Tot op vandaag schiet 90% van de werknemers bedrijfskosten voor met de persoonlijke bankkaart en beheert 80% van de ondernemingen onkostennota’s aan de hand van Excel-werkbladen waarbij de personeelsleden al hun papieren bewijsstukken moeten bijhouden.
Onder invloed van de toenemende digitalisering en automatisering zijn nu voor het eerst een aantal wijzigingen merkbaar om deze standaardprocedure vlotter te laten verlopen en tegelijk het uitgavenbeheer van de onderneming te optimaliseren.
Ontdek hieronder de feiten, mogelijkheden en voordelen van een digitalisering van het beheer van onkostennota’s.
1. Onkostennota’s: vaststellingen en uitdagingen
In de klassieke procedure voor het beheer van onkostennota’s moet de werknemer aan het einde van de maand zijn of haar onkostennota opstellen, afdrukken en bezorgen aan de boekhouding. Die controleert de onkostennota’s een eerste maal en legt ze vervolgens voor aan de verschillende verantwoordelijken. Na handtekening ervan keren de stapeltjes onkostennota’s terug naar de boekhouding om te worden ingegeven voor terugbetaling.
Deze procedure, die gangbaar is in heel wat ondernemingen, is doorgaans behoorlijk tijdrovend voor alle betrokkenen en vertoont bovendien risico’s op fouten en verlies.
Voor een verbetering van de procedure zijn er dus een aantal uitdagingen:
- Betere inzameling van gegevens
- Snellere verwerking en controle van onkostennota’s
- Optimaliseren van de gehele procedure door minder redundanties
2. Op weg naar digitalisering: nieuwe functionaliteiten voor het beheer van onkostennota’s
In het licht van de vermelde uitdagingen biedt de digitalisering van het beheer van onkostennota’s een reeks nieuwe en waardevolle functionaliteiten:
- Saas/Cloud-oplossing. Informatie-uitwisseling met andere medewerkers en met andere oplossingen is mogelijk om het even waar en op om het even welk moment.
- Configureerbare goedkeuringscircuits. Valideringsfases kunnen worden ingesteld op meerdere niveaus en op basis van specifieke criteria (vb. bedrag, project, hiërarchie, …) in functie van de onderneming.
- Mobiele toepassing. Medewerkers kunnen hun uitgaven in realtime en binnen handbereik beheren. Bewijsstukken kunnen met de smartphone als foto of scan aan de boekhouding worden bezorgd.
- Integratie met boekhouding. Mogelijkheid om de elektronische module voor onkostennota’s te koppelen aan het boekhoudsysteem van de onderneming en op die manier boekingen te automatiseren.
- OCR-technologie. Deze technologie laat toe om de bewijsstukken van medewerkers automatisch op kerngegevens te scannen en deze informatie meteen correct onder te brengen in de boekhouding.
- Digitale archivering. De digitale versie van bewijsstukken kan worden bewaard en geraadpleegd via de cloud. Op termijn zullen deze scans een wettelijk statuut krijgen en zal het voorleggen van de digitale versie volstaan bij een fiscale controle, dit conform de wettelijk bepaalde bewaringstermijn.
- Integratie met bedrijfs- en uitgavenbeheer. Mogelijkheid om uitgaven-overzichten te raadplegen voor individuele medewerkers, afdelingen of het volledige bedrijf. Op basis daarvan kunnen specifieke beheersregels worden opgesteld.
3. Welke voordelen biedt de digitalisering van onkostennota’s aan ondernemingen?
Binnen de huidige professionele context vormt het digitaliseren en automatiseren van het beheer van onkostennota’s een volgende logische stap op weg naar optimaal uitgavenbeheer.
Door een antwoord te bieden op de hoger vernoemde uitdagingen, zijn hieraan immers heel wat voordelen gekoppeld.
Inderdaad, in de klassieke procedure is er een niet te verwaarlozen risico op fouten of zelfs het verloren gaan van onkostennota’s en bewijsstukken. Het stroomlijnen van de procedure dankzij digitalisering verlaagt de risico’s aanzienlijk en zorgt eveneens voor een betere informatiedoorstroming met meer controle over en een beter overzicht van personeelskosten.
Waar een medewerker nu vaak 20 tot 30 minuten tijd besteedt aan het opstellen van een onkostennota en ook terugbetalingen soms behoorlijk op zich kunnen laten wachten, zorgt de automatisering voor heel wat tijdwinst dankzij makkelijkere ingaves en vlottere boekingen en terugbetalingen.
Het optimaliseren van procedures leidt op zijn beurt tot een verhoging van de productiviteit. Medewerkers moeten minder tijd vrijmaken voor het beheer van hun onkosten en kunnen zich zo meer richten op hun kerntaken. Mobiele toepassingen dragen hier sterk toe bij.
Tot slot is er een beter globaal overzicht van uitgaven. Administratieve en financiële verantwoordelijken beschikken over up-to-date informatie bij hun beheer en de digitale versies van bewijsstukken helpen bij het voorkomen van fraude of fouten.
Ook al zet de digitalisering zich overal door, toch gebeurt het beheer van onkostennota’s vaak nog voornamelijk op papier en blijven medewerkers onkosten voorschieten met hun persoonlijke bankkaart.
De EXP-oplossing van Ordiges voor een digitaal beheer van onkostennota’s is nu beschikbaar in Saas-modus. Ze laat toe de volledige procedure voor onkostennota’s vlot te beheren dankzij het makkelijk ingeven en voorconfigureren van onkosten. EXP voorziet parametriseerbare goedkeuringscircuits in functie van uw behoeften en kan bovendien worden gekoppeld aan uw boekhoudkundige ERP om automatisch boekingen te genereren.
Zin in meer eenvoud, snelheid en conformiteit? Contacteer ons
Door Charlotte Lambert, Marketing & Communication Officer met Jonathan De Donder, Translator
