Bedrijven en organisaties worden geconfronteerd met nieuwe ontwikkelingen en verwachtingen van hun klanten: flexibiliteit, reactiviteit, een personal touch… Zij moeten hun interne werking herzien om hiermee om te gaan en terzelfdertijd concurrerend te blijven op de markt. Ontdek hoe procesautomatisering aan deze nieuwe uitdagingen tegemoet komt en daarbovenop talrijke voordelen oplevert.
Wat houdt procesautomatisering in?
De automatisering van bedrijfsprocessen transformeert de interne organisatie van een bedrijf. Taken die repetitief of moeilijk zijn en die maar een lage toegevoegde-waarde hebben, worden verwerkt door IT-systemen in plaats van het personeel.
Het doel is de productiviteit te verbeteren door de kosten en rompslomp te verminderen. Zo heeft iedereen meer tijd om zich te concentreren op taken met een hogere toegevoegde waarde, zoals klantenrelaties, analyse van- en toezicht op complexe procedures.
Deze procesautomatisering, die vroeger was voorbehouden aan ondernemingen met een groot transactie- of productievolume, bereikt mettertijd ook kleinere firma’s.
Waarom uw processen automatiseren?
-
Een geoptimaliseerd communicatiesysteem
Interne communicatie is essentieel voor de algehele planning en coördinatie. Dankzij automatisering kunnen teams in één enkel IT-systeem een geheel van informatie samenbrengen om eenvoudige taken uit te voeren. Software biedt immers een eenvoudig en intuïtief dashboard voor een globaal overzicht van de werkzaamheden, wat het beheer ervan vergemakkelijkt. Bovendien integreren geautomatiseerde systemen de geschiedenis van taken en gegevens.
-
Transparantere informatie
Geautomatiseerde workflows wijzen voor elke stap in het proces een projectmanager aan met een specifiek takenpakket. Dit versterkt bijgevolg de verantwoordingsplicht van alle betrokkenen. Bovendien maakt automatisering het mogelijk wanneer de productieketen onderbroken wordt, de oorzaken te begrijpen. Daarnaast kan u de meest tijdrovende taken identificeren, analyseren. én automatiseren. Zo neemt u beslissingen op basis van de nieuwe inzichten, lost u knelpunten op, optimaliseert u uw processen en brengt u de werklast in evenwicht.
-
Vermindering van kosten, fouten en nalatigheden
Automatisatie vermindert het risico op fouten en dematerialiseert een reeks taken met een positieve impact op uw kosten én optimaliseert uw backoffice. Hierdoor kunnen werknemers zich concentreren op belangrijkere taken zoals geschillenbeheer, laattijdige betalingen, enz.
-
Voor een totaalzicht op operationele processen
De automatisering en digitalisering van processen geeft u naast een taakoverzicht ook een totaalbeeld van uw systeem en uw aankoopketen. Door validatieworkflows te integreren volgt u het aantal aanvragen ongeacht hun status (ontvangen, goedgekeurd of afgewezen), en de voortgang van elke taak. Zo optimaliseert u elke fase van het proces.
-
Betere service en organisatie
De nieuwe organisatie en transparantie die automatisering meebrengt, verbetert rechtstreeks de dienstverlening van een onderneming. De digitalisering van documenten en de elektronische opslag van gegevens verbeteren immers de antwoordsnelheid en bijgevolg de klanteninteracties. Een onbetwistbare tijdswinst die uw dienstverlening boven die van uw concurrentie verheft.
Bovendien worden de werknemers door deze nieuwe organisatie meer betrokken bij en verantwoordelijker voor het proces. Hun takenpakket evolueer van eentonige taken naar meer verantwoordelijkheid en capaciteit. Deze verandering in competenties optimaliseert elke afdeling en bijgevolg de organisatie zelf.
Enkele tips voor succesvolle procesautomatisering
Niet alle processen kunnen direct worden geautomatiseerd. Daarom moet voor en tijdens de uitvoering met verschillende factoren rekening worden gehouden.
-
Haalbaarheidsstudie
Alvorens de automatisering van processen te overwegen, is het raadzaam rekening te houden met volgende aspecten:
- Kan ik met automatisering de doelstellingen van het bedrijf bereiken?
- Wat houdt dit in?
- Volstaan de beschikbare gegevens voor automatisering?
- Kan de bedrijfssoftware automatisering aan?
Om deze vragen beter te kunnen beantwoorden, neem volgende punten in aanmerking.
- Het transactievolume
- Het soort proces
- De beschikbaarheid van gegevens en de dematerialisatie ervan
- Stabiliteit van het IT-systeem van de onderneming m.b.t. toekomstige interacties met andere IT-tools
- Interesse en betrokkenheid van het personeel
Zodra met al deze elementen rekening is gehouden, is de integratie van intelligente automatisering mogelijk.
-
Verduidelijking van de taken
Deze nieuwe taakverdeling moet leiden tot een beter organisatiebeheer om:
- Het risico op fouten te beperken
- Bijstand te verlenen in geval van moeilijkheden of complexe taken
- Te zorgen voor een goede follow-up van de uitgevoerde handelingen
Managers zijn dus essentieel. Let echter op dat er niet te veel toestemmingen gevraagd moeten worden in het proces, omdat dit anders de productieketen zelf vertraagt.
-
Opleiding van teams in automatisering
Zodra het proces geautomatiseerd is, moet een opleiding gegeven worden zodat iedereen direct mee is. Bovendien is dit het ideale moment om feedback en opmerkingen te verzamelen. Zo beperkt u mogelijke belemmeringen van het proces. Goede communicatie voor, tijdens en na maakt het immers mogelijk de weerstand te minimaliseren en stuurt de verandering in goede banen.
-
Communicatie en voorlichting
Communicatie is essentieel voor de bewustmaking van de werknemers. Het is uiteraard cruciaal de belangrijkste gebruikers bij het project te betrekken door hen te informeren over de problemen en de verwachte resultaten. Het is ook belangrijk rekening te houden met hun huidige werkwijze en hun vrees voor deze verandering te begrijpen, om hen beter in de rest van het proces te integreren.
Procesautomatisering is een onmiskenbare tijdsbesparing die uw organisatie wendbaarder, stabieler en efficiënter maakt. Nog niet zo lang geleden was dit voorbehouden aan grote bedrijven die zich een dergelijke investering konden veroorloven. Vandaag is de situatie geëvolueerd dankzij artificiële intelligentie en kunnen de meeste automatiseringssystemen worden geïmplementeerd voor organisaties van om het even welke omvang.
Bij Ordiges ontwikkelen we software op basis van artificiële intelligentie om uw productiviteit aanzienlijk te verbeteren.
Geschreven door Tim Thollebeek, Administrative & communication officer
