Binnen minder dan twee jaar zullen alle btw-plichtige bedrijven in België facturen moeten uitwisselen in de vorm van gestructureerde bestanden, in overeenstemming met een internationale standaard. De tijd dat facturen in PDF- of Word-formaat of per post werden verstuurd, zal voorbij zijn; ze zullen leesbaar en verwerkbaar moeten zijn met de meeste factureringssoftware. Deze overgang naar elektronische facturering maakt deel uit van een bredere context van hervormingen gericht op het moderniseren van de btw-inning, zoals het ViDA-programma (“VAT in the digital age”) op Europees niveau.
De fundamenten van e-facturatie in België
Achtergrond van e-facturatie in België
Hoewel elektronische facturatie op Europees niveau in 2028 van kracht moet worden, heeft België deze deadline vervroegd. In oktober 2023 vroeg de regering een derogatie aan bij de Europese Commissie om e-facturatie te kunnen invoeren nog voor de Europese norm was goedgekeurd.
De Belgische wetgeving zal het gebruik van gestructureerde elektronische facturen verplicht stellen vanaf 2026 voor Belgische bedrijven die gevestigd en geregistreerd zijn voor de lokale btw. Facturen zullen moeten voldoen aan de Peppol-BIS standaard en moeten worden verzonden via het Peppol (Pan-European Public Procurement Online) netwerk, waardoor er een einde komt aan het gebruik van papieren facturen en ongestructureerde formaten zoals PDF. De B2C-sector is echter uitgesloten van deze regelgeving, die dus alleen van toepassing is op de B2B-sector.
Uitrol van e-facturatie
E-facturatie zal in verschillende fasen worden uitgerold, met specifieke deadlines:
- 1 januari 2024: de ontvangst van elektronische facturen wordt verplicht voor de meeste Belgische organisaties
- 1 juli 2024: kleine en middelgrote organisaties moeten elektronische facturen kunnen aanvaarden en verwerken, terwijl grote bedrijven ze al moeten kunnen uitreiken
- 1 januari 2025: ook kleine organisaties zullen elektronische facturen kunnen uitreiken
- 1 juli 2025: micro-organisaties sluiten zich aan bij de e-factureringsbeweging
- 1 januari 2026: elektronische rapportering wordt verplicht voor alle Belgische organisaties
- 1 januari 2028: al deze nieuwe regels zullen volledig van toepassing zijn op alle organisaties in België
Om de overgang naar elektronische facturatie te vergemakkelijken, heeft de Belgische overheid de uitdagingen erkend waarmee bedrijven kunnen worden geconfronteerd. Daarom is er een ambitieus fiscaal initiatief opgezet om bedrijven aan te moedigen deze nieuwe praktijk over te nemen. Deze maatregel zal hen in staat stellen om belastingaftrek te vragen voor bepaalde uitgaven die verband houden met de implementatie van elektronische facturatie. Meer in het bijzonder heeft de Belgische overheid een belastingaftrek van 120% ingevoerd voor investeringen in e-facturatieplatformen, over de belastbare periode van 2024 tot 2027.
Uitgaven die in aanmerking komen voor deze aftrek zijn onder andere de aankoop, installatie en opleiding die nodig zijn om elektronische factureringssystemen te implementeren. Door een voordelig financieel kader aan te bieden, moedigt de Belgische overheid bedrijven aan om de stap te zetten naar elektronische facturatie en vergemakkelijkt ze hun overgang naar deze nieuwe manier om handelstransacties te beheren.
Economische en milieuvoordelen
De invoering van elektronische facturatie in het Belgische bedrijfsleven heeft een aantal voordelen.
Ten eerste wordt de overstap naar e-facturatie gerechtvaardigd door ecologische overwegingen, aangezien het papierverbruik aanzienlijk wordt verminderd, wat bijdraagt tot de bescherming van het milieu. Bovendien wordt het voorgesteld als een doeltreffende manier om de administratieve last voor bedrijven te verminderen, wat zich zou kunnen vertalen in besparingen die volgens het Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging meer dan 3 miljard euro zouden kunnen bedragen voor bedrijven in de Europese Unie. Deze maatregel is ook bedoeld om belastingfraude te beperken, omdat elektronische facturen moeilijker te manipuleren zijn wanneer ze eenmaal uitgereikt zijn, wat zorgt voor een grotere transparantie en traceerbaarheid van transacties.
De Belgische regering wil ook de btw-kloof verkleinen, d.w.z. het verschil tussen verwachte en werkelijke btw-ontvangsten. Volgens een rapport van het Internationaal Monetair Fonds zou een betere btw-inning de Belgische staat jaarlijks tot 11 miljard euro aan extra inkomsten kunnen opleveren.
Integratie van e-facturatie in overheidsopdrachten in België
Wettelijk en regelgevend kader voor e-facturatie bij overheidsopdrachten
De overgang naar e-facturatie in België maakt deel uit van een Europese context waarin deze praktijk steeds meer wordt aangemoedigd. De Europese Richtlijn 2014/55/EU, afgekondigd op 16 april 2014, vormde immers het startpunt voor deze ontwikkeling, met als doel de uitwisseling van elektronische facturen tussen overheden (B2G) te standaardiseren. België heeft ervoor gekozen om de elektronische facturering B2G te veralgemenen vanaf 2022 en deze maatregel geleidelijk in te voeren in functie van de omvang van de overheidsopdrachten:
- 1 november 2022: elektronische facturen moeten op de eerste dag van elke maand worden ingediend voor alle overheidsopdrachten met een waarde gelijk aan of hoger dan de Europese drempel.
- 1 mei 2023: deze verplichting wordt uitgebreid tot overheidsopdrachten met een waarde van 30 000 euro of meer, met verplichte indiening op de eerste dag van elke maand.
- 1 maart 2024: alle opdrachten van minder dan 30.000 euro zijn onderworpen aan de e-factureringsplicht.
Begrotingstoewijzingen van minder dan €3.000 zijn vrijgesteld. Elke regering zal echter op een latere datum kunnen beslissen om deze verplichting op te leggen voor dit soort uitgaven en om een deadline vast te leggen voor de implementatie ervan.
Om deze overgang te vergemakkelijken, heeft België ervoor gekozen om het Peppol-systeem te gebruiken, dat in Europa al op grote schaal wordt gebruikt voor elektronische uitwisselingen bij overheidsopdrachten. Dit systeem zorgt voor een veilige gegevensuitwisseling tussen goedgekeurde toegangspunten en harmoniseert het formaat, de semantiek en de structuur van facturen. Het biedt ook het voordeel dat voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen geen voorafgaande toestemming van de contractant nodig is.
Tegelijkertijd is het gebruik van software die compatibel is met het Peppol-formaat wijdverspreid in België, wat de overstap naar elektronische facturatie vergemakkelijkt. Bovendien maakt dit systeem een volledige automatisering van het facturatieproces mogelijk zonder menselijke tussenkomst, wat het risico op fouten en frauduleuze manipulatie vermindert.
Concluderend is België vastbesloten om over te schakelen op elektronische facturatie, vooruitlopend op de Europese richtlijnen en door een regelgevend en stimulerend kader op te zetten. Deze overgang naar e-facturatie, die zich over meerdere jaren uitstrekt, heeft als doel de administratieve processen te vereenvoudigen, de ecologische voetafdruk te verkleinen en de transparantie van commerciële transacties te verhogen. Met de invoering van standaarden zoals Peppol-BIS en de wijdverspreide toepassing van elektronische facturatie bij overheidsopdrachten positioneert België zich in de voorhoede van de digitalisering van commerciële uitwisselingen, wat bedrijven nieuwe kansen en economische voordelen biedt en tegelijk een beter beheer van de overheidsfinanciën bevordert.
Artikel geschreven door Sarah Exposito Ragaigne, Digital Marketing & Communication Officer bij Ordiges
