Elke onderneming wil kosten besparen. Dit draagt immers bij tot een gezonde onderneming en tot meer concurrentievermogen. Maar wat zijn nu precies de uitdagingen, hefbomen en winsten van goed uitgavenbeheer?
Uitdagingen van goed uitgavenbeheer
Een eerste uitdaging bestaat erin uitgaven te verminderen en schaalvoordelen te realiseren zonder enige operationele impact. Vervolgens is het belangrijk om in een complexe omgeving de opvolging van uitgaven te vergemakkelijken, opdat uitgaven reeds kunnen worden gevisualiseerd nog voor ze worden gemaakt. Dit vereist vooraf opgemaakte budgetten evenals heldere en volledige rapporten, maar zorgt tegelijk voor een realtime opvolging van betalingen en hieraan gelinkte risico’s.
Een paar cijfers over ondernemingen:
- 78% overschrijdt regelmatig het budget
- 79% heeft geen zicht op gefragmenteerde uitgaven
- 71% beschikt over onvoldoende informatie om schaalvoordelen te kunnen realiseren
- 81% beheert onvoldoende hun contracten
- 92% is zich niet bewust van de impact van een uitgave op het budget
Hefbomen van goed uitgavenbeheer
- Operationele budgetten: zorg voor continuïteit tussen de opmaak van budgetten enerzijds, en de rapportering over die budgetten anderzijds. Beheersoftware ondersteunt u in de elektronische controle van budgetten, de identificatie van de impact van uitgaven vóór goedkeuring, het bewaken van de budgettaire grenzen en het nemen van beslissingen in dit verband.
- Geoptimaliseerde processen: controleer of de bestaande procedures efficiënt zijn en vooral of de werknemers ze kennen, toepassen en naleven. Het automatiseren van bedrijfsprocessen gaat hand in hand met dematerialisatie, decentralisatie, richtlijnen voor medewerkers en homogene informatie.
- Regelmatige controles: anticipeer op behoeften en optimaliseer uw aankoopdienst om zo schaalvoordelen te realiseren. Een objectieve beoordeling van leveranciers, audits, traceerbaarheid en KPI’s spelen hierbij een belangrijke rol. Regelmatige steekproeven dragen bij tot de efficiëntie van de onderneming en geven u controle over het aankoopproces.
- Performante rapportering: gebruik betrouwbare en makkelijk te begrijpen rapporten. Zorg ervoor dat elke betrokkene nauwkeurig wordt geïnformeerd om te kunnen deelnemen aan het besluitvormingsproces. Globale statistieken laten toe om processen te verbeteren, tekortkomingen te identificeren, de cashflow te optimaliseren en uw onderhandelingsvermogen te verhogen.
Winsten van goed uitgavenbeheer
Er zijn 2 soorten winsten gelinkt aan goed uitgavenbeheer:
- De directe winsten vertegenwoordigen 3 tot 6% van het totaal aan uitgaven + opportuniteiten. U elimineert kosten door het juiste bedrag uit te geven en onnodige uitgaven te beperken.
- De indirecte winsten lopen op van 10€ tot 60€ per verwerkte uitgave, wetende dat de gemiddelde kosten van manuele verwerking tussen 54€ en 73€ liggen. Het betreft de winst gelinkt aan efficiënt uitgavenbeheer. Hou hierbij in het achterhoofd dat een vermindering van de indirecte kosten met 5% = een stijging van het nettoresultaat met 10%.
Spend Management of uitgavenbeheer is erop gericht de legitimiteit te waarborgen van elke uitgave die wordt aangegaan. Het laat toe nieuw groeipotentieel aan te boren met de financiële middelen die dankzij eenkostenverminderend programma worden vrijgemaakt. Goed uitgavenbeheer responsabiliseert medewerkers en zorgt ervoor dat zij zich het begrip van aankopen en uitgaven binnen de onderneming opnieuw eigen maken.
Ontdek onze oplossing Ask&Go
