Onder de slagzin er zijn geen kleine besparingen, is digitalisering van aankopen een must! Bovenop het geld dat we ermee besparen, garandeert dit proces ook een solide bedrijfscontinuïteit en een veel efficiëntere werkorganisatie.
Digitalisering van aankopen belooft resultaten die kunnen worden ingedeeld volgens vier verschillende, maar niettemin complementaire assen. De eerste is van financiële aard, aangezien het rendement van de investering aanzienlijk is. Binnen een jaar, of vaker binnen zes maanden is er een besparing van ongeveer 6% en een winst van gemiddeld 30 euro per transactie op beheerskosten van aankoophandelingen. Dit alles zonder ook maar de minste frustratie te wekken bij aankopers, verklaart Eric Pansin, expert op dit gebied door de activiteiten van het bedrijf Ordiges.
Digitalisering van aankopen zorgt voor 6% besparingen in 6 maanden!
Ten tweede zijn er operationele winsten, want door deze digitalisering zijn cloudplatformen toegankelijk vanaf een eenvoudige browser, een smartphone en uiteraard ook in telewerk. Met deze oplossing zijn bedrijfsactiviteiten voortdurend beschikbaar. We spreken hier dan ook over bedrijfscontinuïteit. Ten derde is er ook een belangrijk voordeel op organisatorisch niveau. Aan de hand van deze digitalisering, wordt nauw en meer samenhangend contact tussen aankoopafdeling en financiële afdeling mogelijk. Ten slotte is er ook nog het maatschappelijke aspect. Zo kan u een verantwoord aankoopbeleid voeren, zoals minder papier verbruiken en met milieubewuste leveranciers samenwerken.
Twee voorwaarden voor een succesvol beheer van de digitalisering van aankopen
Voor een succesvolle digitalisering van aankopen, moeten een aantal factoren geïntegreerd worden. Ten eerste moet een verandering het leven van de gebruikers eenvoudiger maken zodat deze verandering zo breed mogelijk geaccepteerd wordt. Dit is duidelijk te zien, legt Eric Pansin uit, CEO van Ordiges. De interne consumenten van het bedrijf zijn gewend om heel gemakkelijk op e-commercesites te kopen. Het is dus noodzakelijk deze eenvoud te bewaren en tegelijkertijd de strikte toepassing van de aankoopregels van de onderneming en haar beheer van budgetten te waarborgen.
De tweede factor is het ontwikkelen van een echte digitale visie om de continuïteit van de digitale keten te waarborgen. De bal ligt dus in het kamp van de IT-afdelingen. Het is aan hen om keuzes te maken die onder meer de integratie van toepassingen, documenten, rechten en veiligheid, en zelfs elektronische archivering garanderen.
Publieke aankopen digitaliseren, een werk van lange adem
Hoewel al deze aanbevelingen voor alle sectoren en ondernemingstypes gelden, vertonen de aankopen van overheidsbedrijven toch bepaalde bijzonderheden waarmee in het kader van hun digitalisering rekening moet worden gehouden. Maar het is zeker de moeite waard! Om u een idee te geven: publieke aankopen vertegenwoordigen 15% van het bbp in België, namelijk 50 miljard euro. Er moet nog veel gebeuren om over te schakelen van beheer voor publieke aankopen in het kader van aanbestedingen en naleving van de wet – zoals nu het vaakst gebeurt – naar het concept publieke aankopen. Namelijk de efficiëntie van aankopen die niet alleen de wetgeving naleeft, maar zich ook richt op de juiste behoefte en rationalisatie.
Hierbij mag men het beheer van aankopen waarvoor geen aanbesteding nodig is, niet vergeten. Deze aankopen hebben een maximum van 30.000 euro en gebeuren dus onder de radar. Ze vertegenwoordigen 50% van de transacties en worden nog steeds, in het beste geval, beheerd in een spreadsheet. De digitalisering van publieke aankopen blijft een groot en spannend project met aanzienlijke voordelen voor ons land. Als land zullen we altijd geld nodig hebben en dus loont het om onnuttige uitgaven op te sporen.
Over Ordiges…
Ordiges is een technologische leider voor digitalisering van aankopen zowel in de privésector (gamma Ask&Go / SRM) als in de overheidssector (Gamma LiaWeb overheidsopdrachten / OfLex). Het bedrijf wil waarde creëren voor haar klanten met als hoofddoel: Complexe aankoopprocessen eenvoudiger maken om de operationele efficiëntie en betrokkenheid van gebruikers te garanderen. Ordiges is aanwezig op de Belgische en Franse markt met een continue investering in O&O. Ze is onmisbaar geworden voor digitalisering dankzij haar innovatieve oplossingen en ervaren consultants. Deze oplossingen passen zich aan aan uw organisatie om uw prestaties te verhogen.
Door Fokus Online
