussi fluide qu’une autoroute sans embouteillage : plus souple, plus rapide et mieux contrôlé.

4) Gestion et évaluation des fournisseurs : établir une relation de confiance 

On le sait bien, un fournisseur n’est pas juste un prestataire externe. C’est un partenaire stratégique qui peut nous aider à optimiser nos coûts et améliorer notre compétitivité.

Dans un contexte de plus en plus tendu à cause de l’inflation et de l’augmentation des coûts, l’amélioration de la relation fournisseurs était déjà en 2024 une priorité pour les directions achats et cette tendance devrait se poursuivre en 2025. Mais alors comment conserver de bonnes relations et en construire de nouvelles ?

✅ Elaborer une stratégie SRM

✅ Organiser des rencontres régulières pour échanger sur les besoins et contraintes de chacun.

✅ Maintenir une communication fluide pour éviter les malentendus et renforcer la collaboration.

✅ Suivre les performances à l’aide de KPIs précis (délais de livraison, conformité des produits, réactivité, etc.).

En intégrant une veille multisource pour comparer les offres et anticiper les évolutions du marché, on pose les bases d’une relation gagnant-gagnant avec ses partenaires.

5) Centralisation, automatisation et dématérialisation : le trio gagnant

Enfin, un dernier conseil pour un P2P efficace, simple mais pourtant essentiel : toujours miser sur un outil qui repose sur un système centralisé, automatisé et digitalisé.

Cela peut sembler évident, cependant, même si de plus en plus d’entreprises ont déjà opter pour une digitalisation de leur processus d’approvisionnement, nous avons vu que beaucoup n’ont pas encore franchi le pas.

Pourtant, en dehors du fait que cela permet aux entreprises de s’inscrire dans l’ère du temps, adopter une solution digitale de gestion des achats présente un atout qui devrait faire l’unanimité : arrêter de courir après les factures papier ou de jongler entre dix outils différents.

Désormais, tout est regroupé au même endroit et accessible en quelques clics.

On ne présente plus les avantages, mais c’est de toute évidence :

• Moins de temps perdu, plus de temps dégager pour des actions plus stratégiques
• Des indicateurs de performance capablent d’identifier les dysfonctionnements et améliorer en continu.
• Une gestion des achats optimisée, avec des priorités clairement définies.

En résumé : moins de tâches répétitives, plus de valeur ajoutée visible sur le moyen long terme et un gain de compétitivité immédiat.

Tous ces éléments donnent envie de s’y pencher davantage n’est-ce pas ?

Pour les plus curieux, on vous propose de découvrir ce qu’il vous est possible de faire avec une solution de gestion des achats en accédant à une démonstration gratuite avec un expert !

Conclusion

Ce qu’il faut retenir de tout ça ?

Et bien c’est qu’optimiser son Procure-to-Pay, ce n’est pas juste une question de suivre une énième tendance émergente du numérique, c’est un véritable levier stratégique pour gagner en efficacité, réduire ses coûts et améliorer ses relations fournisseurs.

Mettre en application ces 5 conseils, qui reposent sur l’intelligence opérationnellement, peuvent changer le quotidien de votre département achats, et finalement redéfinir la performance de votre P2P.

Article rédigé par Imane N’goumbi