Uit een bevraging van Markess International blijkt dat 89% van de ondernemingen een return on investment van minder dan 6 maanden vaststellen of ramen na het dematerialiseren van hun facturen. Purchase-to-Pay-oplossingen vormen vandaag een onmiskenbare troef voor de efficiënte werking van ondernemingen. Toch worden ze niet altijd optimaal benut. Wij geven u vandaag 5 adviezen om het maximum uit uw oplossing te halen.
1. Elimineren van dubbels
Kies voor een oplossing die dubbels identificeert en elimineert. Ook al bent u ervan overtuigd dat uw aankoop- en betalingsprocessen goed op punt staan, toch gebeurt het in de praktijk nog vaker dan u denkt dat een factuur dubbel wordt verwerkt of, erger nog, betaald. Oplossingen die dit verhinderen leveren u tijd en geld op.
2. Inschatten van geldstromen
Gestroomlijnde betalingsprocessen maken uw onderneming niet alleen kostenefficiënter, ze zorgen er ook voor dat u veel nauwkeuriger de geldstromen kan inschatten.
Ga na of een P2P-oplossing betrouwbare voorspellingen inzake geldstromen kan bieden. Dit maakt haar geloofwaardiger en biedt ondernemingen een reële financiële meerwaarde.
3. Fast Track-goedkeuringen
Er zullen altijd uitzonderingen op regels bestaan. Indien een situatie vereist dat een aankoop of betaling dringend moeten gebeuren, zorg er dan voor dat dit in geen geval buiten het P2P-systeem gebeurt. Stel daarentegen in de oplossing zelf een fast track-procedure in die minder goedkeuringen vereist dan gebruikelijk. Documenteer deze procedure en geef duidelijk aan onder welke voorwaarden ze mag worden gebruikt. Zo bezit u over een shortcut wanneer dat nodig is, maar geeft u tegelijk aan dat ook in die omstandigheden een controleprocedure geldt.
4. Follow-up van leveranciers
Nodig uw leveranciers uit voor een positieve en constructieve kennismaking waarin u de visie en werking van uw onderneming toelicht. Openheid naar leveranciers met gebruik van directe communicatiekanalen leidt tot een verhoging van de doeltreffendheid en een verlaging van de risico’s. Daarom reikt een goede Purchase-to-Pay-oplossing ook tools aan om de performantie van leveranciers te meten, te beoordelen en onderling te vergelijken. Dit liefst in combinatie met monitoringinstrumenten om informatie uit het aankoopdomein te verzamelen, te ordenen en te delen, evenals een databank met alle contactgegevens, documenten en gevoerde communicatie per leverancier.
5. Centralisatie, automatisering en dematerialisatie
Purchase-to-Pay-oplossingen moeten inzetten op centralisatie, automatisering en dematerialisatie. Op die manier krijgen gebruikers sneller toegang tot de nodige informatie en worden verwerkingstijden korter. Ga na of uw oplossing performantie-indicatoren biedt om eventuele disfuncties te identificeren, verbeteringsplannen op te stellen en prioritaire aankoopcategorieën te bepalen.
Ontdek de Ask&Go-technologie en kom meer te weten over onze oplossing voor aankoopbeheer.
