De maatschappij wordt steeds meer digitaal. Daardoor wordt de digitalisering van bedrijven een belangrijk aspect om nieuwe uitdagingen van samenwerking, merkbekendheid en gebruikerservaring aan te gaan. Vroeger werden enkel gegevens gedematerialiseerd, maar nu is digitalisering een sleutelbegrip aan het worden. Dit begrip omvat een geheel van werkwijzen: van het eenvoudige gebruik van nieuwe technologische apparatuur tot de automatisering van processen en klantenrelaties.
Vandaag verklaart meer dan de helft van de bedrijven in België dat het steeds moeilijker zal worden om te groeien en competitief te blijven zonder de hulp van digitalisering. De ontwikkeling van digitalisering is echter niet evident voor ondernemingen waar er gebrek is aan personeel en financiële middelen.
In dit artikel bespreken we echter waarom het aangeraden is om de digitalisering te implementeren binnen uw organisatie en wat de 4 belangrijkste stappen zijn om daarin te slagen.
Waaruit bestaat de digitalisering en waarom die toepassen?
Alvorens te begrijpen waarom u de digitalisering in uw organisatie moet implementeren, geven we eerst een korte definitie ervan. Digitalisering verwijst naar het proces waarbij digitale technologieën volledig worden geïntegreerd in alle activiteiten van een onderneming. De invoering van deze technologieën zorgt voor nieuwe toepassingen en werkwijzen. Zij kunnen een bron van innovatie en productiviteit zijn voor ondernemingen, waardoor zij sterker in de markt staan.
Maar waarom investeren in deze digitale technologieën?
Volgens een studie van PwC Digital verwacht 57% van de managers hun omzet te kunnen verhogen door te investeren in digitale technologie. 80% van hen denkt dat hun bedrijf digitaal moet worden om te kunnen innoveren.
Ondernemingen houden niet alleen rekening met een innovatiefactor, maar ook met marktelementen die kunnen zorgen voor een andere werkwijze, zoals :
- Nieuwe behoeften en wensen van consumenten
- Verbeterde communicatie tussen medewerkers
De digitalisering heeft immers ook betrekking op de volledige onderneming. De samenwerking gebeurt over de verschillende afdelingen en de communicatie wordt rechtstreekser. De digitalisering zorgt dus voor tijdswinst, beter concurrentievermogen maar ook samenhang binnen de onderneming.
- Waardering van het merkimago
Digitale technologie stelt u in staat om informatie over de vakkundigheid van uw bedrijf, zoals de automatisering van processen en een betere samenwerking, te communiceren naar externen. …. Door al deze boodschappen aan uw klanten over te brengen, kunt u uw prestaties verbeteren en tegelijkertijd uw werknemers erbij betrekken.
De digitalisering stelt diverse ondernemingen in staat een echte wending te nemen, waardoor zij zich op korte en middellange termijn van hun concurrenten kunnen onderscheiden. Daarop moet eerst worden geanticipeerd en een strategie worden ontwikkeld die uit verschillende stappen bestaat.
Vier belangrijke stappen voor een geslaagde digitalisering
Stap 1: Informatie
Stap 1 bestaat uit 3 acties:
1. Aanloopfase: ondernemingen moeten hun teams en medewerkers bewust maken vooraleer van start te gaan.
2. Stappenplan opstellen: zodra de besluitvormers de implementatie van een digitalisering binnen hun onderneming hebben gevalideerd, moeten zij beslissen over de reeks doelstellingen die moeten worden bereikt. Waar wil het bedrijf naar toe? Met welke digitale hulpmiddelen? Om welke redenen?
Vervolgens moeten zij een stappenplan opstellen waarin de belangrijkste fases van de digitalisering worden gegroepeerd naargelang hun digitaliseringsniveau, bedrijfstak en behoeften. Een stappenplan bestaat uit 3 fases:
- Ten eerste wordt het plan geïntegreerd om interne processen, die vroeger manueel werden uitgevoerd, te digitaliseren. De technologie zal de processen optimaliseren zonder nieuwe te creëren. Dit is bijvoorbeeld het geval voor elektronische facturatie, de digitalisering van onkostennota’s, gegevensopslag in de cloud, de digitalisering van leveranciersrelaties, enz.
- Daarna wordt het aanbod van de onderneming ontwikkeld en uitgebreid, zonder de kernactiviteiten te veranderen. Dit kan nieuwe groeimogelijkheden genereren. Voorbeeld: nieuwe producten of diensten aanbieden
- Ten laatste wijzigt de structuur waarop de onderneming is gebaseerd.
3. Stroomlijning van interne en externe kanalen. Het doel is de digitalisering harmoniseren binnen alle afdelingen van het bedrijf zodat niemand achterblijft. Meestal gaat het om de invoering van een intranet en een extranet.
- Het intranet maakt het mogelijk gegevens in de cloud te verzamelen zodat werknemers nieuwe gedigitaliseerde producten en diensten die door het bedrijf worden verkocht, beter begrijpen en aanpassen.
- Het extranet maakt een betere interactie mogelijk en garandeert een kwaliteitsvolle klantenervaring.
Stap 2: Opleiding
Alvorens het stappenplan voor digitalisering in praktijk te brengen, verdient het de voorkeur om de juiste teams te briefen en te mobiliseren voor de IT-integratie, maar ook voor de werking en de ontwikkeling van deze digitale instrumenten. Deze teams worden over het algemeen intern aangeworven, maar dit kan ook extern, wat extra kosten en een nieuwe organisatie van de onderneming met zich meebrengt.
Stap 3: Ingebruikname
Het is tijdens de ingebruikname dat de IT-manager en zijn team tussenbeide komen om de nieuwe technologieën te integreren. Met behulp van specificaties test de IT-afdeling de digitale hulpmiddelen alvorens de tool in het systeem te installeren en te ontwikkelen. Om te groeien en de verschillende processen te optimaliseren, moeten managers hun IT-afdeling aanzetten om de laatste technologische en digitale trends op de markt te blijven opvolgen.
Stap 4: Resultaat
Of er nu digitalisering is of niet, het is belangrijk dat ondernemingen de gevolgen en de impact van hun digitaal beleid evalueren. De analyse van KPI’s is aangeraden en wordt beschouwd als de beste manier om de impact van digitalisering te meten.
Er bestaan 4 types KPI’s om te evalueren.
- Wendbaarheidsindicatoren
- Tijd tussen de beslissing en ingebruikname van digitale oplossingen
- Tijdstip van beschikbaarheid bij de klant
- Klantindicatoren
- Gebruikerservaring
- Klantbehoud
- Klanttevredenheid
- Business development
- Nieuwe inkomstbronnen evalueren
- Digitale oplossingen zoeken
- Differentiëren van concurrenten
- Operationele uitmuntendheid
- Productiviteit van werknemers
- Rekrutering en behoud van werknemers
- Kosten gelinkt aan informatiesysteem
- Kwaliteit van nieuwe processen en rekening houden met fouten
- Toetsing van operationele efficiëntie van processen
- Rekening houden met de invloed van innoverende partners die nodig zijn voor de ontwikkeling
De digitalisering wordt algemeen beschouwd als een groeifactor en beïnvloedt alle bedrijfstakken en diensten van een onderneming om harmonisatie en samenwerking binnen bedrijven mogelijk te maken. Maar de ingebruikname als bron om processen te optimaliseren, moet vooraf voorbereid worden.
Ordiges biedt u gedigitaliseerde technologische oplossingen zodat u uw performantie-uitdagingen kan aangaan. En omdat wij het belang van een succesvolle implementatie van technologieën begrijpen, begeleiden onze consultancy teams u bij de implementatie ervan. Wil u meer weten over onze digitale oplossingen en onze IT-consultancydiensten?
Artikel geschreven door Charlotte Lambert – Marketing & Communication Officer
Bronnen: Le Blog de B-Reputation, Flexjob, La libre Network, Le Journal du Net
