Aujourd’hui encore 90% des employés avancent des frais pour leur entreprise avec leur carte personnelle et, 80% des entreprises élaborent leurs notes de frais via des feuilles Excel en demandant à leurs employés de conserver tous leurs justificatifs papiers.
Cette procédure standard, confrontée à l’accroissement de la digitalisation et de l’automatisation connait ses premières modifications, pour permettre l’allégement des procédures et l’optimisation de la gestion des dépenses des entreprises.
Constats, nouvelles fonctionnalités, avantages ; découvrez une nouvelle gestion des notes de frais digitalisées.
1. Notes de frais: constats et enjeux
Dans un processus standard comme ci-dessous, l’employé doit à chaque fin de mois et en toute autonomie, fournir son rapport au service comptable, qui validera dans un premier temps la recevabilité du rapport. Puis, par la suite, il sera envoyé au manager attitré pour validation et ainsi, entrer dans le processus de remboursement comptable final.
Cette procédure, commune à beaucoup d’entreprises, est chronophage pour tous les intervenants de la chaîne et comporte un risque d’erreur lors des saisies.
C’est pourquoi, des enjeux visant l’amélioration de la procédure apparaissent :
- Améliorer la collecte des données
- Accélérer le recueil et l’analyse des données
- Optimiser le processus général pour le rendre moins redondant
2.En route vers la digitalisation des notes de frais : les nouvelles fonctionnalités
Face à cette prise de conscience, de nouvelles fonctionnalités voient le jour dans le cadre d’une digitalisation de la gestion des notes de frais :
- Solution Saas/cloud, permet de faciliter l’échange d’information entre les individus et avec d’autres solutions, n’importe où et à n’importe quel moment
- Flux de validation configurable. L’automatisation du processus va permettre de mettre en place des stades de validation sur plusieurs niveaux et selon certains critères (exemple : montant, projet, hiérarchie…) propre à chaque organisation
- Application mobile, pour permettre aux employés de gérer leurs dépenses en temps réel et à portée de mains, mais également de simplifier la mise à disposition de justificatifs auprès du service comptable par l’envoi d’une photo prise directement depuis un smartphone.
- Intégration dans le processus comptable. Pour un processus optimisé, la solution de gestion des notes de frais est rattachable à l’ERP comptable de l’entreprise
- Technologie OCR. Cette technologie permettra de collecter automatiquement les données clés se trouvant sur les justificatifs des employés et les réattribuer automatiquement à l’endroit adéquate en comptabilité.
- Archivage numérique, à terme, les justificatifs digitalisés seront recevables comptablement. Ils seront stockés et accessibles via le cloud pour une période déterminée par l’Etat, et auront une valeur légale en cas de contrôle fiscal.
- Carte d’entreprise reliée à la plateforme de gestion, permettant une vue en temps réel sur les dépenses des collaborateurs et donc de l’entreprise ; d’insérer des règles de fonctionnement personnalisées, mais encore de simplifier votre comptabilisation en la reliant directement à votre logiciel comptable.
3. En quoi la digitalisation des notes de frais représente un avantage pour les sociétés ?
Dans les sociétés actuelles, l’application de la numérisation et de l’automatisation de la gestion des notes de frais semblent une suite logique pour atteindre l’optimisation des dépenses.
Plusieurs avantages en accord avec les enjeux précédemment cités le démontrent.
En effet, dans le cadre d’une procédure standard, le risque d’erreur est existant et conséquent. La simplification et la configuration des procédures à l’entreprise apportent un réel avantage visant la diminution du risque d’erreurs et une circulation de l’information facilité, grâce à un contrôle et une visibilité sur les frais du personnel optimisés.
De plus, un salarié met en moyenne 20 à 30 minutes pour réaliser une seule note de frais et, les délais de remboursement peuvent varier et être beaucoup trop longs selon les organismes. L’automatisation permet de gagner du temps grâce à une comptabilisation des dépenses et des remboursements réduits.
Cette optimisation des procédures va également permettre de gagner en productivité. Les employés passent moins de temps à gérer leurs dépenses grâce à l’introduction de nouveaux outils, comme l’application mobile et peuvent se consacrer à d’autres tâches propres à leur fonction.
Enfin, la numérisation des justificatifs permet également d’avoir une base de données à jour donnant une vue globale sur les dépenses. Les responsables administratifs et financiers peuvent, par conséquent, mieux gérer les dépenses globales de l’entreprise et éviter toutes erreurs ou fraudes.
Même si l’on observe un fort développement de la digitalisation des notes de frais, une part des démarches se fait encore par papier et les employés continuent d’avancer les frais avec leur carte de paiement personnelle.
La solution EXP d’Ordiges spécialisée dans la gestion des notes de frais et disponible en mode Saas, vous permet de simplifier vos notes de frais tout le long du processus, grâce à un encodage simplifié et une prédéfinition des frais potentiels. De plus, EXP permet la mise en place d’un contrôle de validation intégré et configurable en fonction de vos besoins mais également, une connexion avec votre ERP comptable générant automatiquement les écritures comptables.
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par Charlotte Lambert – Marketing & Communication Officer
Sources : Economie matin, Konica Minolta, Les Echos, Pendant ce temps-là
