De afgelopen jaren stond de rentabiliteit van organisaties in het middelpunt van de discussie. Zeggen dat dit decennium zwaar is, zou een understatement zijn. De budgetten worden steeds krapper als gevolg van alle crises (COVID, financiën, enz.).
Kostenreductie kan een positief effect hebben op de winstgevendheid en de prestaties van organisaties. Daarom is dit al jaren een prioriteit voor financieel directeuren, ook wel CFO’s genoemd.
Om hen te helpen hun kosten te drukken, bieden wij 5 vragen als leidraad:
1. Waar maak ik snel winst?
De bedoeling is de ruimere vraag, “waar kan de CFO kosten besparen zonder de prestaties van de onderneming te verminderen?” te beantwoorden:
Daarom, moet de CFO een volledige analyse hebben van alle (niet alleen financiële) activiteiten van zijn onderneming. Zonder deze diepgaande kennis wordt het moeilijk om een beslissing te nemen die aansluit bij de uitdagingen van zijn organisatie.
2. Wat is het jaarbudget? Hoeveel ervan is al opgebruikt en door welke soorten aankopen?
De meeste bedrijven halen de begrotingsgegevens uit hun boekhoudsysteem. Dit betekent dat zij toegang hebben tot reeds betaalde facturen. Sommige kosten zijn echter al gemaakt, maar nog niet betaald. Het gebeurt ook zeer vaak dat in de boekhouding de aankopen gegroepeerd zijn in grote eenheden, maar niet specifiek volgens een bepaalde nomenclatuur. Dit gebrek aan gegevens verhindert de CFO dus precies na te gaan waar hij zijn uitgaven zou kunnen verminderen.
Dit gebrek aan algemeen inzicht inzake liquiditeit kan de winst en het concurrentievermogen van de onderneming beïnvloeden. Het gaat dus niet alleen om reporting.
Om dit financieel beheer te optimaliseren, raden wij u dan ook aan dashboards te creëren op basis van de gegevens van het boekhoudsysteem, ERP of aankoopbeheersoftware van uw onderneming. Het synchroniseren en delen van informatie tussen deze drie instrumenten is zeer belangrijk voor een CFO.
3.Heb ik zicht op alle leverancierscontracten?
U vraagt zich misschien af waarom de CFO deze vraag zou moeten stellen. Het beheren van de leverancierscontracten van een onderneming is immers niet zijn taak maar die van de aankopers. Dit gegeven is echter van groot belang voor een kostenverlagingsstrategie.
De CFO moet daarom bij de aankopers nagaan of zij deze contracten volledig beheren. Dit voorkomt ongeoorloofde aankopen, d.w.z. aankopen buiten de contracten die de kosten kunnen opdrijven. Een goed zicht op uw contracten, en meer bepaald op de vervaldatum, maakt het mogelijk de leveranciersrelatie te stabiliseren en tegen de beste prijs te onderhandelen over uw terugkerende aankopen.
4.Is risico voldoende geïntegreerd in mijn dagelijks beheer?
De uitdaging voor de financiële diensten is het nagaan in welke mate de strategische doelstellingen bereikt zijn en risicofactoren te identificeren. Hiervoor moet de CFO deze prestatie-indicatoren vroeg in de financiële cyclus monitoren en gemeenschappelijke KPI’s vinden met andere strategische afdelingen, zoals de aankoopafdeling.
Samenwerken en meten maken het mogelijk de risico’s binnen bedrijven te identificeren en er dus beter op te anticiperen.
Om uw samenwerking met de aankopers te verbeteren, heeft Ordiges ook een white paper opgesteld over deze win-win relatie: « aankopen en finance, win-winrelatie! »
5.Worden werknemers bewust gemaakt van de financiële gevolgen van hun uitgaven?
Werknemers bewust maken van de impact van hun uitgaven op het bedrijf is cruciaal! Een gebrek aan transparantie en discipline in de bedrijfscultuur is vaak de oorzaak van de toename van onnodige uitgaven. Het doel is meer vat te krijgen op de uitgavenposten en de bedrijfskosten te verlagen.
Door deze vragen te stellen, kan de CFO een checklist van taken opstellen om die kostenvermindering te bevorderen.
Bij Ordiges ontwikkelden we een tool waarmee u aankopen en uitgaven in één enkele software beheert. Zo krijgen de financiers een reëel overzicht van de gedane uitgaven, en volgen zij de leverancierscontracten op. Tegelijkertijd kunnen de werknemers verantwoordelijk worden gesteld voor hun uitgaven. Om meer te weten te komen over onze Ask&Go software, gelieve ons te contacteren!
Artikel geschreven door Charlotte Lambert, Marketing & Communication Manager
