De aankoopfunctie is de laatste jaren sterk geëvolueerd. De positie van deze functie binnen de werking van het bedrijf wordt versterkt, en dat geldt ook voor de beschikbare technologieën. Voor de toekomst van de aankoper stellen zich een aantal vragen: Wat? (aankopen), Wie? (welke leverancier), maar vooral Hoe?
Ontdek in dit artikel de nieuwste tools om de performantie van uw aankopen te vereenvoudigen en te verbeteren.
5 verwachte aankoopuitdagingen voor 2020
Bij een aankoopprocedure komt heel wat kijken, er zijn meerdere stakeholders en een overvloed aan belangrijke informatie. Als deze factoren niet evenwichtig worden beheerd, wordt de aankoper snel geconfronteerd met een aantal risico’s zoals een verkeerde keuze van leveranciers, ontevreden interne klanten of kortom operationele problemen.
Aankoopdiensten hebben dus flexibele tools nodig die kunnen worden aangepast aan hun omgeving, aan nieuwe regelgeving, maar ook aan de uitdagingen die te maken hebben met de aankoopfunctie:
- Intelligent besparen door kosten te optimaliseren
- Beheersen van gegevens door middel van de digitalisering en de integratie van nieuwe technologieën
- Rekening houden met innovatie
- Verbeteren van de relatie met interne (diensten van het bedrijf) en externe stakeholders (leveranciers)
- Invoeren van een strategie omtrent verantwoorde aankopen
Welke tools verhogen de performantie van aankoopprocedures ?
De verbetering van de gebruikservaring en de beheersing van gegevens staan centraal in de veranderingen van aankoopdiensten. In deze context vormt de vraag naar wendbaarheid van aankoopoplossingen een cruciaal punt. Wanneer aankoopdiensten kiezen voor innoverende tools en inspelen op de markt, beperkt de rol van het aankoopmanagement zich niet alleen tot die van kostenbeheerder, maar ook tot drijvende kracht voor het prestatievermogen van het bedrijf.
Om deze uitdaging aan te gaan, worden hieronder een aantal tools besproken om uw
e-procurementoplossing efficiënter te maken. Deze tools zetten in op de dematerialisatie en centralisatie van operationele, financiële of leveranciersgegevens binnen één enkele oplossing.
1. SRM: totaalbeheer van de leveranciersrelatie
Om flexibel te zijn en makkelijker beslissingen te nemen, moet de aankoopmanager een volledig overzicht hebben van alles wat aankopen betreft. In deze context is het noodzakelijk om risico’s te beheersen, het onderzoek & de innovatie te volgen van strategische leveranciers (sourcing) en na te gaan welke nieuwe leveranciers een mogelijk risico vormen. Hierbij worden de kennis en een langetermijnvisie op leveranciers strategisch belangrijk. Zo kan men inspelen op de evolutie van de markt en de digitalisering van toepassingen. Binnen deze context kan u gebruikmaken van een SRM-module. Deze module biedt u toegang tot een leveranciersportaal dat toegankelijk is voor iedereen en waar verschillende taken kunnen worden beheerd zoals: oplijsting van leveranciers, follow-up, dossierbeheer, offerteaanvragen, beoordelingen, sourcing en beheersing van leveranciersrisico’s.
2. Spend Analysis: analyse van de uitgaven gebaseerd op databeheer
De analyse van de uitgaven is essentieel om sourcing op lange termijn rendabel te maken. Toch zijn talrijke aankopers beperkt door verspreide en ongeordende gegevens. Spend Analysis–tools voegen daarentegen alle informatie omtrent uitgaven samen in een enkele database. Op basis van artificiële intelligentie worden gegevens gestandaardiseerd en geordend zodat u een betrouwbaar zicht krijgt van uw uitgaven. Dit voor alle categorieën, leveranciers, vestigingen enz. De analyse- en reportingfuncties zetten op hun beurt het besluitvormingsproces in gang.
3.Performance management: follow-up van de key performance indicatoren
Deze module verzekert financiële managers dat de invoer van besparingen ook degelijk tot resultaat leidt in de cijfers. Overzichten van key performance indicatoren laten de aankoopmanagers toe om hun werkelijke uitgaven op te volgen op niveau van elk artikel om vervolgens de gerealiseerde besparingen te evalueren. Op die manier bieden zich kansen aan voor de verbetering van dienstverlening wat betreft leverancierscontracten.
Tegenwoordig kan elke onderneming een passende oplossing vinden, ongeacht de grootte en het niveau van maturiteit. Elke organisatie kan immers een oplossing op maat creëren door het verstandig combineren van tools volgens de eigen behoeften en strategie. Om te voldoen aan de toekomstperspectieven en een betere flexibiliteit en doeltreffendheid mogelijk te maken, is een volledige dematerialisatie van de aankoopprocedure aanbevolen. Naast de bovengenoemde tools zijn er nog heel wat mogelijkheden: elektronische catalogi, online samenwerken, sociale tools, elektronische handtekening, elektronische facturering, elektronisch beheer van contracten …
Talrijke digitale oplossingen zoals Ask&Go bieden u een aankoopbeheer met een realtime follow-up en een automatisering van de aankoopprocedures. Dit vanaf de planning van uw aankopen tot en met de elektronische facturering, gaande via aanvraag, bestelling, ontvangst en boeking alsook de relatie met leveranciers en de analyse van het prestatievermogen. Dankzij de flexibiliteit en de eenvoud van onze oplossingen activeert en deactiveert u makkelijk de modules volgens uw behoeften.
Door Charlotte LAMBERT – Marketing & Communication Officer
