Digitalisering beïnvloedt de volledige structuur van een onderneming. Ongeacht hun omvang of activiteitensector moeten ondernemingen hierdoor zowel hun economisch model als hun organisatie hervormen. Want alleen zo blijven ze concurrerend.
Ook de financiële diensten vormen hierop geen uitzondering. Deze diensten worden vaak gestigmatiseerd en genegeerd, terwijl net zij in voortdurend contact staan met klanten. Daarom is het noodzakelijk dat ook zij innovatieve middelen integreren. Dit verbetert de prestaties in de volledige waardeketen en bevordert een modern imago voor de onderneming.
Technologieën, wetgeving en gebruiken evolueren voortdurend. In dit verband kunnen de financiële diensten niet achterblijven en moeten ze deelnemen aan de digitale transformatie om hun vakgebied te laten meegroeien.
Maar wat betekent nu concreet de integratie van digitalisering binnen de financiële diensten?
Hoe zet digitalisering ondernemingen ertoe aan om hun organisatie, uitdagingen en optimalisatiehefbomen beter te definiëren? Ontdek het in dit artikel.
Reorganisatie van financiële diensten als gevolg van digitalisering
De digitale transformatie verandert ingrijpend de organisatie van de financiële diensten. De oorzaak hiervan is dat door het vlotter uitvoeren van taken en door het beter stroomlijnen van gegevens zowel kosten als tijd worden bespaard. Dit heeft een directe impact op de rol van boekhouders, financieel deskundigen en management controllers. Zij kunnen zich nu meer focussen op strategische en analytische taken met hogere toegevoegde waarde.
Want, inderdaad, accountants worden nu Business Process Analysts die ervoor zorgen dat de verschillende procedures efficiënt worden uitgevoerd. Management controllers worden dan weer Business Analysts. Deze transformaties zullen de interne besluitvormingsprocessen verbeteren en een beter beheer mogelijk maken van de prestaties van de onderneming.
Ook de positie van financiële directeuren zal veranderen. De digitalisering van procedures zorgt ervoor dat ook zij zich op andere taken kunnen richten. Zo kunnen ze zich meer focussen op het analyseren van gegevens, het evalueren van het beleid en het beoordelen van de strategie. Hierdoor worden ze waardevolle spelers die kansen detecteren voor de onderneming. De digitalisering van interne processen leidt verder tot een realtimeoverzicht van stromen op basis waarvan financiële directeuren kunnen anticiperen op risico’s. Dit met het oog op de best mogelijke zakelijke relaties met klanten en leveranciers.
Deze verschillende factoren wijzigen de rol van financiële diensten. Zo zijn ze niet langer alleen een kostenbeheerder, maar groeien ze uit tot een essentiële hefboom voor de ontwikkeling van de onderneming. Ook hun digitale, statistische, operationele en samenwerkingsvaardigheden worden uitgebreid. Naast traditionele rapportering en uitgavencontroles onstaat immers ruimte voor echte analyse en het verzamelen van de juiste gegevens. Met als resultaat net die informatie die nodig is voor het sturen van de onderneming.
Nieuwe uitdagingen voor financiële diensten
De digitale transformatie binnen financiële diensten brengt nieuwe uitdagingen met zich mee:
- Dematerialisatie van processen
De nieuwe regels en procedures zetten de financiële diensten ertoe aan om al hun processen te digitaliseren. Dit om zowel deze richtlijnen in de praktijk te brengen, alsook om uitwisselingen betrouwbaarder en eenvoudiger te maken. De nieuwe tools die inspelen op de papierloze strategie, zijn tools zoals elektronische gegevensuitwisseling, documentarchivering, elektronische facturatie en automatische controle- en validatieprocedures. Bovendien verbeteren deze tools de efficiëntie op het gebied van aankoop, financiën, fiscaliteit en human resources.
- Betrouwbaarheid en beveiliging van informatie
Ook al zijn de verschillende fiscale regelgevingen een verplichting voor de financiële diensten, toch laten de nieuwe digitale tools hen tegelijk toe om de hele betalingscyclus te beveiligen, van de bestelling tot de facturatie. Daarnaast maakt de digitalisering echte samenwerking tussen de verschillende partijen mogelijk.
- Belang van Reporting
De samenwerking tussen de verschillende teams vergemakkelijkt aanzienlijk het uitwisselen van gegevens en informatie tussen alle betrokkenen van de waardeketen, zowel intern als extern. Nieuwe technologieën op basis van samenwerking zorgen voor steeds gedetailleerdere rapporten met pertinente realtime cijfers die helpen bij het nemen van beslissingen.
- Imago van de onderneming
De nieuwe organisatie van financiële diensten laat de medewerkers toe om zich te concentreren op andere taken. Zo kan de hele onderneming zich richten op het delen en creëren van waarde, wat zorgt voor een nieuwe dynamiek, reactiviteit en innovatie. Dit alles heeft een directe impact op de relatie met en de tevredenheid van de klant. Tegelijk krijgt de onderneming een vooruitstrevend en performant imago.
De 5 belangrijkste hefbomen voor het optimaliseren van financiële diensten
Zoals hierboven uitgelegd, breidt de digitale transformatie zich uit naar alle aspecten van de onderneming. Het doel is dan ook om die in haar geheel te optimaliseren.
In dit verband kunnen bedrijven technologische oplossingen aankopen die 5 grote voordelen garanderen:
- Automatiseren van terugkerende, tijdrovende taken
Om bepaalde taken te automatiseren, worden tools met semantische of cognitieve technologieën ingezet. Deze automatisering laat toe om responstijden te verbeteren, het aantal fouten te beperken of het werk tussen collega’s te vergemakkelijken. Hierdoor kan de focus worden verlegd naar activiteiten die echte kennis van het vakgebied vereisen.
- Vereenvoudigen, verminderen of wegwerken van complexe taken
Door de toename van de externe en interne eisen zijn de opdrachten van de medewerkers complexer geworden. Maar door het gebruik van software en nieuwe technologieën worden processen eenvoudiger en is het makkelijker om bepaalde taken te delen. Hierdoor dalen de operationele kosten, want iedereen kan zich nu beter concentreren op kwesties die meer behandeling vragen.
- Vernieuwen van de werkindeling
De nieuwe organisatie van de financiële diensten verandert de rol van managers. Ze kunnen nu echte ondersteuning bieden aan de teams en aandacht besteden aan de behoeften van klanten. Nieuwe digitale technologieën nemen met behulp van kunstmatige intelligentie heel wat taken over. Zo gebeurt het matchen van bestellingen en ontvangsten automatisch, net zoals het rapporteren van afwijkingen en risico’s op fouten. Omdat projecten gezamenlijk worden beheerd, is er overigens een betere interactie tussen medewerkers en managers, wat waarde creëert voor de onderneming en daarbuiten.
- Aanpassen van de infrastructuur
Om in te spelen op de groei van data, geconnecteerde toestellen en de ontwikkeling van nieuwe gedecentraliseerde systemen, moeten ondernemingen hun IT-infrastructuur aanpassen. Niet alleen om deze nieuwe tools succesvol in te zetten, maar om tegelijk voordeel te halen uit innovatie.
- Uitbreiden in waarde
Door de automatisering van taken en de betere verwerking van verzamelde gegevens, vergroten de vaardigheden van medewerkers. Op die manier kunnen complexe diensten eveneens waarde creëren.
De digitalisering van financiële diensten biedt in eerste instantie een antwoord op een managementuitdaging. Maar echt renderen doet ze pas door de inzet van moderne technologie, afgestemd op de gehele waardeketen van een onderneming.
De softwaretoepassing PIAi van Ordiges biedt een complete en werkelijk operationele oplossing die inzet op samenwerking. PIAi laat u toe om alle boekhoudkundige en financiële procedures van uw onderneming te automatiseren en te vereenvoudigen. Zo optimaliseert u uw kosten en uitgaven.
Door Claire Collin – Marketing & Communication Officer en Jonathan De Donder, Translator
Bronnen: Go numérique, Blog Deloitte, The conversion
