Als een bedrijf op een overheidsopdracht bestaat deze inschrijving uit twee delen: de kwalitatieve selectie en de offerte.

De selectiefase is van essentieel belang voor het toezicht op overheidsopdrachten. De inschrijver moet namelijk voldoen aan de eisen van zowel de regelgeving als die van de aanbestedende dienst.

Maar wat is kwalitatieve selectie? Welke zijn de regels bij een overheidsopdracht? Wat zijn de uitsluitingsgronden? Wij beantwoorden deze vragen in dit artikel.

Procedures voor overheidsopdrachten: wat is kwalitatieve selectie ?

 

Kwalitatieve selectie is een verplichte stap in alle plaatsingsprocedures, met twee uitzonderingen. De gunningsprocedure via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking en opdrachten van beperkte waarde.

Via de kwalitatieve selectie beoordeelt de aanbestedende dienst twee elementen:

  • Uitsluitingsgronden: zijn er ernstige veroordelingen tegen de ondernemer uitgesproken? Zijn er sociale/ belastingsschulden? Is er sprake van failliet of beroepsfouten?
  • Kwalitatieve selectiecriteria: is het bedrijf in staat de overheidsopdracht uit te voeren?

Hoe wordt een kandidaat voor een overheidsopdracht geselecteerd?

Analyse van de kandidaat aan de hand van de uitsluitingsgronden

Er zijn drie soorten uitsluitingsgronden, die allemaal hetzelfde gevolg hebben: op enkele uitzonderingen na mag het bedrijf niet langer aan de opdracht deelnemen.

Ter herinnering, de drie gronden, vermeld in de wet van 17 juni 2016 zijn :

  • Verplichte criteria: deze uitsluitingsgronden worden opgesomd in artikel 67.
  • Facultatieve criteria: deze uitsluitingsgronden worden vermeld in artikel 69. In het algemeen geldt dat de toepassing hiervan wordt overgelaten aan het oordeel van de aanbestedende dienst. In het bestek moet die aangeven welke grond(en) hij op zijn opdracht van toepassing wenst te verklaren.
  • Criteria m.b.t. sociale en belastingschulden: deze uitsluitingsgrond, behandeld in artikel 68 heeft tot doel elke ondernemer die “zijn verplichtingen inzake de betaling van belastingen of sociale bijdragen niet nakomt“, uit te sluiten van de toegang tot overheidsopdrachten.

Deze tabel toont het bewijs en de gevolgen volgens de aard van de gronden.

De integratie van selectiecriteria in het bestek

De kwalitatieve selectiecriteria zijn eveneens van drieërlei aard:

  • bekwaamheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen,
  • economische en financiële draagkracht,
  • technische en beroepsbekwaamheid.

In tegenstelling tot de uitsluitingsgronden zijn de meeste van deze criteria echter “relatief”: deze kunnen als minimumniveau dienen, als het bedrijf dit niveau niet haalt, voldoet het niet aan het criterium. Dit is echter niet het geval voor alle criteria.

De toepasbare selectiecriteria moeten in de opdrachtdocumenten vermeld worden: bij de evaluatie worden alleen deze criteria toegepast. Bovendien moet het dossier de gehanteerde bewijsmethode vermelden.

Criterium 1 – uitvoeringsgeschiktheid

De aanbestedende dienst kan eisen dat ondernemers ingeschreven zijn in een beroeps- of handelsregister.

Criterium 2 – Economische en financiële geschiktheid

De aanbestedende dienst kan nagaan of de ondernemer financieel in staat is de overheidsopdracht uit te voeren.

Criterium 3 – Technische en professionele geschiktheid

De aanbestedende dienst kan nagaan of de ondernemer wat betreft personeel, uitrusting, ervaring, enz in staat is de opdracht uit te voeren. Deze elementen worden opgesomd in de wetgeving en de aanbestedende dienst moet ze in acht nemen.

Naast deze drie criteria is er nog een extra criterium, namelijk erkenning. Dat geldt alleen voor opdrachten voor werken. Het betreft een kwaliteitslabel dat wordt toegekend door de bevoegde regionale minister. Om meer over dit criterium te weten te komen, kan u het hierover gewijde artikel te lezen https://economie.fgov.be/nl/themas/ondernemingen/specifieke-sectoren/bouw/erkenning-van-aannemers .

Welke documenten moet de ondernemer indienen?

De documenten om aan alle criteria te voldoen hangen net zoals de redenen voor uitsluiting af van het soort opdracht.

Voor opdrachten onder de Europese drempelwaarden

Door zijn inschrijving of offerte in te dienen, legt het bedrijf een impliciete verklaring af op eer. Deze verklaring is alleen geldig voor documenten of certificaten die gratis toegankelijk zijn via de Telemarc-databank.

De overige documenten met betrekking tot de selectiecriteria moeten bij de indiening van de offerte worden voorgelegd.

Voor opdrachten boven de Europese drempelwaarden

Voor deze opdrachten dient het invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) als bewijs, in plaats van de documenten die door overheidsinstanties of derde partijen worden afgegeven. Concreet vervangt het UEA het selectiedossier vermindert dit de administratieve lasten voor bedrijven en overheden.

Verplichtingen in verband met de gunning van een overheidsopdracht

Ter info: de aanbestedende dienst kan de selectie van een reeds gekozen kandidaat of inschrijver herzien. Dit indien zijn situatie, gelet op de uitsluitingscriteria of de naleving van de toepasselijke selectiecriteria, niet langer voldoet aan de voorwaarden. Deze herziening kan gedurende de gehele aanbestedingsprocedure zolang het gunningsbesluit niet genomen is.

Ten tweede moet de aanbestedende dienst, zodra de beslissing genomen is, een gemotiveerd advies uitbrengen wanneer de kandidaten worden geselecteerd. Dit indien de procedure een eerste fase van indiening van deelnemingsverzoeken inhoudt.

Aldus deelt de aanbestedende dienst, van zodra het selectiebesluit genomen is, aan elke niet in aanmerking genomen kandidaat het volgende mee:

1°  de redenen voor zijn niet-selectie, die uit dit besluit zijn overgenomen ;

2° in geval van een rangschikking, van het aantal geselecteerde kandidaten, de gemotiveerde selectiebeslissing.

Dit in het geval van

  • een niet-openbare procedure,
  • procedures van gunning door onderhandelingen,
  • concurrentiegerichte dialoog
  • innovatiepartnerschap,

Wanneer de aanbestedingsprocedure uit één enkele fase bestaat (openbare procedure of rechtstreekse onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking), deelt de aanbestedende dienst iedere niet-geselecteerde inschrijver de reden voor niet-selectie, afkomstig uit het met redenen omklede gunningsbesluit mee.

 

Om overheidsinstanties te helpen deze wettelijke bepalingen inzake kwalitatieve selectie toe te passen, bestaan er digitaliseringstools. Het gebruik van een digitale oplossing voor het beheer van overheidsopdrachten stelt de aanbestedende diensten immers in staat alle wettelijke bepalingen na te leven.

 

Om te ontdekken hoe onze LiaWeb-tool u kan helpen bij uw dagelijks beheer van overheidsopdrachten, neem dan rechtstreeks contact met ons op via de productpagina op onze website.

Artikel geschreven door Tim Thollebeek, verantwoordelijke marketing & communicatie