89% des entreprises interrogées par Markess International ont constaté ou estimé un retour sur investissement inférieur à 18 mois sur leur projet de dématérialisation des factures. Le Purchase-to-Pay (P2P) est aujourd’hui un atout considérable dans l’efficacité d’une entreprise. Souvent mal optimisé, nous vous donnons 5 conseils pour maximiser votre profitabilité.
1. Suppression des doublons
Vous pourriez penser que vos processus de paiements sont en place, bien structurés et maîtrisés mais il se peut que, parfois, une facture soit établie en double. Vous pouvez vous faire aider aussi bien par une tierce personne ou par un logiciel spécialisé afin de trouver le doublon. Vous pourriez être surpris du nombre de fois que ce type d’erreur arrive et des économies plausibles.
2. Prévisions des flux de trésorerie
Avoir de meilleurs processus de paiements rendra votre organisation plus efficace et moins coûteuse mais il y a un autre avantage clé : une plus grande précision notamment en termes de flux de trésorerie. Cette prévision vous offre une véritable plus-value du coté de votre Finance.
Être en mesure de fournir des prévisions précises des flux de trésorerie apporte un avantage commercial considérable qui donne à P2P une crédibilité supplémentaire.
3. Approbations « Fast Track »
Il y aura toujours des exceptions à toute règle. Si quelqu’un a besoin de contourner ces règles – par exemple en cas d’urgence, surtout, ne permettez pas de contourner tout le processus de P2P. Au lieu de cela, présentez un processus de «fast track» pour les situations urgentes ou exceptionnelles. En réalité, le « fast track » peut être similaire à un raccourci, mais avoir un processus d’urgence documenté permet à la fois d’enovoyer le message urgent et à la fois de garder un contrôle sur celui-ci.
4. Présentations des fournisseurs
Invitez vos fournisseurs pour qu’ils rencontrent l’équipe et expliquez-leur la politique de l’entreprise de manière constructive et positive. Être ouvert au fournisseur et à la création de voies de communication directes augmentera votre efficacité et réduira les risques liés. Il semble important de mesurer, évaluer et comparer les performances de vos fournisseurs, gérer pro-activement l’historique des échanges, des documents et les données de contacts et d’intégrer une veille multisource pour collecter, partager et agréger des informations.
5. Centralisation, automatisation et dématérialisation
Améliorez votre performance Achats par la centralisation, l’automatisation et la dématérialisation. Un système regroupant ces 3 caractéristiques réduira votre temps de traitement et vous donnera un accès rapide à l’information. Utilisez les indicateurs de performances afin d’identifier les dysfonctionnements, établir les plans d’amélioration et définir les familles d’achats prioritaires.
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