Sinds enkele jaren werkt men met een digitaal platform, e-procurement. Dit maakt aankoopprocedures transparanter, overzichtelijker, én garandeert zo een gelijke toegang voor alle deelnemers.
Waarom bestaat dit platform? Wat zijn de voordelen? Waar staan we met de volledige dematerialisatie van overheidsopdrachten?
Overheidsopdrachten: mededelingsplicht en elektronische communicatie
Sinds 1 januari 2020 is de verplichting om elektronische communicatiemiddelen te gebruiken uitgebreid. Dit is namelijk al sinds 18 april 2018 verplicht wanneer de geraamde waarde van de opdracht gelijk is aan of hoger is dan de drempels die zijn vastgesteld door de Europese bekendmaking. In 2020 werd deze toepassing uitgebreid tot opdrachten met een geraamde waarde die lager ligt dan de drempels van de Europese bekendmaking.
Deze voorzieningen zijn een omzetting van de Europese richtlijnen van 2014 naar Belgisch recht door het wetsartikel van 17 juni 2016. Dit artikel bepaalt dat de mededelingen en uitwisselingen tussen de aanbestedende dienst en de bedrijven elektronisch moeten gebeuren (op enkele uitzonderingen na). Daarom werd, om deze wetstoepassing voor beide partijen te vergemakkelijken, het federale
E-procurement platform opgericht.
Overheidsopdrachten – Reminder aan de nieuwe Europese drempels
Ter herinnering is hier een overzicht van de nieuwe drempelwaarden voor 2022-2023 die sinds 1 januari 2022 van kracht zijn:
✅ 140 000€ ZBTW – Leveringen en diensten geplaatst door federale aanbestedende overheden
✅ 215 000€ ZBTW – Leveringen en diensten geplaatst door niet- federale aanbestedende overheden
✅ 431 000€ ZBTW – Leveringen en diensten geplaatst door aanbestedende entiteiten en opdrachten van leveringen en diensten inzake defensie of veiligheid
✅ 5 382 000€ ZBTW – Werken en concessie-overeenkomsten
Het e-procurementplatform: een antwoord op de verplichting om de plaatsingsfase te dematerialiseren
E-procurement is een platform van de Federale Overheidsdienst Personeel & Organisatie. Hierdoor kunnen bedrijven en actoren uit de overheidssector de volledige plaatsingsprocedure van overheidsopdrachten elektronisch en op een transparante manier organiseren, beheren en opvolgen.
Het gaat dus om een beveiligd systeem van informatie-uitwisseling en communicatie tussen de aanbestedende dienst en het bedrijf gedurende het gehele proces. Vanaf de publicatie van de aankondiging van de opdracht, de oproep tot kandidaatstelling, de bekendmaking van het bestek, tot de ontvangst en de opening van de inschrijvingen.
Voor het gebruiksgemak bestaat het platform uit verschillende tabbladen, die elk overeenkomen met een fase in de procedure:
- E-Notification: voor de publicatie van de opdracht
- E-Tendering: voor het indienen/ openen van offertes/ aanvragen;
- E-Awarding: voor de beoordeling van de inschrijvingen, de voorbereiding van de gemotiveerde gunningsbeslissing en de betekening (in samenhang met E-Notification) ;
- E-Auction: voor de organisatie van omgekeerde veilingen;
- E-Catalogue: voor het beheer van catalogi;
- E-Payment: voor de opvolging van het contract (met inbegrip van elektronische facturering).
Voordelen van e-procurement.
Overheidsopdrachten vertegenwoordigen bijna 15% van het BBP in België. Dankzij de dematerialisatie van de plaatsingsprocedures geniet de overheidssector talrijke voordelen:
- Meer transparantie tussen overheidsdiensten en ondernemingen;
- Betere toegankelijkheid voor bedrijven en dus ook voor de KMO’s;
- Aanzienlijk minder administratieve lasten en dus tijdswinst.
De overheidsdienst maakt dus de aan de opdrachtdocumenten toegankelijker en garandeert zo de gelijke behandeling van de kandidaten.
De dematerialisatie van deze procedure maakt het immers mogelijk dat meer ondernemingen van aankondigingen van opdrachten kennis nemen. De kans is dus groter dat zij offertes indienen die aan de behoeften van uw opdrachten voldoen.
Naar een volledige dematerialisatie van overheidsopdrachten?
De dematerialisatie van overheidsopdrachten in België is al enkele jaren aan de gang. Dankzij de invoering van deze e-tools kunnen we stellen dat de plaatsingsfase van overheidsopdrachten nu elektronisch verloopt.
De overheidsinstanties moeten evenwel inspanningen leveren om de aankoopketen van begin tot eind te dematerialiseren: elektronische handtekening, behoeftebepaling, uitvoeringsfase van de overheidsopdracht, enz..
Er zijn echter hulpmiddelen op de markt waarmee u deze hele keten kan dematerialiseren en die u tegelijkertijd tal van voordelen bieden, zoals het gebruik van e-procurementtools.
Ordiges ontwikkelde de LiaWeb-oplossing om u te helpen bij deze dematerialisering en dit conform de wet. Onze tool is ook geïntegreerd in het e-procurement platform voor nog meer tijdsbesparing!
Bronnen: UVCW , EBP consulting
Artikel geschreven door Charlotte LAMBERT, Verantwoordelijke marketing & communicatie
