Al meer dan 10 jaar proberen de Commissie en de landen van de Europese Unie zowel privé als overheidsorganisaties richting e-invoicing te sturen. Deze ambitie zit sinds de toepassing van 3 Europese richtlijnen in een stroomversnelling en de Belgische regering paste deze snel toe met een echt actieplan. De goedkeuring van de Belgische wet van 17 december 2012 tot wijziging van het btw-wetboek en het koninklijk besluit van 19 december 2012, maakten het immers mogelijk de door de Europese Commissie gewenste versoepeling van de regelgeving door te voeren. Het doel is duidelijk: geld besparen en tijd en efficiëntie winnen. Voordat we verder ingaan op de voorwaarden, wetgeving en voordelen van e-invoicing, herhalen we nog even de definitie: «de factuur die de bij het wetboek en de uitvoeringsbesluiten vereiste gegevens bevat en die in elektronische vorm is uitgereikt en ontvangen, ongeacht de vorm».
Wat zijn de wettelijke acceptatievereisten van een elektronische factuur ?
De nieuwe wetgeving voorziet 5 voorwaarden waaraan een factuur moet voldoen om als elektronisch beschouwd te worden.
- Er moet een voorafgaand akkoord worden afgesloten door de ontvanger alvorens een elektronische factuur te verzenden. De Europese richtlijn legde immers het principe van vrije keuze vast. D.w.z. dat een partij de andere er niet toe mag dwingen de facturatieflow te dematerialiseren.
- De authenticiteit en integriteit van de inhoud garanderen. Deze voorwaarde berust op het aantonen van de identiteit van de uitgever van de factuur of de leverancier van goederen/diensten en van de ontvanger. Bovendien mag noch de leverancier/dienstverlener, noch de contractpartner de inhoud in geen geval aanpassen. Beide partijen kunnen samen of apart kiezen hoe zij zich aan deze verplichting houden. Twee praktijken bestaan momenteel om de naleving van deze criteria te garanderen: een beheerscontrolesysteem invoeren of specifieke technologieën zoals bv. een geavanceerde elektronische handtekening gebruiken
- Invoeging van wettelijke vermeldingen op elektronische facturen, indien onmogelijk moet aan de factuur een bijlage met al deze vermeldingen toegevoegd worden.
- Facturen moeten elektronisch verzonden worden: ofwel digitaal ofwel via een online platform, rekening houdend met een redelijke termijn om deze te downloaden.
- Elektronische facturen moeten zowel op papier als op een computerscherm leesbaar zijn. Bovendien is het aangeraden een pdf-versie bij te voegen om de informatie gemakkelijker te kunnen raadplegen, printen te verspreiden.
Voor een totale dematerialisatie is e-archivering, de gedematerialiseerde archivering van facturen gedurende 7 jaar, noodzakelijk. Deze periode wordt verlengd tot 15 jaar voor facturen m.b.t. de aanschaf en bouw van gebouwen. De facturen moeten op meerdere manieren bewaard worden.
- Online
- Via een server
- Op papier
Een factuur wordt pas elektronisch beschouwd als aan al deze voorwaarden is voldaan. Dit brengt ons bij het gebruik en de verzending van een gedematerialiseerde factuur.
Hoe maak ik een 100% elektronische factuur?
Om de maximale voordelen van een elektronische factuur te verkrijgen, moet deze op een volledig gedematerialiseerde wijze worden afgeleverd. Er zijn 4 verzendingsprocedures:
- Van de ene mailbox naar de andere: Bijvoorbeeld de verzending van een PDF-factuur.
- Van het ene softwarepakket naar het andere: Wanneer de leverancier en de klant dezelfde software of hetzelfde standaardformaat voor de verzending van facturen en/of elektronische berichten gebruiken.
- Van dienstverlener tot software: Wanneer leverancier en klant niet dezelfde software gebruiken of een volledig ander standaardformaat hebben, is het aan de dienstverleners om ervoor te zorgen dat de klant de documenten in het juiste formaat ontvangt.
- Van de ene dienstverlener naar de andere: Beschikken de leverancier en klant niet over dezelfde software, dan is een standaardformaat voor de uitwisseling van elektronische facturen nodig. De dienstverlener is dan verantwoordelijk voor de correcte communicatie en verzending van documenten tussen de leverancier en de klant ongeacht het gekozen formaat.
Merk op dat elektronische facturen die via een webportaal verzonden en ontvangen worden, ook via dienstverleners lopen. Dit waarborgt de correcte verzending van documenten tussen de leverancier en de klant. Facturen kunnen in verschillende elektronische formaten worden aangenomen, zoals: ubl, xml, finvoice, maar ook in word- of pdf-formaat.
Waarom elektronisch factureren?
De eerste bevindingen van het gebruik van e-invoicing, wijzen vooral op voordelen.
Er moet echter rekening mee worden gehouden dat de besparingen van verschillende factoren afhangen:
- De tool
- Het aantal verzonden en ontvangen facturen
- Het niveau van IT-integratie van uw bedrijf
Tot op heden zijn er 3 belangrijke voordelen.
Snelheid
E-facturatie verkort de leveringstermijn aanzienlijk, ongeacht de gekozen leveringswijze. Er kan dus beter gereageerd worden op eventuele discrepanties tussen de twee partijen. De aansluiting op een ERP-boekhoudsysteem is een echte toegevoegde waarde voor organisaties, aangezien dit taken automatiseert en zowel werktijd (coderen, verifiëren, vergelijken, enz.) als administratieve kosten vermindert. Hierdoor verkort de betalingscyclus voor zowel de koper als de verkoper. Bovendien verbetert e-archivering de beheers- en verwerkingstijd in vergelijking met de traditionele manuele verwerking.
Efficiëntie
Handmatige gegevensinvoer verhoogt het risico op fouten en kan vervolgens leiden tot conflicten bij de betaling van facturen. Daarom ontwikkelden wij een nieuwe oplossing, die deze risico’s aanzienlijk vermindert en het mogelijk maakt ontbrekende informatie aan te vullen. Daarnaast verbetert u:
- De traceerbaarheid van facturen,
- De samenwerking tussen klanten en leveranciers
- Het zicht op de cashflow.
Zo krijgt uw bedrijf meer overzicht en kan het de cashflowbehoeften beter inschatten en hierop anticiperen. Problemen in verband met de naleving van de auditvoorschriften worden doeltreffender aangepakt.
Duurzaamheid
In België worden jaarlijks ongeveer 1 miljard facturen verzonden en ontvangen. E-invoicing vermindert het papierverbruik en de CO2-uitstoot i.v.m. het postvervoer aanzienlijk. Een stap voorwaarts op het gebied van MVO.
Deze voordelen beïnvloeden zowel de directe kosten (aankoop van papier, enveloppes, postzegels, drukkosten enz.) als de indirecte kosten (archivering, software, duur van de interne controles, verzending van betalingsherinneringen, druk- en verzendkosten van duplicaten, enz.) Volgens de berekeningen van het agentschap voor administratieve vereenvoudiging leidt dit tot een besparing van 9,01 euro per factuur.
E-invoicing, een versneld proces in de overheidssector
De Europese Commissie stelde 2020 als streefjaar. Richtlijn 2014/55/EU betreffende overheidsopdrachten verplicht alle autoriteiten van de lidstaten (behalve de gedecentraliseerde autoriteiten, waarvoor een langere termijn geldt) immers om e-invoicing in te voeren, van verzending tot verwerking.
Zoals wij reeds opmerkten, is België zich bewust van de voordelen van elektronische facturatie en zet het zich dan ook actief in voor de veralgemening ervan. Daarom werden de openbare interfaces Mercurius, Fidus en Magda gecreëerd. Het tempo werd echter opgevoerd op 12 mei 2017 door de validering van het actieplan opgesteld door de Raad van Ministers en beheerd door het Agentschap voor administratieve vereenvoudiging. Dit stappenplan bevat 3 fasen.
- Sinds 1 juli 2017 kunnen alle ondernemingen desgewenst hun facturen elektronische naar de federale aanbestedende diensten sturen via het nieuwe Mercurius-platform.
- Op 1 januari 2018 moeten alle overheidsopdrachten met een geraamde waarde van meer dan 135 000 euro exclusief btw elektronisch worden toegezonden.
- Vanaf 1 januari 2020 aanvaarden de federale aanbestedende diensten alleen nog elektronische facturen.
Nu e-invoicing van de grond komt en de eerste voordelen en doelstellingen van de Europese Commissie merkbaar worden, duiken nieuwe uitdagingen op die organisaties tot innovatie aanzetten.
Onze e-invoicingsoplossing is gebaseerd op de volledige digitalisering van het facturatieproces, van ontvangst tot verzending. Het bespaart veel tijd en garandeert tegelijkertijd een vermindering van de risico’s en indirecte kosten. Wij hebben een oplossing ontwikkeld die voldoet aan uw uitdagingen op het gebied van duurzaamheid, digitalisering en budget- en boekhoudbeheer.
Wil je meer weten? Contacteer ons.
Geschreven door Claire Collin en Tim Thollebeek
Bronnen : ASA, Retis, Barreau de Liège, SCA
