In tijden van budgettaire beperkingen is het voor overheidsinstellingen belangrijk om voorafgaand aan aankopen een correcte inschatting van de behoeften te maken. Toch blijkt dit in de praktijk niet altijd evident.
De mogelijkheid om vooraf de markt te screenen biedt aankopers een krachtig hulpmiddel bij de behoeftebepaling. In dit artikel bespreken we in dit verband de sourcing-methode en tonen we aan dat die eveneens goed inzetbaar is in de publieke sector.
Wat is sourcing?
Sourcing is een Engelse term die voornamelijk gangbaar is in de privésector om te duiden op het monitoren, opzoeken en beoordelen van leveranciers en producten aan de hand van een nauwgezette marktverkenning.
De doelstelling ervan is een zo grondig mogelijke kennis op te doen van het technisch-economische weefsel, dit met het oog op een adequate behoeftebepaling en een dito offerteaanvraag/bestek.
Wat zegt de huidige wetgeving?
Hoewel ze al langer bestaat, verschijnt de sourcing-methode voor het eerst in de context van overheidsaankopen binnen de Europese richtlijnen 2004/17 en 2004/18, en wel onder de noemer technische dialoog. Intussen werd de term echter ingeruild voor de bredere benaming voorafgaande marktconsultaties.
Laten we de Europese en Belgische wetgeving even van naderbij bekijken.
Sourcing op Europees niveau
Richtlijn 2014/24/EU (klassieke sectoren) wijdt 2 artikels aan sourcing en gaat ervan uit dat de methode deel uitmaakt van het normale verloop van de procedure. Artikel 40 Voorafgaande marktconsultaties stelt dat aanbestedende diensten ‘’ter voorbereiding van de aanbesteding, marktconsultaties kunnen houden’’. Meer bepaald kunnen ze hierbij advies inwinnen van zowel onafhankelijke deskundigen als van marktdeelnemers. De richtlijn verduidelijkt dat ook potentiële opdrachtnemers hieraan kunnen deelnemen op voorwaarde dat door de aanbestedende dienst de nodige maatregelen zijn genomen om de mededinging niet te vervalsen.
Artikel 41 Voorafgaande betrokkenheid van gegadigden of inschrijvers legt de nadruk erop dat de aanbestedende dienst de nodige voorzorgen moet nemen om alle kandidaten en inschrijvers op gelijke voet te behandelen, dit ongeacht hun deelname aan de voorafgaande marktverkenning.
Richtlijn 2014/25/EU behandelt sourcing in gelijkaardige bewoordingen in de artikels 58 en 59, maar dan voor de speciale sectoren.
Omzetting naar Belgisch recht
De artikels over sourcing uit de Europese richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU werden naar Belgisch recht omgezet in de nieuwe wetgeving rond overheidsopdrachten die op 30 juni 2017 in werking trad.
Sourcing toepassen op overheidsaankopen
De wetgeving spoort overheidsaankopers ertoe aan de economische markt voorafgaand aan aankopen te verkennen. Dit kan op verscheidene manieren:
- monitoring van de economische sector: technische magazines en publicaties, internetresearch, case studies en getuigenissen uit de sector (benchmarking) ;
- deelname aan professionele beurzen of ontmoetingen georganiseerd door kamers van koophandel, beroepsfederaties, steden, gemeenten, enz. ;
- vragenlijsten verstuurd naar leveranciers en dienstverleners ;
- face-to-face- of telefonische gesprekken ;
- terbeschikkingstelling van een platform of webpagina waarop economische operatoren zich kunnen inschrijven. De aankoper beschikt zo over een databank van leveranciers en dienstverleners waarin hij potentiële opdrachtnemers kan identificeren.
Voordelen van sourcing bij overheidsaankopen
In het kader van overheidsaankopen komt sourcing neer op actieve verkenning en analyse van de economische markt alvorens een opdracht uit te schrijven. Op die manier kunnen aankopers de behoeften van de overheidsinstelling beter omschrijven in de opdrachtdocumenten, met als gevolg dat de kandidaturen en offertes van de geïnteresseerde ondernemingen ook beter afgestemd zijn.
De voordelen van sourcing beperken zich evenwel niet tot een betere behoeftebepaling. Hieronder volgen nog 4 gunstige effecten:
- Ruimere mededinging: kmo’s en nieuwe economische operatoren kunnen reeds voor het uitschrijven van de opdracht over nauwkeurige informatie beschikken, wat hen voldoende tijd biedt om een passend antwoord voor te bereiden.
- Inachtname van de specifieke economische marktsituatie: de opdracht kan beter worden gestructureerd in functie van het economische speelveld (raamovereenkomst, verdeling in percelen, meerdere opdrachtnemers, …)
- Responsabiliseren van aankopers: aankopers verwerven een betere kennis van de markt en de evolutie ervan. Ze kunnen de noden van de overheidsinstelling beter afwegen ten opzichte van wat de markt aanbiedt en zo een bestek opstellen dat beter aansluit bij de huidige marktrealiteit.
- Afstemming van middelen en uitgaven: betere behoeftebepalingen zorgen uiteindelijk ook voor juistere uitgaven en een correctere aanwending van middelen. Dit leidt tevens tot een optimalisering van de totale kosten gelinkt aan aankopen.
Sourcing en overheidsaankopen: enkele voorzorgsmaatregelen
Het toepassen van sourcing op overheidsaankopen is sterk aanbevolen zolang hierbij steeds volgende principes in acht worden genomen:
- gelijke behandeling van alle deelnemers
- transparantie van procedures
Zoals reeds vermeld, is het essentieel dat de informatie die tijdens de voorafgaande marktverkenning aan ondernemingen wordt verstrekt, niet van die aard is dat ze aanleiding kan geven tot concurrentievervalsing bij de keuze van een uiteindelijke opdrachtnemer.
Het is dan ook erg belangrijk dat de aanbestedende dienst een reeks voorzorgsmaatregelen neemt inzake sourcing:
Voorzorgsmaatregelen tijdens de sourcingprocedure
Tijdens hun contacten met ondernemingen moeten aankopers erover waken niet te veel informatie prijs te geven. Zo is het altijd beter om informatie eerder in grootteordes uit te drukken dan in exacte bedragen of hoeveelheden.
Bovendien moet worden gewaarborgd dat elke contactname traceerbaar is en dat met het oog op transparantie ook verslagen of samenvattingen hiervan worden bijgehouden.
Voorzorgsmaatregelen na afloop van de sourcingprocedure
Na afloop van de sourcingprocedure is het van belang dat de aankoper het contact verbreekt met de vooraf geraadpleegde ondernemingen (vanaf de fase van het opstellen van het bestek tot en met de gunning van de opdracht).
Voorts moet de informatie die verstrekt is tijdens de sourcingprocedure ter beschikking worden gesteld van de deelnemers aan de plaatsingsprocedure.
Om elk risico op nietigheid te vermijden, is het ten slotte aangewezen om de sourcingprocedure in het bestek te vermelden en aan te geven welke voorzorgsmaatregelen werden genomen met het oog op de daaropvolgende plaatsingsprocedure.
De reglementering inzake overheidsopdrachten biedt aanbestedende diensten een echte hefboom tot performantie. Dankzij de invoering van aankooptechnieken uit de privésector in de procedure voor het beheer van overheidsopdrachten, groeien publieke aankopers immers uit van gewone beheerders tot strategische medewerkers die mee vom geven aan het aankoopbeleid.
Interesseert deze thematiek u? Ontdek hoe u het dagelijkse beheer van uw overheidsaankopen kan verbeteren dankzij de LIAweb-oplossing.
