Strategische clausules in overheidsopdrachten vormen de pijlers voor de onderhandelingen met leveranciers, voor de prijs die eruit voortvloeit en voor de beslechting van eventuele geschillen. Ze zijn dus met andere woorden cruciaal voor het succes van overheidsaankopen. Dergelijke strategische bepalingen steunen evenwel zelf op 3 hefbomen: een globale visie op aankopen, een nomenclatuur voor aankopen en de follow-up van lopende contracten.
Globale visie op aankopen
Terwijl de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten doorgaans goed beheerst worden door overheidsinstellingen, zijn het vooral de fases die hieraan voorafgaan en zij die hierop volgen die nog kunnen worden geoptimaliseerd met het oog op een hogere efficiëntie van de overheidsaankopen.
Vaak is het noodzakelijk om iemand aan te werven die de verschillende fases van de aankoop volgt. Merk op dat een klassieke aankoopprocedure 3 à 4 fases omvat en een beroep doet op de tussenkomst van 2 à 3 departementen. Professionals inzake overheidsaankopen benadrukken dat hierbij helaas vaak sprake is van een gebrek aan coördinatie van de verschillende stappen van het aankoopproces.
De oplossingen voor het optimaliseren van overheidsopdrachten moeten zich toespitsen op 2 zwaartepunten:
- een aankoper die toezicht houdt over het gehele proces vanaf de behoeftebepaling tot en met de uitvoering
- het gebruik van een IT-tool om bepaalde fasen van het aankoopproces te behandelen (opstellen van documenten, contractenbeheer, enz.).
Jammer genoeg zijn er nog overheidsinstellingen die over onvoldoende budgettaire middelen beschikken om een softwareoplossing aan te schaffen die hen ondersteunt bij deze taken.
Nomenclatuur voor aankopen
De veralgemening van een nomenclatuur voor aankopen lijkt eveneens onmisbaar om overheidsbestellingen te rationaliseren. Al is het hierbij wel van belang om deze nomenclatuur af te stemmen op de noden van de publieke instelling.
Zonder gebruik van dergelijk systeem lijkt het inderdaad moeilijk een overzicht te hebben van de aankopen binnen de structuur. Nomenclaturen verhogen immers niet alleen de transparantie, ze bevorderen ook het algemene kostenbeheer door de uitgaven onder te verdelen in verschillende aankoopcategorieën.
Nomenclaturen kunnen tevens worden gedeeld met andere openbare instellingen. Zo ontstaat een gemeenschappelijk referentiesysteem op basis waarvan de meest geschikte procedures kunnen worden bepaald en geïmplementeerd.
Follow-up van lopende contracten
Een van de sleutelfactoren voor performantere overheidsopdrachten is de opvolging vanlopende contracten. Driekwart van de ondernemingen gebruiken hiervoor evenwel geen gestructureerd systeem, wat vaak aanleiding geeft tot een gedecentraliseerd contractenbeheer (Waarom een oplossing voor contractenbeheer kiezen?). Als een gevolg daarvan moet elk departement zelf instaan voor de opvolging van contracten, evenals voor hun stopzetting of verlenging bij het naderen van de vervaldag.
Om een monitoring van contracten in te stellen, wordt in de onderneming vaak een inventaris bijgehouden in Excel. Hierbij is evenwel een zekere waakzaamheid nodig om de gegevens uit de databank steeds actueel te houden. In overheidsmiddens valt dan ook te horen dat op die manier soms opdrachten aflopen alvorens andere zijn gegund. Hierbij wordt gewezen op een tekort aande middelen die worden toegekend aan het aankoopproces, met als gevolg een gebrek aan tijd om de follow-up ervan te verzekeren.
Waarom is het volgens ons onmisbaar om de nodige aandacht te besteden aan het beheer van lopende contracten?
- heronderhandelen van sommige voorwaarden van het contract vóór een eventuele verlenging ervan
- makkelijk vaststellen van de overeenstemming van geleverde diensten
- geen onnodig tijdverlies bij het zoeken naar een leverancier
De drie hefbomen die in dit artikel beschreven worden, vormen een integraal deel van een beheerstrategie voor overheidsopdrachten. Ze zullen dan ook effectief zijn op voorwaarde dat de noodzakelijke middelen hiervoor worden aangereikt. Helaas wordt de aankoopfunctie nog al te vaak als een achtergrondactiviteit binnen ondernemingen beschouwd, zodat een gebrek aan menselijke en materiële middelen in de weg staat van een reële vooruitgang op het terrein.
