De programmering van aankopen is essentieel voor elke aankoopafdeling en moet gebeuren vooraleer u overheidsopdrachten plaatst.
Hierbij geven we u enkele praktische tips om de voorafgaande fase van planning van overheidsopdrachten succesvol te beheren.
Planning van overheidsopdrachten, een techniek nog in ontwikkelingsfase
Tegenwoordig werken vele overheidsinstellingen nog met afzonderlijke aankopen. Hierbij doet elke afdeling aparte aankopen en er is weinig coördinatie tussen die verschillende aankopen. Het gebrek aan opdrachtenplanning weerspiegelt zich vooral in de afwezigheid van de budgettering van opdrachten.
De meerderheid van de procedures van overheidsopdrachten heeft betrekking op terugkerende aankopen. De verleiding is dus groot om vast te houden aan routinepraktijken zonder de behoeften van gebruikers opnieuw te onderzoeken.
Hoewel de planning van opdrachten niet onderworpen is aan de regelgeving voor overheidsopdrachten, biedt ze wel antwoord op andere vereisten waaraan de aanbestedende dienst moet voldoen.
De publieke aankoper is namelijk wettelijk verplicht het voorziene bedrag voor leveringen en diensten te schatten om verschillende behoeften te bundelen onder één categorie.
Het gaat dus over een beschermingsmiddel tegen de zogenaamde salamitechniek van bestellingen. Hierbij wordt het totaalbedrag opgesplitst in kleinere bestellingen en zo ontlopen bedrijven de formele procedure. Er wordt dus geen rekening gehouden met de wet van mededinging. Zo verdoezelen bedrijven een aankoop waarbij ze bepaalde bedrijven bevoordelen.
Deze regelgeving voor overheidsopdrachten houdt in dat de aankoper de behoeften moet kennen van de onderneming. Hij moet dus zijn aankopen inschatten om opdrachten te kunnen plannen volgens de procedure- en publicatiedrempels.
Link tussen planning van overheidsopdrachten en behoeftebepaling
Om te voldoen aan de drie basisprincipes van publieke aankopen is de planning van opdrachten dus essentieel. De opgelegde regels voor overheidsopdrachten zorgen er onrechtstreeks voor dat de aanbestedende dienst behoeften moet bepalen, alsook aankopen programmeren en opdrachten plannen. Maar deze termen worden soms door elkaar gehaald. Wat zijn de verschillen tussen planning van opdrachten en programmering van aankopen?
Definitie planning van opdrachten
De planning van opdrachten bestaat erin het tijdschema te bepalen van elke stap bij de plaatsing van opdrachten voor leveringen, werken of diensten. Hierbij moet er rekening gehouden worden met de financiële middelen van elke dienst en wettelijke en/of logistieke beperkingen.
Dankzij deze planning kan de publieke aankoper een volledig zicht hebben op alle geplaatste, te verlengen en op te starten opdrachten.
Wat is programmering van aankopen?
De programmering van aankopen vertrekt vanuit het inspelen op behoeften van de onderneming. Ze heeft als doel alle behoeften van de afdelingen te bepalen en die te hergroeperen volgens de nomenclatuur van de onderneming. Zo worden de te plannen opdrachten gekend. Met deze programmering kan er een stappenplan en begroting voor één of meerdere jaren opgesteld worden.
Hoe publieke aankopen programmeren?
De eerste stap in het publieke aankoopproces is dus de programmering van aankopen. Hierbij is de behoeftebepaling essentieel. De tweede stap is dan de planning van opdrachten. Het is belangrijk om deze stappen in de juiste volgorde uit te voeren.
Maar hoe bepaalt u uw behoeften? Welke methode moet u gebruiken voor een geslaagde aankoopprogrammering?
Behoeftebepaling: een onmisbare stap in het proces van overheidsopdrachten
Bij de behoeftebepaling moet de publieke onderneming rekening houden met volgende aspecten:
- Analyse van functionele behoeften en algemene kost van de behoefte
- Verschil tussen gangbare en specifieke aankopen
- Classificering van behoeften op basis van de aankoopnomenclatuur van de onderneming
- Waar mogelijk rekening houden met duurzame ontwikkeling
Om deze stap te vergemakkelijken kan u samenwerken met de individuele medewerkers van elke dienst om behoeften te bepalen zodat u zo goed mogelijk aan hun eisen kan voldoen.
Methode & tips voor de aankoopprogrammering
Dankzij de behoeftebepaling kan er een dashboard worden opgemaakt met alle te programmeren projecten voor uw publieke onderneming.
Één methode is het dashboard voorzien met volgende informatie:
- Geldende aankoopnomenclatuur
- Titels van geprogrammeerde opdrachten of ze nu nieuw zijn of verlengd worden
- Duur van opdrachten
- Geraamd bedrag van opdrachten op de totale duur in euro zbtw
- Voorziene datum van de betekening van opdrachten
Door deze methode te gebruiken voor uw programmering, kan u:
- Projecten plannen en prioriteiten stellen over verschillende boekjaren: jaar N, jaar N +1
- Vooraf budget opstellen, vergelijken met het al toegekende budget, verbruik van budget opvolgen in functie van geplande opdrachten
- Sourcingfases beginnen op basis van geprogrammeerde projecten.
Wat zijn de beschikbare tools om uw projecten van overheidsopdrachten goed te plannen?
Op basis van uw tabel voor aankoop- en begrotingsprogrammering beschikt u over een algemeen zicht op alle opdrachten. U bent dus in staat om opdrachten te plannen op basis van een volledige naleving van de procedure- en publicatiedrempels.
Om de nodige middelen correct in te zetten, raden we u het GANTT-diagram aan voor de planning van alle procedures die moeten worden verlengd of gestart voor hetzelfde jaar.
Dit planningsbeheer maakt het mogelijk de follow-up van opdrachten onder juristen en aankopers te verdelen en tegelijk belangrijke gebeurtenissen tijdens de looptijd van contracten te tonen. Zo kan u anticiperen op procedures en op de nodige deadlines voor elke publieke aankoop en natuurlijk ook op noodsituaties of systematische afwijkingen van de planning.
Voor uw gemak raden we u aan te werken met tools die een algemeen overzicht mogelijk maken. Dit dankzij waarschuwingen en duidelijke plannings met de gerealiseerde of nog te realiseren taken.
De planning van overheidsopdrachten zorgt voor een strategische en gegarandeerde follow-up van overheidsopdrachten. Dankzij uw behoeftebepaling en aankoopplanning kan u de naleving van de principes van transparantie en gelijke behandeling tussen kandidaten versterken.
Hoewel dit proces lang en vervelend lijkt, brengt het echte voordelen met zich mee waaronder een betere kwaliteit van uw aankopen. Weet dat er digitale tools bestaan om dit werk te vereenvoudigen, nog voor u van start gaat met het plaatsen, opvolgen en uitvoeren van overheidsopdrachten.
Al meerdere jaren begeleidt Ordiges haar klanten bij alle stappen van publieke aankopen, van behoeftebepaling tot het uitvoeren van opdrachten.
LiaWeb, digitale tool voor compleet beheer van overheidsopdrachten
LiaWeb is een digitale oplossing die u begeleidt in het proces van aankoopplanning door u een volledig en gegarandeerd beheer van behoeftebepaling en de voorbereiding van uw opdrachten te bieden. Met deze tool kan u in enkele kliks uw budget opstellen en uw resterend budget opvolgen of het al toewijzen aan projecten van opdrachten. Hiermee kan u ook uw activiteitenplanning opstellen in GANTT-formaat.
Als u meer wenst te weten, kan u onze brochure downloaden LiaWeb, software voor beheer van overheidsopdrachten.
Geschreven door Charlotte LAMBERT, verantwoordelijke Marketing & Communicatie
